Ada epidemi di luar sana - epidemi email yang buruk.
Saya benar-benar menyadarinya setelah sekitar kelima kalinya bos saya mengomentari email saya mengirimnya untuk melihat: "Itu email yang benar-benar bagus!" Saya tidak berpikir itu sesuatu yang istimewa, sampai saya mulai lebih memperhatikan email-email itu. Saya menerima. Ada kesalahan tata bahasa yang mengerikan, kesalahan pengejaan yang memalukan, nama yang salah, emotikon, salam atau basa-basi yang tidak pantas, dan tulisan-tulisan lama yang buruk. Saya bisa terus dan terus.
Bukannya kita tidak kompeten, kawan. Kami hanya tidak menaruh perhatian ke dalam email kami yang layak bagi banyak dari mereka. Perhatian, misalnya, seorang editor mungkin memberikan artikel.
Jadi, untuk membantu kami meningkatkan komunikasi di tempat kerja, berikut adalah panduan editor untuk menulis email yang akan membuat Anda dihormati (dan ditanggapi). Ingatlah ide-ide ini di lain waktu saat Anda menelusuri kotak masuk Anda - dan lihat apa dampak dari beberapa perubahan kecil.
Pelan - pelan
Saya tahu kita semua berlomba untuk masuk ke kotak masuk nol. Dan tentu saja, dalam beberapa kasus, mengirim email cepat masuk akal: ketika Anda berada di tengah-tengah jalinan komunikasi yang panjang dengan seorang kolega dekat, ketika Anda hanya memberikan dokumen kepada bos Anda, dan sejenisnya.
Tetapi, untuk sebagian besar, komunikasi yang efektif (dan penulisan yang baik) membutuhkan waktu. Butuh waktu untuk merumuskan pikiran Anda, untuk mencari tahu apa yang sebenarnya ingin Anda katakan, dan menulis pesan Anda dengan jelas. Dan pada akhirnya, itulah email itu - suatu bentuk komunikasi. Bukan tugas.
Jadi, lain kali Anda harus menulis email yang lebih mendalam kepada seseorang, berikan waktu yang pantas. Blokir di kalender Anda jika perlu. Dan saya tidak berbicara lima menit per email - tidak aneh bagi saya menghabiskan lebih dari 15 menit untuk email yang baik, terutama jika itu adalah komunikasi pertama saya dengan seseorang yang ingin saya buat terkesan. Biarkan diri Anda memiliki waktu itu, dan jangan merasa seperti Anda lambat atau tidak produktif. Merasa seperti Anda melakukannya dengan benar.
Pastikan Itu Memiliki Awal, Pertengahan, dan Akhir
Hanya karena kita hidup di dunia 140 karakter, bukan berarti email Anda seharusnya seperti itu. Sebenarnya, kita akan memiliki sedikit kemunduran ke bahasa Inggris sekolah menengah di sini dan esai gaya hamburger klasik; artinya, setiap esai membutuhkan intro, tubuh, dan kesimpulan.
Anda harus memikirkan bahwa surel Anda memiliki struktur yang sama. Setiap bagian tidak harus panjang, tetapi terutama dalam komunikasi awal, harus ada di sana. Jadi, apa yang harus dimasukkan setiap bagian?
Intro
Selalu mulai dengan salam - mungkin terasa kuno, tetapi itu benar-benar membuat perbedaan. Kemudian, tergantung pada sifat hubungan Anda, paragraf pembuka adalah tempat yang tepat untuk salam ramah ( "Saya harap pencarian pekerjaan Anda berjalan dengan baik!" ), Pengingat konteks percakapan Anda ( "Sangat menyenangkan mendapatkan untuk mengobrol dengan Anda minggu lalu. " ), atau kata pengantar tentang mengapa Anda menjangkau ( " Saya ingin menyentuh basis tentang … " ).
Tubuh
Di sinilah Anda sampai ke inti email Anda. Yang paling penting untuk diingat di sini adalah memberi penerima Anda semua informasi yang mereka butuhkan untuk mengambil tindakan apa pun yang Anda minta dari mereka. Ini termasuk memberikan informasi kontekstual, perincian, atau data yang diperlukan, dan menyajikannya dengan cara yang logis dan kohesif. Jika email dikirim untuk menyampaikan informasi atau keputusan (daripada meminta bantuan), pastikan untuk memasukkan alasan atau penjelasan.
Kesimpulan
Kesimpulan email agak berbeda dari kesimpulan esai. Alih-alih merangkum apa yang sudah Anda bicarakan, Anda harus membungkusnya dengan langkah-langkah tindakan. Jika Anda meminta bertemu untuk minum kopi, usulkan kencan dan waktu. Jika Anda mendapat masukan untuk suatu proyek, ingatkan rekan Anda apa yang Anda butuhkan dan kapan. Dan, jika Anda hanya memberikan informasi, ingatkan kontak Anda bahwa ia boleh datang kepada Anda dengan pertanyaan apa pun. Akhirnya, setidaknya di email awal Anda, selalu tutup dengan tanda tangan dan ucapan penuh.
Ini mungkin tampak seperti banyak, tetapi seperti yang saya katakan, itu tidak harus lama. Misalnya, ini adalah email yang mungkin saya kirimkan kepada seseorang yang ingin saya ambil kopi:
Hei Dave!
Senang bertemu denganmu! Senang sekali bisa mengobrol dengan Alex, dan ketika dia mengatakan dia tahu kamu, aku langsung menerimanya.
Saya suka apa yang kalian lakukan di perusahaan Anda, dan akan luar biasa untuk mengobrol dengan Anda tentang bagaimana pendapat Anda tentang penerbitan online, desain ulang baru-baru ini, dan hal-hal lain tentang pekerjaan yang kami berdua lakukan dalam hidup kami.
Apakah Anda pikir Anda akan punya sedikit waktu dalam beberapa minggu mendatang untuk bertemu? Dengan senang hati saya akan mampir ke kantor Anda atau mengambil kopi - apa pun yang paling nyaman bagi Anda!
Terbaik, dan selamat hari Senin.
Erin
Jauh lebih baik daripada, "Hei Dave, ingin minum kopi kapan-kapan?" kanan?
Proofread dan Pemeriksaan Fakta
Setelah Anda selesai mengetik email Anda, Anda tidak hanya mengirimnya ke dunia. Bacalah kembali email Anda, setidaknya sekali. Selain hanya memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa dasar, Anda juga memeriksa hal-hal seperti ejaan nama, acara yang Anda rujuk, atau tanggal yang Anda sebutkan. Mengatasi email "Hei Jon, " padahal seharusnya "Hei John, " mungkin tampak seperti hal kecil, tetapi kontak Anda akan melihat - dan kesan pertama membuat perbedaan besar.
Ini juga merupakan poin yang bagus untuk memikirkan nada email Anda. Apakah itu terdengar seperti bisnis ketika Anda hanya berusaha bersikap ramah? Apakah Anda terlalu antusias dengan tanda seru dan emotikon dengan mengorbankan profesionalisme? Cobalah untuk mundur dan pertimbangkan bagaimana seseorang yang membaca email untuk pertama kali akan bereaksi terhadapnya - dan sesuaikan dengan itu. Untuk email-email yang sangat penting, saya juga meminta orang lain untuk memeriksanya - set tambahan mata editorial tidak pernah menyakiti siapa pun.
Pikirkan Bagaimana Anda Akan Merasa jika Pergi ke Publik
Akhirnya, sebelum mengirim, pikirkan bagaimana perasaan Anda jika email ini dibaca oleh siapa pun kecuali orang yang Anda kirimi. Bagaimana jika, entah bagaimana, itu mendarat di kotak masuk bos Anda? Bagaimana jika itu dipublikasikan di web? (Hei, itu terjadi.) Ini adalah pemeriksaan akhir yang bagus untuk memastikan email Anda terdengar penuh hormat dan profesional dan pada akhirnya menunjukkan bagaimana Anda ingin menggambarkan diri Anda kepada dunia.
Saya tahu, sepertinya banyak pekerjaan yang harus dimasukkan ke dalam satu email. Tetapi dengan jumlah surel buruk yang kita dapatkan setiap hari, orang benar-benar akan melihat perbedaannya ketika surel yang bagus masuk ke kotak masuk mereka. Dan itu bisa menjadi perbedaan antara diabaikan dan mendapatkan apa yang Anda inginkan.
