Anda duduk di ruang konferensi dengan semua bos besar. Mereka bertemu untuk membahas anggaran tahunan, dan tugas Anda adalah mengajukan kasus Anda untuk lebih banyak uang bagi tim Anda.
Masalah?
Meskipun Anda cukup percaya diri, setiap orang memiliki gagasan yang kabur tentang apa yang dilakukan departemen Anda, namun Anda tidak terlalu yakin bahwa setiap orang melihat pentingnya apa yang Anda lakukan atau cara Anda melakukannya.
Mengapa? Nah, apa yang Anda lakukan cukup spesifik. Mungkin sangat banyak sehingga teman Anda sendiri tidak mengerti.
Tetapi bahkan jika itu masalahnya, Anda harus belajar bagaimana membuat orang-orang bergabung dengan pekerjaan Anda ketika Anda mencari potongan anggaran perusahaan, bertemu dengan seseorang dari bidang yang sama sekali berbeda, atau mengajukan ide ke klien.
Berikut cara melakukannya:
1. Kenali Pemirsa Anda
Di sinilah letak "trik perdagangan:" Menyajikan informasi tidak pernah tentang presenter - selalu tentang audiens.
Jadi, aturan nomor satu? Kenali siapa mereka: Apa yang paling penting bagi mereka? Apa yang memotivasi mereka? Apa latar belakang mereka? Bagaimana mereka lebih suka berkomunikasi? “Bahasa” apa yang cenderung mereka gunakan?
Misalnya, jika Anda seorang insinyur dan Anda harus menjual konsep Anda kepada sekelompok profesional keuangan, cobalah berfokus pada nilai moneter produk Anda - mengapa itu akan menghemat uang, berapa nilainya dalam kaitannya dengan pasar, betapa Anda telah menimbang biaya pembuatannya.
Dengan memahami siapa orang (atau orang-orang) yang Anda ajak bicara, Anda dapat menggunakan pengetahuan atau pengalaman umum mereka untuk memutuskan cara terbaik untuk menjelaskan ide Anda.
Tentu saja, ini mudah ketika Anda memiliki waktu untuk mempersiapkan pertemuan, tetapi bagaimana jika Anda mengenal seseorang untuk pertama kalinya, seperti di acara jaringan?
Ya, Anda selalu bisa bertanya kepada mereka - sesuatu seperti, "Oke, sebelum saya jelaskan lebih lanjut, seberapa banyak yang Anda mengerti?"
Kemudian, setelah mengunci audiens Anda, Anda harus melakukan yang berikut …
2. Pilih "Satu Hal" Yang Harus Mereka Pahami
Salah satu upaya terkenal untuk menyampaikan informasi yang sangat kompleks adalah briefing militer tentang Afghanistan pada 2010. Seorang jenderal ditunjukkan sebuah diagram yang menjelaskan strategi militer Amerika, tetapi, seperti yang dikatakan New York Times dalam sebuah artikel tentang insiden itu, ia menemukan bahwa itu terlihat lebih "Seperti semangkuk spageti."
"Ketika kita memahami slide itu, kita akan memenangkan perang, " adalah jawaban sang jenderal untuk menguraikan informasi ini.
Seperti yang ditunjukkan contoh kehidupan nyata yang lucu ini, jika ada sesuatu yang terlalu rumit - alias, mencoba mengatasi terlalu banyak sekaligus - orang-orang kemungkinan besar akan bingung karenanya, atau lebih buruk, lupakan saja.
Jadi, bagaimana kita meratakan peluang untuk memberi Anda kesempatan yang lebih baik dalam membuat informasi yang kompleks menjadi mudah diingat, dan memberi audiens Anda peluang yang lebih baik dalam memproses informasi tersebut?
Turun ke bertanya pada diri sendiri dua pertanyaan ini:
- Jika audiens saya hanya akan mengingat satu hal tentang penjelasan saya, apa itu "satu hal?"
- Dan, mengapa audiens saya harus peduli tentang "satu hal ini?"
Ini secara instan menciptakan fokus bagi Anda untuk memilih dan memilih informasi yang Anda kirim (dan bagaimana Anda mengirimkannya), dan membuatnya lebih mungkin audiens Anda akan mendapatkan apa yang Anda katakan.
3. Berikan Konteks dan Gunakan Contoh
Anda telah melakukan riset, Anda tahu para pemain, dan Anda tahu apa yang membuat mereka tergerak. Anda memiliki kejelasan yang luar biasa pada apa “satu hal” yang Anda ingin diingat oleh tim. Yang masih perlu kita lakukan adalah menyampaikan informasi itu dengan cara yang kredibel, tetapi jelas.
Cukup dengan mengatakan, "Saya punya ide baru ini dan itu akan menghemat waktu dan upaya kita dan saya perlu anggaran X untuk menyelesaikannya" mungkin mendapatkan perhatian orang, tetapi masih akan ada (banyak) pertanyaan.
Di sinilah konteks bisa menjadi teman terbaik Anda. Cara Anda membingkai informasi Anda penting - bahasa, istilah, dan contoh yang Anda pilih akan berdampak besar pada apa yang diingat dan dipahami oleh audiens Anda.
Jadi, lukiskan gambar verbal. Misalnya, daripada menggunakan contoh di atas, Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti, “Apa yang tidak disukai siapa pun? Pelaporan waktu dan biaya. Kami memiliki 50 anggota tim yang melakukannya, dan dibutuhkan rata-rata satu jam per minggu, per orang. Itu 50 jam yang bisa kita habiskan untuk proyek yang lebih penting. Kami dapat mengurangi waktu yang terbuang hingga 75% jika kami mengalokasikan sebagian anggaran kami untuk mempekerjakan seseorang untuk melakukan hal ini untuk kami. ”
Dengan membagikan informasi itu, Anda membuat masalah menjadi nyata, dan solusinya menarik.
4. Perhatikan Bahasa Anda
Meskipun menggunakan kata-kata yang panjang dan teknis mungkin tampak mengesankan, jarang membantu siapa pun memahami apa yang dikatakan.
Jadi, pilihlah untuk menggunakan bahasa sehari-hari yang sederhana. Sejalan dengan itu, hindari akronim, jargon, atau frasa yang sangat khusus. Ketika tidak mungkin untuk dihindari, pastikan untuk mendefinisikan istilah yang rumit.
Meruntuhkan ide-ide kompleks dapat menjadi sangat menantang, terutama jika Anda bekerja dengan seseorang yang tidak memiliki konteks tentang pekerjaan Anda. Tetapi selama Anda fokus pada informasi yang paling penting, menyensor bahasa Anda untuk percakapan sehari-hari lebih banyak, dan memberi mereka beberapa konteks, Anda berada pada cara Anda untuk menempatkan mereka pada halaman yang sama dengan Anda - dan meyakinkan mereka untuk menjalankannya dengan Anda ide.
