Tidak lagi dianggap gila mengenakan jins di tempat kerja atau minum-minum dengan bos Anda setelah berjam-jam, tetapi ketika harus menggunakan emoji di surel, antrean menjadi sedikit lebih kabur.
Mungkin sulit untuk menavigasi seluk beluk etiket email profesional. Tetapi kemungkinan besar cara utama Anda terhubung dengan atasan dan rekan kerja Anda (selain itu, Anda tahu, secara langsung). Dan itu berarti setiap pesan yang Anda kirim adalah kesempatan untuk membuat kesan yang baik … atau yang buruk.
Berikut ini sembilan aturan email kerja yang harus Anda ikuti - jika Anda ingin menjaga reputasi online Anda tetap utuh.
1. Mulai Dengan Baris Subjek yang Solid
Jika Anda mengirim email ke salah satu atasan Anda, ingatlah bahwa mereka kemungkinan memiliki ratusan pesan di kotak masuk mereka.
Jadi apa yang bos Anda lakukan dengan sebagian besar dari mereka? Baik tekan hapus atau beri bintang untuk nanti (dan tidak pernah benar-benar membacanya). Itu berarti Anda hanya memiliki satu kesempatan untuk mendapatkan perhatian mereka: Baris subjek yang menarik dapat membantu memastikan mereka benar-benar membukanya.
2. Perhatikan Kata-Kata Anda
Pernahkah Anda menerima pesan teks yang diakhiri dengan titik? Jika demikian, Anda mungkin berpikir orang yang mengirimnya kepada Anda marah kepada Anda (meskipun mereka benar-benar hanya mencoba menggunakan tanda baca yang benar).
Itu karena jenis kata yang Anda gunakan bisa langsung menenangkan atau membuat marah seseorang. Hindari menggunakan kata-kata seperti "hei" atau "mendesak" dan gunakan "Anda" atau "hari ini". (Bingung? Penjelasan lebih lanjut di bawah ini.)
3. Menulis Seperti Editor
Anda mungkin tidak menulis makalah perguruan tinggi, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dinilai. Tata bahasa yang buruk, kesalahan mengeja, dan bahkan kurangnya pengantar, isi, dan kesimpulan membuat Anda terdengar seolah-olah Anda mencoba masuk ke kotak masuk nol, bukan menjadi karyawan yang bertanggung jawab.
4. Bersikaplah Sopan terhadap Waktu Orang itu
Jika Anda akan mengirim email kepada seseorang, beri tahu mereka mengapa Anda mengirimnya.
Jika, misalnya, Anda melampirkan presentasi, beri tahu mereka dengan tepat apa yang Anda inginkan untuk langkah selanjutnya (Apakah Anda memerlukan persetujuan mereka? Apakah Anda ingin mereka menambahkan slide?). Jika Anda akan mem-CC seseorang, beri tahu mereka mengapa mereka dimasukkan.
5. Gunakan Emoji dengan Hati-hati
Inilah hal tentang emoji: Tidak semua orang menyukai mereka. Bahkan jika Anda bekerja di lingkungan yang santai, masih ada persentase signifikan dari populasi pekerja yang memandang mereka sebagai orang yang tidak profesional. Jangan ambil risiko jika Anda tidak yakin bagaimana itu akan diterima.
6. Lampirkan Lampiran
Kedengarannya jelas, tetapi kita semua bersalah atas pelanggaran email ini lebih dari satu kali.
Periksa sebelum Anda menekan kirim: Apakah Anda melampirkan lampiran yang Anda katakan akan dilampirkan? (Katakan itu 10 kali cepat.)
7. Kaku Sign-Off Anda (Tanpa "Best" Biasa)
Anda harus mengakhiri email Anda dengan menandatangani, tetapi itu tidak berarti Anda harus mengatakan "terbaik" atau "terima kasih" di akhir setiap pesan (terutama jika Anda tidak benar-benar memiliki sesuatu untuk disyukuri).
Sebaliknya, pilihlah salam yang profesional, namun fungsional. Cobalah "salam, " "dengan hormat, " atau "Aku akan segera berbicara dengan Anda."
8. Gunakan Tanda Tangan Profesional (Bahkan di Ponsel Anda)
Jika Anda baru saja membuat email profesional dan ditulis dengan baik, mengapa Anda ingin mengakhirinya dengan "Terkirim dari iPhone saya"? Alih-alih, pilih tanda tangan yang sederhana dan menarik yang mencakup judul Anda, profil media sosial Anda, situs web Anda, dan mungkin bahkan gambar wajah Anda.
9. Ketahui Kapan Tidak Mengirim Email
Tentu saja, tidak peduli seberapa bagus etiket Anda, semuanya sia-sia jika Anda mengirim email sesuatu yang tidak seharusnya.
Misalnya, jika Anda memerlukan respons super cepat dari seseorang, panggil mereka. Dan jika Anda ingin meminta kenaikan gaji kepada atasan Anda, jadwalkan rapat (Anda tidak ingin melakukan percakapan melalui email).
Selama Anda mengikuti sembilan aturan ini, Anda hampir selalu mendapatkan email Anda dibaca dan ditanggapi. Dan hei, Anda mungkin membuat kesan yang baik pada bos Anda saat Anda melakukannya!
