Tidak selalu mudah untuk berani mendelegasikan pekerjaan.
Anda mungkin harus berjuang melawan kecenderungan pengelolaan mikro Anda sendiri, perfeksionis, menolak keinginan untuk memberi karyawan Anda garis besar 17 langkah atau instruksi terperinci yang menyakitkan. Anda harus berdamai dengan fakta bahwa hanya karena seseorang melakukan sesuatu yang berbeda tidak berarti dia melakukan kesalahan .
Tapi apa yang terjadi ketika draf terakhir datang di meja Anda dan itu hanya buruk?
Bagaimana jika penuh dengan kesalahan ketik? Bagaimana jika tata letak semuanya salah atau pedoman Anda telah diabaikan? Bagaimana jika karyawan Anda mengikuti pedoman Anda tetapi hasilnya masih kurang memuaskan?
Sangat menggoda untuk mengambil kembali tanggung jawab itu dan memandang ini sebagai konfirmasi bahwa Anda benar selama ini - tidak ada yang bisa dipercaya, dan jika Anda menginginkan sesuatu dilakukan dengan benar, Anda perlu melakukannya sendiri!
Lambatkan rollmu, teman. Sebelum Anda menyerah, lakukan langkah Anda melalui tujuh langkah ini.
1. Bicara secara langsung (atau Setidaknya di Telepon)
Memberitahu seseorang yang dia butuhkan untuk mengulangi pekerjaannya selalu sedikit sulit, dan bisa sulit untuk mengungkapkan kesabaran, empati, kehangatan, atau humor melalui email.
Jika Anda tidak dapat bertemu langsung, bidik obrolan video atau panggilan telepon. Dengan begitu Anda dapat meredam percakapan canggung dengan suara yang hangat dan ramah.
2. Mulailah Dengan Sesuatu yang Anda Hargai
Jika memungkinkan, pujilah sesuatu yang sangat spesifik, seperti font yang dia pilih, tata bahasanya yang sempurna, atau fakta bahwa dia membalikkan ini sebelumnya, sehingga dia dapat meniru kesuksesan itu di masa depan.
Ketika Anda memulai percakapan dengan nada positif, Anda menciptakan ruang yang aman sehingga Anda bisa menyampaikan berita lain yang kurang positif tanpa memicu sikap defensif. (Pastikan Anda asli, dan tidak mengarang sesuatu yang bagus sebagai bagian dari “sandwich pujian.”)
3. Mengulangi Apa yang Anda Cari dan Mengapa
Kemudian, jelaskan bagaimana pekerjaan itu tidak sesuai dengan harapan Anda, sespesifik mungkin. "Saya ingin melihat beberapa perubahan" tidak hampir sama konstruktifnya dengan, "Saya mencari nada yang lebih lucu, lebih menarik, pengantar yang lebih menarik, dan kalimat yang lebih ringkas."
Jadi, alih-alih mengatakan presentasi pemasaran "meleset dari sasaran" dan membiarkannya begitu, ingatkan karyawan Anda betapa pentingnya berfokus pada audiens target. Jika pesan itu tidak sampai kepada mereka - maka itu semua adalah kerja keras yang sia-sia. Lalu, bagikan beberapa shift yang ingin Anda lihat, seperti slide tambahan tentang dampak.
4. Minta Ide untuk Perubahan
Apakah karyawan Anda juga melihat area untuk peningkatan? Atau apakah dia tidak yakin bagaimana dan di mana dia akan melakukan sesuatu secara berbeda?
Meskipun Anda ingin memberikan umpan balik spesifik, tahan keinginan untuk menunjukkan setiap tempat yang ingin Anda lihat perubahannya. Alih-alih, bagikan beberapa saran spesifik, lalu minta dia untuk menggambarkan peluang apa yang dia lihat untuk meningkatkan proyek. Ini akan membantu Anda memeriksa apakah Anda berada di halaman yang sama - dan itu akan membantunya belajar menemukan kesalahan langkah potensial bagi dirinya di masa depan.
5. Tanyakan Apa yang Terasa Paling Menantang
Dari perubahan yang Anda minta dia lakukan, mana yang terasa paling menakutkan atau membingungkan? Apakah dia kesulitan dengan pengeditan salinan? Apakah dia mengerti perangkat lunak yang dia butuhkan?
Beri dia kesempatan lagi untuk meminta klarifikasi dan bantuan.
6. Coba Lagi
Beberapa kali pertama Anda mendelegasikan, Anda mungkin hanya menendang diri sendiri dan berpikir, "Ini lebih cepat jika saya melakukan ini sendiri!" Dan ya, pertama kali Anda melatih - dan memperbaiki - seseorang mungkin membutuhkan lebih banyak waktu daripada jika Anda telah melakukan kerjakan sendiri.
Namun, begitu orang lain memahami apa yang Anda inginkan dan bagaimana melakukannya, Anda akan dapat menyerahkan lebih banyak proyek, membebaskan waktu untuk melakukan pekerjaan yang benar-benar Anda sukai.
7. Lihat Draft dan Pujian Kedua, Panduan, atau Penugasan Kembali
Bagaimana perasaan Anda tentang upaya kedua delegasi Anda? Jika dia 80% dari perjalanan ke sana (dan proyek ini adalah salah satu yang harus dia tiru) ulangi langkah satu hingga enam. Kalau tidak, ingatkan diri Anda tentang aturan 80/20, pujilah perbaikannya, sebutkan perubahan tambahan yang akan Anda tambahkan, dan selesaikan sendiri pekerjaan Anda.
Jika hasilnya 50 hingga 80% dari perjalanan ke sana, bagikan pendapat itu. Bersama-sama, Anda dan delegasi Anda dapat memutuskan apakah perlu upaya lain dan kemudian bekerja melalui langkah satu hingga enam lagi.
Jika hasilnya masih kurang dari 50%? Jaminan. Waktu Anda lebih baik dihabiskan untuk menemukan orang lain untuk menugaskan kembali proyek ini atau meninjau kembali apakah ini benar - benar tugas yang pantas didelegasikan.
Dengan paket ini, Anda harus bisa mendapatkan hasil yang Anda inginkan untuk yang kedua kalinya. Dan mudah-mudahan, percakapan ini akan membantu Anda mendapatkan hasil yang lebih baik mulai sekarang - pertama kalinya.
