Mempertimbangkan bahwa email adalah bentuk komunikasi utama di sebagian besar kantor, kami tidak selalu memilih kata-kata tertulis kami dengan bijak seperti yang seharusnya. Terutama ketika kita mencoba untuk melewati kotak masuk yang dikemas dengan cepat atau menjawab pesan di antara rapat di ponsel kita, mudah untuk menjengkelkan, kasar, atau kasar tanpa disadari. Dengan hanya beberapa kata yang diketik (atau dihilangkan), email cepat dapat berubah dari pesan yang bersahabat menjadi bencana total.
Nah, sudah waktunya untuk intervensi email. Berikut adalah beberapa kesalahan tempat kerja paling umum yang secara tidak sadar kita buat - dan beberapa strategi perbaikan cepat untuk menghindarinya di masa depan.
1.
Pernahkah Anda menerima pesan email dengan hanya subjek? Melihat Anda sedang menelepon - hubungi saya ketika Anda mendapat kesempatan atau Di mana laporan akhir bulan Anda? Ya - dan Anda mungkin merasa kesal, menjengkelkan, atau keduanya. Ingat, apakah Anda seorang kolega atau manajer, mengirim email dan mengirim SMS bukanlah hal yang sama - dan mereka tidak akan pernah seperti itu. Dan email dengan subjek yang ditulis seperti teks akan selalu mengirim pesan yang sama: Anda tidak layak dengan waktu saya.
Perbaikan Cepat: Kita semua mengalami hari-hari gila di kantor, ketika Anda hanya perlu menyentuh basis dengan kolega atau melaporkan langsung tanpa menulis novel. Jadi jangan. Gunakan subjek satu atau dua kata seperti Rapat atau Akhir Bulan dengan satu atau dua baris cepat di pesan Anda:
Pendekatan ini akan selalu dan selamanya bernilai 15 detik ekstra dari waktu Anda.
2.
Ketika Anda memiliki proyek atau laporan penting yang sedang Anda diskusikan melalui email, mengeja kata-kata lengkap di semua huruf besar ( AKU MEMBUTUHKAN sign-off Anda PADA AKHIR HARI INI ) dan menyorot, membuat huruf tebal, atau menggarisbawahi kalimat penuh dapat muncul sebagai mengecilkan kepada kolega Anda.
Saya pernah bekerja dengan seseorang yang mengirimi saya email dengan KEBUTUHAN PERSYARATAN berwarna merah dan semua huruf besar di seluruh pesannya, atau dengan paragraf penuh disorot dengan warna kuning. Dia berusaha bersikap informatif dan memberikan perincian penting - tetapi pendekatannya terlihat terlalu kasar.
Perbaikan Cepat: Gunakan judul tebal atau miring atau poin-poin untuk menyebut proyek atau poin penting yang Anda buat - dan simpan formatnya menjadi beberapa kata, bukan seluruh paragraf. Jika Anda khawatir pembaca Anda akan memindai melalui email dan kehilangan barang-barang yang mendesak, pastikan Anda menggunakan subjek email yang informatif, seperti Proyek yang Harus Disetujui pada Akhir Hari. Akhirnya, pastikan Anda menjaga email Anda cepat dan ringkas, yang akan membuatnya lebih mungkin bahwa penerima mendapatkan semua informasi yang diperlukan.
3.
Saat Anda mengirim email kepada kolega kembali dengan petunjuk bermanfaat atau detail yang diabaikan dalam pesan sebelumnya, tekan "balas semua" dapat membuat masukan atau saran yang bersahabat terlihat merendahkan atau kompetitif, terutama ketika manajer orang itu diperhatikan. (Menyalin atasan seseorang melalui surel dengan koreksi pada dasarnya sama dengan memberikan kritik konstruktif ketika atasannya berdiri di sana - itu tidak dihargai oleh siapa pun.)
Perbaikan Cepat: Jika Anda memiliki saran untuk pengirim, kirim email langsung kepadanya, idealnya di utas yang berbeda sehingga tidak ada risiko secara tidak sengaja mengenai "balas semua." Lebih baik lagi, angkat telepon! Panggilan telepon cepat membuatnya mudah untuk menjernihkan detailnya - tanpa risiko menyinggung siapa pun.
4.
Saya tahu, ketika Anda tergesa-gesa untuk waktu dan menyalakan kotak masuk Anda, itu bisa tampak seperti langkah yang tidak perlu untuk mengetikkan terima kasih, Nama Anda , terutama ketika tanda tangan email Anda ada di sana. Yah, lakukan saja. Mengakhiri email tanpa nama Anda sama saja dengan meninggalkan percakapan tanpa mengucapkan selamat tinggal. Itu membuat Anda terlihat terburu-buru dan ceroboh, dan itu kasar.
Perbaikan Cepat: Tambahkan Terima kasih dan nama Anda ke tanda tangan bermerek Anda, dan atur itu untuk mengisi secara otomatis email Anda saat Anda menekan kirim. Keluar dengan cara yang ramah dan profesional akan dilakukan setiap waktu - tanpa Anda harus melakukan apa pun.
5.
Mengirim email yang tidak ingin dilihat manajer Anda dapat membuat Anda terikat secara profesional jika email diteruskan. Dan ya, itu harus dilakukan tanpa berkata, tapi itu masih terjadi setiap saat. Seorang teman saya bekerja dengan seorang wanita yang mengeluhkannya dalam rantai email, dan coba tebak? Email itu akhirnya berakhir di kotak masuknya.
Juga ingat bahwa email perusahaan adalah properti perusahaan dan dianggap sebagai permainan yang adil jika Sumber Daya Manusia memutuskan mereka membutuhkan akses ke akun Anda. Nasihat langsung kepada seorang kolega, keluhan tentang rekan kerja Anda, atau detail tentang rencana akhir pekan Anda seharusnya tidak pernah meninggalkan kotak keluar Anda.
Perbaikan Cepat: Menjadi profesional yang sempurna dan berpura-pura bos Anda menerima semua email yang Anda kirim. Akhir dari cerita.
