Jika Anda seperti banyak orang yang berusia 9 hingga 5 tahun, Anda kemungkinan besar menghabiskan sebagian besar hari Anda mengirim email - dan sisanya menindaklanjutinya.
Jika Anda bisa menjawab pertanyaan Anda atau mendapatkan umpan balik pada laporan Anda dengan cara yang tepat waktu, Anda dapat melibas daftar pekerjaan yang harus Anda lakukan dan menyebutnya sehari sebelum malam. Tetapi sebaliknya, email yang tidak Anda jawab terkubur di dalam kotak masuk manajer Anda yang penuh sesak, dan Anda dibiarkan putus asa di dalam bilik Anda, dengan serius mempertimbangkan sinyal SOS. Apa yang kamu kerjakan?
Sebelum Anda menekan "kirim" pada email check-in lain, ubah baris subjek ke semua huruf besar, dan tempelkan pada tanda seru merah yang dicintai itu, gunakan tips ini untuk memperbaikinya pertama kali.
1. Jadikan Snappy
Anda mendengar saran ini ketika berbicara tentang semua bentuk komunikasi, tetapi menyampaikan pesan Anda dengan cepat sangat penting untuk email. Blok teks yang panjang terlihat menakutkan untuk dibaca, terutama bagi manajer yang terus dibanjiri pesan. Jika sebuah pesan terlalu panjang, itu berisiko disingkirkan dan ditinjau kembali ketika ada lebih banyak waktu (yang, dalam banyak kasus, tidak pernah).
Pikirkan pendek, punchy, dan to-the-point. Gunakan peluru atau daftar di mana Anda bisa. Pertahankan paragraf Anda menjadi empat hingga lima baris, sehingga mudah dibaca - Anda akan melihat banyak ruang putih di bidang pesan. Dan jika itu terlalu sulit, itu mungkin pertanda bahwa Anda mencoba untuk membahas terlalu banyak topik dalam satu email. Menempel satu topik per email, dan mengirim orang lain di bawah sampul terpisah.
2. Alamat Semua Q dan Permintaan Potensial
Pada saat yang sama, Anda ingin cukup teliti dalam email Anda sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir atau perlu bagi penerima Anda untuk meminta informasi lebih lanjut. (Hal terakhir yang Anda inginkan adalah akhirnya mendapatkan respons itu - dan alih-alih menerima keputusan, Anda mendapatkan pertanyaan!)
Jadi, antisipasi pertanyaan yang mungkin Anda terima sebelumnya, dan jawablah. Misalnya, jika Anda membutuhkan bos Anda untuk memilih tempat acara yang akan datang, berikan tautan ke situs web restoran atau hotel, lampirkan foto ruang yang Anda tahu ingin dia lihat, dan sertakan perbandingan biaya untuk opsi .
Ingat: semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan untuk email asli, semakin sedikit pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk menindaklanjutinya.
3. Dapatkan Spesifik di Baris Subjek
Tuliskan baris subjek terperinci sehingga penerima memiliki pemahaman yang jelas tentang masalah dan ajakan bertindak dalam isi email. Lewati frasa yang tidak jelas seperti "Pertanyaan untuk Anda" dan "Ide bagus untuk rapat, " dan alih-alih gunakan sesuatu seperti: "Umpan balik diperlukan: Item agenda untuk rapat anggaran Q1."
Strategi ini juga akan membantu Anda mencari pesan dengan mudah di kotak masuk Anda jika panggilan penerima Anda untuk membahas daripada menulis kembali melalui email.
4. Sorot Item Tindakan
Jika Anda menemukan lebih dari satu poin atau mengajukan lebih dari satu pertanyaan di email Anda, pastikan item itu menonjol dari sisa narasi dengan menempatkannya dalam huruf tebal, menyorotinya, atau mengaturnya dalam daftar berpoin. Kontras secara alami menarik perhatian penerima ke daging pesan (bagian yang Anda tidak mampu melewatinya!) Dan merupakan panduan sempurna untuk skimmer yang mempercepat melalui email.
5. Pimpin dengan Jumlah Kebutuhan
Betapa frustrasinya ketika Anda telah mempresentasikan sejumlah opsi dalam email untuk dipilih penerima, hanya untuk menerima tanggapan yang mengatakan, "Kedengarannya bagus!"? Untuk menghindari hal ini, pastikan tujuan Anda jelas sejak awal. Untuk email yang menyertakan lebih dari satu pertanyaan, catat jumlah pertanyaan pada baris pertama pesan sehingga penerima tahu persis berapa banyak yang harus dicari dan alamatkan. Jika Anda menaburkan pertanyaan di seluruh pesan, Anda berisiko penerima mengabaikan informasi terkait.
6. Tahu Kapan Harus Mengambil Telepon
Jika Anda merasa topik tersebut akan membutuhkan (atau membutuhkan) beberapa email tanpa akhir, lihat atau hentikan diskusi email secara bersamaan. Beberapa bisnis paling baik ditangani melalui telepon atau secara langsung, terutama ketika logistik atau hubungan kompleks. Bahkan, kesediaan Anda untuk keluar dari balik tabir email tidak hanya paling efisien dalam kasus ini, tetapi juga menunjukkan ketegasan dan inisiatif.
Berharap dan berharap tidak akan membuka pesan Anda, tetapi menerapkan kiat ini akan. Dan jika Anda dapat membuat surel Anda menonjol dan berhenti memutar roda Anda saat tindak lanjut, pikirkan saja - Anda mungkin sebenarnya memiliki lebih banyak waktu di tangan Anda.
