Pernahkah salah satu dari hari-hari ketika, setelah sembilan jam penuh sesak di kantor, Anda masih belum mengetuk item utama dari daftar tugas Anda? Ketika Anda merasa Anda bisa menjadi produktif - jika saja Anda bekerja di dalam kotak yang tenang, bebas gangguan dan tidak dibombardir melalui email, panggilan telepon, dan rekan kerja yang mampir setiap 30 detik?
Tapi tentu saja, bukan itu masalahnya. Sebagian besar dari kita para profesional muda duduk di dalam bilik-bilik kecil yang berantakan, dikelilingi oleh lusinan profesional muda lainnya di bilik-bilik kecil yang berantakan, dan penuh dengan gangguan digital yang berkelanjutan dari ponsel, komputer, dan blackberry kita.
Ini bukan lingkungan terbaik untuk bekerja. Jadi bagaimana kita bisa menghilangkan gangguan kantor, bekerja keras, dan benar-benar menyelesaikan sesuatu? Berikut ini enam solusi sederhana.
1. Buka Rantai Dirimu dari Email
Hanya karena Anda mendapatkan banyak email setiap hari tidak berarti Anda harus terikat dengan Outlook Anda (atau Entourage atau Gmail). Bahkan, memiliki email Anda secara konstan di layar dapat membuat Anda kurang produktif.
Satu perubahan mudah: jangan buka email Anda di monitor sepanjang hari. Alih-alih, matikan semua peringatan Anda dan lakukan upaya bersama untuk hanya memeriksa pesan pada waktu yang dijadwalkan (Saya memeriksa pesan saya setiap satu jam sekali). Jika ini membuat Anda gugup - jika bos Anda adalah pengirim email yang sering atau Anda memiliki klien yang benar-benar membutuhkan tanggapan segera - Anda dapat menyesuaikan cara Outlook memberi tahu Anda sehingga hanya hal-hal besar yang menarik perhatian Anda.
2. Jangan Angkat Telepon
Hanya karena berdering, bukan berarti Anda harus menjawabnya. Jika Anda telah menyisihkan satu jam untuk membuat laporan untuk bos Anda dan Anda mendapat telepon dari nomor yang tidak dikenal, lepaskan saja ke voicemail. Kecuali Anda mengharapkan panggilan, tidak ada gunanya mengganggu fokus Anda. Percayalah, jika ini penting, penelepon akan meninggalkan pesan, dan Anda selalu dapat menelepon kembali.
Anda juga akan menyelamatkan diri dari tekanan tidak siap untuk panggilan - jika Anda sudah menghitung angka selama satu jam dan venue menelepon tentang pengiriman yang terlambat, Anda akan lebih bingung jika Anda mengambilnya sekarang daripada jika Anda berhenti, fokus ulang, dan telepon kembali nanti setelah Anda melacak info pengiriman itu.
3. Sinyal kepada Rekan Kerja Anda
Suasana sosial adalah salah satu hal terbaik tentang bekerja di kantor - tetapi juga salah satu yang paling mengganggu. Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan mengatur sistem dengan rekan kerja Anda sehingga Anda semua tahu kapan tidak saling mengganggu. Ini mudah ketika Anda memiliki pintu kantor yang bisa Anda tutup - tetapi jika tidak, buat sinyal Anda sendiri yang mengatakan "tolong jangan ganggu saya sekarang."
Ini bisa sesederhana mengenakan sepasang headphone (bahkan jika Anda tidak mendengarkan musik) atau menempelkan aksesori meja favorit Anda di atas monitor Anda. Perlu diingat bahwa ini hanya berfungsi jika Anda juga membuat diri Anda tersedia sepanjang hari - terkadang orang memang membutuhkan perhatian Anda.
4. Terorganisasi Secara Fisik
Sekarang Anda tidak perlu harus menjaga meja Anda bebas dari kertas atau memberi kode warna pada folder Anda, tetapi jika Anda teratur - dengan cara apa pun yang cocok untuk Anda - dan Anda dapat menemukan banyak hal, Anda akan lebih produktif. (Meja saya mungkin terlihat seperti sekotak kertas tempel yang meledak di seluruh permukaannya, tapi saya punya sistem, saya bersumpah!) Tidak ada yang suka membuang 10 menit mencari menit pertemuan minggu lalu ketika Anda seharusnya mengetik agenda minggu ini.
Ini juga merupakan tempat di mana teknologi sangat membantu. Saya merasa jauh lebih mudah untuk mengajukan berbagai hal secara digital, jadi saya membuat titik untuk memindai semuanya dan menyimpannya di drive bersama perusahaan saya. Dengan begitu, jika saya sedang menelepon klien dan perlu memeriksa ulang kontrak, saya bisa menariknya di layar saya - tidak perlu menahannya saat saya sedang mencari-cari di bilik saya di sebelah kanan. map.
5. Dapatkan Perhatian!
Orang sering fokus pada menghilangkan gangguan seperti Facebook, situs belanja online, dan streaming media di tempat kerja. Tetapi sebanyak yang mungkin ingin dilihat oleh bos Anda ketika membungkuk di atas keyboard sambil menatap spreadsheet itu selama delapan (atau lebih) jam sehari, itu tidak akan membuat Anda lebih produktif.
Faktanya, sebuah penelitian baru-baru ini menunjukkan bahwa “menjelajah web sebenarnya dapat menyegarkan kembali pekerja yang lelah dan meningkatkan produktivitas mereka, dibandingkan dengan kegiatan lain seperti melakukan panggilan pribadi, teks, atau email, apalagi bekerja secara langsung tanpa istirahat sama sekali.”
Jadi, silakan: Luangkan 15 menit untuk mengejar gosip Gawker Anda, atau telusuri pendatang baru di JCrew. Istirahat akan membuat Anda lebih produktif ketika Anda kembali fokus ke tugas-tugas yang ada.
6. Simpan Jurnal Kerja
Akhirnya, dan yang paling penting, cari tahu bagaimana Anda bekerja secara pribadi terbaik. Cobalah menuliskan semua yang Anda lakukan di siang hari dan berapa lama waktu yang dibutuhkan - Anda mungkin akan terkejut.
Saya mulai membuat jurnal kerja sehingga saya bisa menghitung berapa banyak hari saya diambil oleh tugas-tugas administrasi dan berapa banyak yang tersisa untuk dikhususkan untuk proyek-proyek jangka panjang. Tetapi pada akhirnya juga menunjukkan kepada saya pola pekerjaan saya - misalnya, bahwa saya mendapatkan pekerjaan yang paling banyak dilakukan pada sore hari. Mengenali hal ini membantu saya mengatur jadwal yang lebih baik: Sekarang, saya bekerja lembur alih-alih datang lebih awal, dan saya biasanya dapat mengemas lebih banyak produktivitas ke dalam hari saya.
Tidak selalu mudah untuk menghilangkan gangguan, tetapi hanya berpikir: semakin produktif Anda sekarang, semakin cepat Anda akan keluar dari tanah kubus dan ke kantor - di mana Anda dapat menutup pintu.
