Di dunia email, bahkan perubahan terkecil pun dapat mengubah pesan oke Anda menjadi pesan fantastis. Tweaking tulisan Anda hanya sedikit bisa menjadi perbedaan antara koneksi penting menekan ikon tempat sampah atau benar-benar mengklik "Balas."
Sebagai seseorang yang menjalankan organisasi yang sepenuhnya virtual dengan lebih dari 120 anggota staf, saya telah melihat lebih dari cukup banyak email yang luar biasa - dan yang benar-benar di bawah standar - dan telah memperhatikan bahwa, seringkali, profesionalisme pesan (atau kurang itulah) yang membuat saya memutuskan apakah akan membantu pengirim atau tidak.
Jadi, apa saja perubahan kecil yang dapat membuat email Anda jauh lebih profesional (dan karena itu jauh lebih mungkin memberi Anda apa yang Anda inginkan)? Berikut sembilan hal penting yang perlu diingat.
1. Memiliki Baris Subjek yang Bertujuan
Tidak peduli siapa yang Anda kirimi email, jangan pernah biarkan baris subjek Anda kosong atau tidak jelas (saya sedang melihat Anda, "Pertanyaan" atau "Pesan Penting"). Caranya adalah sespesifik mungkin, tetapi juga menjaga garis Anda sekitar empat hingga sembilan kata. Lebih sedikit adalah lebih, tetapi memiliki sesuatu di sana untuk memulai sangat penting - itu akan menggoda pembaca untuk mengklik email Anda dan membantu Anda berdua menemukannya di kotak masuk Anda nanti.
Baris subjek Anda juga bisa menjadi tempat yang tepat untuk memperjelas langkah selanjutnya. Coba tambahkan (Perlu pada hari Selasa) jika ada tenggat waktu, (Tidak mendesak) jika tidak peka waktu, atau (Tidak Perlu Diperlukan) jika itu adalah email FYI yang tidak perlu Anda tanggapi.
2. Tulis Email Anda Mundur
Anda mungkin tahu bahwa setiap email harus memiliki ajakan untuk bertindak. Apakah itu mengirimi Anda email kembali pada waktu tertentu atau mengatur pertemuan, Anda ingin membuatnya mudah bagi pembaca Anda untuk mengetahui apa yang perlu dia lakukan selanjutnya.
Tetapi banyak orang menempel ini dalam kalimat terakhir dari pesan tersebut. Alih-alih, untuk membuat email Anda lebih mudah dicerna, masukkan pertanyaan spesifik Anda dalam kalimat pertama, dan kemudian tambahkan informasi apa pun yang Anda perlukan untuk mencadangkannya di paragraf berikut.
3. Berikan Konteks
Saat memberikan ajakan untuk bertindak, pastikan untuk memasukkan semacam kalimat yang menetapkan konteks email ("Ini adalah laporan yang kami bahas pertemuan terakhir" atau "Ini saya tindak lanjuti dari acara kami Senin lalu").
4. Manfaatkan Spacing
Ini jelas tampak seperti no-brainer, tetapi sebenarnya tidak jarang menerima email tanpa jeda antara paragraf yang berbeda atau pemikiran baru. Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada menerima email yang terlihat seperti dinding teks di mana penulis bahkan tidak repot-repot memecah kalimat menjadi paragraf kecil, lebih mudah dikelola. Permudah pembaca: Berikan awal, surel (pendek), dan akhir pada surel Anda.
5. Tetap berpegang pada Satu Font
Menggunakan neon Comic Sans dalam email tidak akan membuat Anda berkesan, itu hanya akan membuat Anda aneh. Dengan kata lain, selalu pertahankan jenis dan warna email default. Juga, jangan gunakan banyak font di email Anda. Ini sering terjadi secara tidak sengaja ketika orang menyalin dan menempel informasi dari situs lain, karena klien email seperti Gmail tidak menghapus format. Untuk menghindarinya, tekan “shift + command + v” alih-alih hanya “command + v, ” yang akan menyebabkan teks cocok dengan pemformatan dalam email.
6. Berani atau Menggarisbawahi - Tetapi Hanya Saat Sangat Dibutuhkan
Jika email Anda mengandung lebih dari satu poin atau pertanyaan yang sangat penting, gunakan huruf tebal atau garis bawah untuk membuat bagian-bagian dari pesan Anda menonjol. Berhati-hatilah untuk tidak menggunakan format font - Anda tidak ingin surel yang dicetak miring, dicetak tebal, dan digarisbawahi.
7. Mengoreksi Semuanya
Semua orang tahu untuk memeriksa kesalahan pengejaan dan tata bahasa dalam email, tetapi apakah Anda sudah memeriksa untuk memastikan tanggal, judul acara, tenggat waktu, dan nama dieja dengan benar? Dalam kasus saya, saya selalu merasa sedikit kesal ketika orang-orang memasukkan "l" ekstra itu ke "Lily" untuk membuatnya "Lilly."
8. Buat Tanda Tangan Anda Sederhana
Sangat menyenangkan memiliki tanda tangan yang lebih dari sekedar nama Anda, tetapi seharusnya tidak mengambil setengah dari email. Tinggalkan kutipan panjang, paragraf dengan kisah hidup Anda, resume cuplikan, Anda mendapatkan ide. Hanya nama Anda, posisi Anda saat ini, dan satu atau dua cara menghubungi Anda (seperti alamat email dan Twitter menangani dengan hyperlink) cukup banyak.
Catatan lain: Saya telah melihat sejumlah profesional yang mengejutkan menaruh kutipan agama di akhir tanda tangan email mereka, dan ini pasti sesuatu untuk dipikirkan dengan cermat. Ingat, Anda mungkin tidak tahu sistem kepercayaan sebagian besar orang yang Anda kirimi email, dan Anda tidak ingin seseorang menunda karena sesuatu yang sepenuhnya berada dalam kendali Anda.
9. Gunakan BCC Saat Diperlukan
Alih-alih membuat seseorang yang tidak lagi menjadi bagian dari percakapan, utarakan orang itu ke BCC (dan pastikan Anda memberi tahu dia saat Anda melakukannya!). “Pindah ke BCC” sederhana di awal email harus cukup untuk memastikan semua orang ada di halaman yang sama.
Mengirim email yang hebat adalah tentang menguasai sedikit nuansa yang mungkin tidak disadari oleh pembaca Anda tetapi secara tidak sadar akan menghargai. Berbekal daftar ini, Anda selangkah lebih dekat untuk menjadi master inbox.
