Anda seorang pekerja keras. Anda suka hal-hal yang harus dilakukan tepat waktu, dan dilakukan dengan baik. Bagi Anda, ini pertanyaan kecil.
Jadi, ketika seseorang yang bekerja dengan Anda terus berputar dalam laporan yang belum selesai atau pekerjaan yang ceroboh, itu benar-benar menggerus gigi Anda.
Tidak hanya itu, itu mempengaruhi semua yang Anda lakukan. Penugasan di bawah standar itu mungkin berarti Anda mendorong kembali tenggat waktu yang penting, atau mengecewakan klien, atau kehilangan sehubungan dengan sisa perusahaan. Pada dasarnya, kekacauan orang ini sangat merugikan Anda, dan semua orang di sekitar Anda.
Menduduki seseorang yang berpaling pada pekerjaan berkualitas rendah dan berbicara dengan mereka bukanlah cara kebanyakan orang menghabiskan hari-harinya. Tetapi penting untuk melakukannya dengan penuh hormat dan tepat waktu, jika Anda peduli dengan kesuksesan Anda dan tim Anda.
Pelatih karier Muse, Eilis Wasserman, menekankan bahwa "tidak ada satu cara yang tepat untuk melakukan ini." Tapi satu aturan praktis adalah bahwa "jika Anda bukan pengawas dan itu mempengaruhi pekerjaan Anda, maka bawalah ke pengawas Anda terlebih dahulu" sebelum mencoba mengatasinya sendiri. Mendapat umpan balik dari atasan memberi bobot lebih, dan bisa terasa lebih alami daripada ketika datang dari rekan kerja di level yang sama. Ditambah lagi, jika penyelia Anda juga mengelola rekan kerja Anda, mereka akan lebih mengenal etika kerja, sejarah, dan tanggung jawab sehari-hari orang tersebut dan dengan demikian akan lebih mampu menghasilkan solusi.
Tetapi katakanlah Anda adalah penyelia dan Anda dihadapkan dengan kinerja yang kurang dari bintang dari seorang karyawan - atau Anda seorang karyawan yang tidak dapat mengandalkan manajer Anda untuk melakukan pekerjaan untuk Anda. Berikut ini beberapa kiat untuk menangani percakapan ini dengan mudah.
Sampaikan Selain Perasaan Negatif
Mendapatkan pekerjaan yang ceroboh bisa membuat orang yang paling tenang merasa jengkel, dan bisa dimengerti. Mungkin Anda sudah kebanjiran dan ini akan membuat Anda kembali beberapa jam ekstra. Mungkin mereka seorang kontraktor dan Anda membayar mereka banyak uang yang sekarang sia-sia. Atau mungkin Anda telah meminta mereka berkali-kali untuk mengikuti petunjuk yang ada di depan mereka, tetapi tidak berhasil.
Terlepas dari seberapa marahnya Anda, sangat penting untuk membiarkan emosi Anda tenang sebelum berhadapan dengan orang tersebut. Berjalan-jalanlah, buat konsep email ventilasi yang tidak Anda kirim, bahkan mungkin menunggu satu atau dua hari - apa pun yang sesuai untuk Anda.
"Jika itu kemarahan, jika itu frustrasi, singkirkan itu, " kata pelatih karier Muse, Steven Davis. Anda ingin tampil sebagai profesional yang tenang, keren, dan terkumpul seperti Anda. Dan menghancurkan pintu orang itu tidak hanya akan berdampak buruk pada Anda - itu akan dengan mudah mematikan mereka dari mendengarkan Anda dan menanggapi umpan balik Anda dengan serius.
Jangan Menganggap Niat Buruk
Mungkin saja orang ini tidak tahu bagaimana tindakan mereka memengaruhi Anda. Beri mereka keuntungan dari keraguan bahwa mereka tidak secara aktif berusaha mengganggu atau melemahkan Anda.
Mungkin mereka terganggu oleh sesuatu yang terjadi di luar kantor atau dalam kehidupan pribadi mereka. Atau "mungkin tugas-tugas yang diberikan orang itu untuk dilakukan terlalu jauh melampaui kemampuan mereka, " kata Davis. Atau mereka bisa menjadi malas karena mereka kehilangan motivasi, apakah karena mereka tidak bahagia dalam pekerjaan mereka, di bawah tekanan dari seseorang yang lebih tinggi, atau tidak tertarik pada pekerjaan itu sendiri.
Atau mungkin orang ini tahu mereka sedang mengacau, tetapi memilih untuk bergerak maju untuk menutupi jejak mereka. "Kadang-kadang mereka tidak ingin tampil tidak memadai meskipun jumlah pekerjaan yang mereka berikan sebenarnya terlalu banyak, " saran Wasserman.
Pertimbangkan apakah semua ini bisa menjadi penyebabnya sebelum Anda mengambil kesimpulan sendiri (seperti itu mereka tidak peduli betapa sulitnya mereka membuat sesuatu untuk Anda). "Ingatlah untuk mulai dengan kepercayaan, " kata Wasserman. Satu-satunya cara Anda akan tahu apa yang sebenarnya terjadi adalah melakukan percakapan yang sopan dan produktif.
Mengatasinya Dini (dan Secara Pribadi)
“Lebih baik untuk mengatasi secepat mungkin sehingga pekerjaan di masa depan tidak akan terpengaruh, dan karyawan dapat mulai membaik, ” jelas Wasserman.
Mengatasinya lebih awal daripada lebih lambat juga memungkinkan Anda melakukan obrolan yang lebih informal dibandingkan dengan diskusi yang serius dan berkepanjangan. Pertama kali itu terjadi, Davis menjelaskan, Anda mungkin hanya memeriksa untuk melihat apakah mereka mengetahui apa yang telah mereka lakukan - mungkin kesalahan ejaan atau spreadsheet yang tidak diformat benar-benar sebuah kesalahan, dan mereka akan memperbaikinya sendiri di masa depan. Tetapi "jika tidak, dua kali terlalu banyak, " katanya. Setelah jelas ini bukan kebetulan satu kali tetapi masalah kinerja yang lebih besar, Anda kemungkinan besar akan ingin menarik mereka ke samping untuk membicarakannya.
Renungkan Sejarah Orang itu
Dalam persiapan untuk duduk Anda, itu penting untuk mengumpulkan beberapa konteks.
Pikirkan tentang kinerja masa lalu karyawan ini. Apakah mereka biasanya mengirimkan karya terbaik, atau pernahkah ini terjadi sebelumnya (dan berapa kali)? Apakah ini merupakan penurunan kualitas yang lambat, atau apakah ini sepenuhnya 180 dari apa yang biasanya mereka ubah? Bagaimana Anda mengatasi satu kekacauan besar akan membutuhkan pendekatan yang jauh berbeda dari bagaimana Anda mengatasi seseorang yang telah mengecewakan selama beberapa waktu.
Juga, apakah ada tren yang dapat Anda tarik dalam hal jenis pekerjaan yang tampaknya mereka perjuangkan, atau apakah itu cukup konsisten terlepas dari tugasnya?
"Kinerja benar-benar adalah kombinasi dari kemampuan seseorang dan bagaimana mereka termotivasi, " jelas Davis. Jadi data historis dapat menjadi indikator yang baik apakah kemampuan atau motivasi mereka (atau sesuatu yang lain) yang menahan mereka.
Akhirnya, apa kepribadian orang ini? Apakah mereka biasanya terbuka terhadap kritik yang membangun, atau apakah mereka cenderung bersikap defensif ketika disingkirkan? Mengetahui bagaimana mereka sebelumnya menangani umpan balik akan membantu Anda memutuskan strategi Anda. “Identifikasi DNA orang tersebut. Begitulah cara Anda memengaruhi orang. Karena apa yang berhasil pada Steven tidak mungkin akan bekerja pada Alyse, ”kata Davis.
Pertimbangkan Peran Anda Sendiri
Jika Anda bos orang ini, adalah tugas Anda untuk mendukung dan membimbing mereka menuju kesuksesan - jadi jika mereka berjuang, tanyakan pada diri sendiri apakah ada sesuatu yang bisa Anda lakukan secara berbeda juga. Memilah-milah kemungkinan membantu Anda menyingkirkan apakah itu masalah Anda , masalah mereka , atau keduanya (hasil yang paling umum, sayangnya).
Misalnya, Anda bisa memiliki harapan tinggi yang tidak disadari oleh tim Anda. "Beberapa profesional mungkin perfeksionis atau memaksakan standar pribadi mereka sendiri pada pekerjaan orang lain dan menganggap pekerjaan menjadi ceroboh meskipun itu mungkin tidak benar-benar terjadi, " kata Wasserman. Jadi, sementara sesuatu terlihat tidak dipoles untuk Anda, hal itu bisa terlihat di mata karyawan Anda.
Secara keseluruhan, kata Davis, sangat penting bagi semua orang untuk memahami apa harapan Anda. Jika orang ini berkinerja buruk karena arah Anda tidak jelas, Anda harus mengulangi apa yang Anda cari dari mereka. Jika alasan mereka mengalami kesulitan lebih karena kurangnya dukungan atau keterampilan untuk melakukan pekerjaan itu, maka harapan dan tingkat bimbingan Anda mungkin perlu disesuaikan untuk tugas di masa depan.
Ajukan Pertanyaan Bijaksana
Ketika Anda bertemu, Anda akan ingin menyelidiki sedikit untuk sampai ke dasar situasi - apa yang terjadi, apa yang mereka pahami tentang kinerja mereka, mengapa mereka membuat keputusan yang mereka ambil, dan apa harapan mereka untuk proyek.
“Saya akan mulai hanya dengan bertanya bagaimana perasaan karyawan tentang kemajuan mereka dan pekerjaan mereka” untuk membuat bola bergulir, kata Wasserman. Dengan membiarkan mereka memimpin pembicaraan, dia menjelaskan, mereka mungkin juga sampai pada kesimpulan mereka sendiri bahwa ada sesuatu yang tidak beres.
Misalnya, Anda dapat mengatakan:
Atau,
Sebenarnya memperhatikan dan menunjukkan minat pada apa yang orang itu katakan kepada Anda dalam menanggapi pertanyaan-pertanyaan ini. “Mungkin mereka membutuhkan sumber daya lain, orang lain untuk membantu mereka. Mereka mungkin merasa seperti mereka diabaikan, atau mereka tidak memiliki dukungan, ”kata Davis. Dengan menunjukkan bahwa Anda menganggap serius jawaban mereka, mereka cenderung merasa lebih nyaman membuka diri dan menerima umpan balik - sekarang dan nanti.
Berikan Contoh (Tapi Hindari Menuduh)
Mungkin mereka benar-benar tidak punya jawaban mengapa pekerjaan mereka tidak memenuhi harapan, atau tidak melihat ada masalah dengan pekerjaan yang mereka lakukan.
Dalam hal ini, Anda harus memasukkan “contoh-contoh relevan yang bisa Anda tunjukkan alih-alih kabur, ” kata Wasserman. Apa sebenarnya yang salah dengan apa yang telah mereka lakukan, dan seperti apa sebenarnya yang seharusnya terlihat? Dan mengapa itu terlihat seperti itu?
Jika apa yang mereka lakukan berdampak pada orang lain (selain Anda), Anda pasti ingin menyebutkannya - meski dengan hati-hati - juga. “Kadang-kadang setelah mengatasi kecerobohan, pekerja mungkin tidak menyadari pentingnya atau parahnya kesalahan mereka. Tanpa menuduh Anda bisa menunjukkan kepada pekerja bagaimana jenis pekerjaan yang buruk ini memengaruhi orang lain di perusahaan dan citra perusahaan secara keseluruhan, ”jelas Wasserman. Untuk melakukan ini secara efektif, Anda harus menghindari menggunakan "bahasa yang agresif, menuduh, atau awalnya menyalahkan langsung" tambahnya. Daripada mengatakan, "Anda mengacaukan, " Anda akan ingin menjelaskan, "Begini caranya menciptakan."
(Juga, jangan benar-benar mengatakan bahwa pekerjaan mereka “ceroboh” - kata itu sendiri dapat ditafsirkan secara negatif di sisi penerima, terutama jika orang tersebut tidak menganggap hasil mereka sebagai hasil dari kemalasan atau kecerobohan.)
Terakhir, ingatkan mereka bahwa Anda peduli dengan pertumbuhan dan kesuksesan mereka. Anda tahu orang ini mungkin ingin maju dalam peran mereka - jadi buatlah jelas bahwa perubahan Anda akan membantu mewujudkannya.
Mari kita mempraktikkan semua ini. Katakanlah bahwa laporan langsung Anda terus berputar dalam dokumen yang tampak terburu-buru, menyebabkan Anda harus mengulanginya sebelum mengirimkannya ke klien. Anda bisa mengatakan yang berikut:
Mungkin saja memiliki pembicaraan ini sudah cukup untuk membuat orang itu kembali ke jalurnya - tendangan di pantat dapat melakukan keajaiban bagi seseorang yang meluncur. Tetapi bahkan jika itu mengharuskan Anda untuk memperbaiki beberapa cara Anda berkolaborasi, Anda berdua akan menjadi lebih kuat.
Mengawasi Kemajuan Mereka
Wasserman menekankan bahwa bahkan setelah Anda mengobrol dan membuat rencana, Anda harus melacak kemajuan mereka dan memeriksa dari waktu ke waktu - memberikan umpan balik, menyesuaikan kembali strategi Anda, dan menawarkan solusi. Lebih penting lagi, jika kecerobohan mereka berlanjut, Anda harus memperjelas ada konsekuensi atas tindakan mereka - apakah itu dimasukkan dalam rencana peningkatan kinerja atau dilepaskan.
Tetapi beri mereka kesempatan untuk membuktikan diri mereka juga. Jika mereka segera mulai menunjukkan peningkatan dalam skala kecil, akui itu. Pujian dan penguatan positif hanya akan mendorong orang itu untuk terus bekerja dengan baik - membuat pekerjaan Anda jauh lebih mudah.
