Saya yakin sebagian besar dari Anda mungkin cukup jelas tentang etiket email. Anda tahu kapan harus meneruskan memo ke kolega dan kapan harus mengirim bos ke thread Anda. Anda bahkan tahu kapan harus menerapkan opsi BCC yang kadang membingungkan (atau Anda?). Dan, tergantung pada dengan siapa Anda berkorespondensi, Anda mungkin juga tahu kapan harus merespons dan kapan tidak.
Namun, ternyata CC / BCC / Balas Semua masih membuat orang tersandung - dan bukan hanya lulusan baru yang hanya menguasai hal-hal tertentu. Setelah mendengarkan kolega saya berbicara tentang email "memalukan" email mereka yang memalukan, saya menjangkau jaringan saya untuk melihat apa yang telah terjadi insiden lain selama bertahun-tahun. Ternyata? Ya, label email kecil itu bisa berdampak besar, baik dan benar-benar bencana - dan pelajaran besar bagi kita semua.
Mari kita mulai dengan anekdot dari Felipe, seorang pengembang web, yang rekan kerjanya belajar dengan keras bahwa berpikir sebelum Anda melakukan CC dan mengirim pesan tidak hanya bijaksana, tetapi juga menghemat karier:
Untuk peringatan satu tahun 9/11, rekan kerja saya, Judd, berangkat kerja. Karena itu untuk 9/11, salah satu rekannya, Larry, menggambarkan kartun yang menggambarkan Judd sebagai teroris yang takut akan anak-anak. Itu menunjukkan Judd bersembunyi di bawah tempat tidurnya meremas boneka beruang. Larry mengirimnya ke sekelompok kecil rekan kerja dan manajer mereka sebagai lelucon. Untuk beberapa alasan aneh manajer di utas mengirim email kartun dan CCed seluruh perusahaan . Perusahaan ini memiliki lebih dari 500 karyawan. Beberapa jam kemudian manajer CC-semua orang dipecat dan dibawa keluar gedung untuk selamanya. Ups!
Jadi, pelajaran pertama: Jika Anda akan CC sejumlah besar orang, pastikan itu akan diterima dengan baik.
Danielle, direktur layanan karir di pendidikan tinggi, melakukan hal itu. Dia menggunakan bidang CC untuk merayakan pencapaian rekan-rekannya. “Mengirim email ke seluruh kampus kami dengan memberikan teriakan di mana dibutuhkan baik untuk moral, ” kata Danielle, yang juga menyukai opsi CC untuk membantu seseorang tetap dalam lingkaran dan mendorongnya untuk proaktif.
Namun, kata peringatan: Walaupun teriakan biasanya menghasilkan teriakan balik babi, terkadang cukup. Amanda, koordinator akuisisi bakat, mengingat pekerjaan di sebuah bank di mana “Mereka memiliki orang yang terkenal karena membalas semua ini dengan mengatakan 'terima kasih' atau 'sangat dihargai'… Setiap. Tunggal. E-mail. Bahkan jika ada 50 orang CC'd. Ada lelucon tentang dia dan benar-benar membuat orang kesal, ”jelasnya. Akhirnya salah satu rekan kerjanya yang frustrasi memanggil responden yang menyinggung dan menjelaskan dasar-dasar email.
James, seorang copy editor, tahu betul masalah yang bisa muncul ketika terlalu banyak orang yang mengirim pesan. Dia mengingat sebuah kejadian dari tahun-tahun kuliahnya ketika dewan mahasiswa di luar kampus suatu kali secara tidak sengaja mengirim pesan ke seluruh listservnya, daripada BCC semua anggotanya. Hasil? Seminggu balasan-semua kekacauan untuk 3.000 siswa. "Masa-masa indah, " kata James, menggelengkan kepalanya, tidak diragukan lagi mengingat kotak masuk paling penuh yang pernah ia miliki.
Namun, bagi beberapa individu, BCC hanyalah bisnis yang buruk. Jessica, seorang spesialis anak usia dini yang berbasis di Brooklyn, mengatakan ini tentang hal itu:
Saya tidak suka BCCing. Saya suka transparansi. Selalu orang-orang yang 'membalas semua' senang yang merusaknya. Dalam peran saya saat ini, saya perlu mengirimkan email grup untuk mengkomunikasikan informasi waktu dan lokasi serta meminta umpan balik secara berkala. Bahkan jika saya menulis dengan huruf miring tebal di bagian atas email, 'Jangan balas semua email ini, ' mau tidak mau, seseorang selalu melakukannya. Mendesah. Oleh karena itu, saya telah mengambil BCC untuk semua orang dan hanya CCing tim saya. Dengan begitu, jika seseorang 'menjawab semua' tidak semua orang akan tunduk pada pikiran, pendapat, dan perasaan mereka.
Penulis dan editor Sara tidak merasa kuat tentang penggunaan BCC seperti beberapa, tapi dia percaya ada trik untuk itu:
Kapan saja Anda ingin BCC seseorang dengan tujuan menunjukkan kepadanya email yang ditujukan untuk orang lain, tanyakan pada diri sendiri: Bisakah saya mengirim email ke penerima yang dimaksud (tanpa BCC), dan kemudian meneruskannya ke kontak tambahan? Rasanya jauh lebih jujur, karena alih-alih terlihat seperti Anda menyembunyikan dengan siapa Anda berbagi email, sepertinya Anda mengirimnya seperti biasa dan kemudian berpikir, 'Oh, mungkin saya harus berbagi ini dengan bos saya untuknya. referensi.' Ini lebih 'Biarkan saya memastikan manajer saya masuk' dan kurang 'Memata-matai komunikasi saya dengan ini dan itu, ' yang selalu menyenangkan. Plus, dengan cara itu Anda terlindungi jika BCCer pernah membawanya!
Bukan hanya CC dan BCC yang menyebabkan kebingungan. 'Balas' yang tampak sederhana telah diketahui membuat lebih dari beberapa orang berkeringat. Rebecca, seorang eksekutif akun, mengaku menekan 'Balas' ketika dia bermaksud menekan 'Maju.' Sebagai presiden sebuah klub di perguruan tinggi yang mengadakan acara besar, Rebecca kecewa mengetahui bahwa ruang yang direncanakan digunakan oleh klub itu dipesan dua kali lipat. Dengan tergesa-gesa untuk berbagi amarahnya dengan anggota tim eksekutif lainnya, Rebecca mengetik banyak kata-kata kasar yang ditujukan kepada pemilik klub tetapi ditujukan hanya untuk mata rekan-rekannya, dan bukannya meneruskan, dia secara tidak sengaja menjawab! Rebecca belajar banyak hal dari kejadian ini, termasuk, "Pastikan kamu mengirim pesan ke orang yang tepat, " "Jangan mengirim email saat marah, " dan, yang paling penting, "Jangan menjadi idiot yang belum matang saat mengirim email ke orang sungguhan. "
Pastikan Anda mengirim pesan kepada orang yang tepat adalah saran Mark, seorang manajer penjualan, berharap ia memperhatikan beberapa bulan yang lalu sebelum ia mengirim suntingan kontrak yang dirubah ke orang yang salah. Setelah menyadari kesalahannya dan ketakutan bahwa dia telah kehilangan bukan hanya satu tetapi dua kesepakatan, Mark mengirim permintaan maaf yang diperlukan dan buru-buru untuk memperbaiki kerusakan yang disebabkan oleh kecerobohannya. Dia hanya mendapatkan satu dari dua penawaran itu dan dengan cepat mengatakan bahwa perusahaan yang menarik diri karena alasan anggaran tidak melakukannya karena kesalahannya- "meskipun aku yakin itu tidak membantu."
Meskipun mungkin ada perbedaan pendapat mengenai kapan harus menggunakan bidang mana, ada beberapa pelajaran yang bisa dipetik dari anekdot-anekdot penuh warna ini. Dan jika Anda menginginkan pendapat saya? Jangan menjadi orang yang menjengkelkan, semua orang, hindari kekuatan CC, dan jangan lupa untuk benar-benar memindahkan seseorang ke BCC jika Anda mengatakan Anda melakukannya.
