Apakah tempat kerja Anda terasa sedikit seperti Kongres belakangan ini? Apakah semua orang bekerja untuk timnya sendiri dan bukan untuk perbaikan kolektif perusahaan? Apakah Anda mengalami kesulitan menjangkau melintasi lorong untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik - atau sama sekali?
Meskipun karyawan nirlaba disatukan oleh misi organisasi mereka, saya menemukan bahwa masalah ini menjangkiti organisasi nirlaba sebanyak yang mereka lakukan pada semua jenis perusahaan lain. Meskipun kita mungkin memiliki satu hasil akhir dalam pikiran, kita dengan mudah dibagi oleh fungsi kita dan bagaimana kita memenuhi misi itu.
Bentrokan paling sering di dunia nirlaba adalah antara staf program dan staf penggalangan dana. Karyawan program sering menuduh penggalangan dana berfokus pada uang di atas misi, salah menggambarkan pekerjaan organisasi, atau mengeksploitasi klien. Di sisi lain, penggalang dana merasa frustrasi ketika staf program tidak memasukkan mereka dalam perkembangan penting, sehingga menyulitkan mereka untuk mengumpulkan uang yang diperlukan agar program berfungsi. Tambahkan fakta bahwa organisasi nirlaba selalu kekurangan staf, dan Anda memiliki staf yang tertekan dan kewalahan - yang dapat mengarah pada perilaku cepat dan penggalangan dana serta pengembangan program yang tidak efektif.
Apakah Anda juga bagian dari organisasi nirlaba atau perusahaan Anda hanya dibagi menjadi silo yang tidak terlihat yang tidak terlihat bagus, berikut adalah beberapa tips terbaik saya untuk mengubur kapak bersama rekan kerja Anda dan mencari cara berkomunikasi lebih baik.
1. Jelaskan Peran Anda
Ini kelihatannya mendasar, tetapi kemungkinan akar dari banyak masalah Anda. Dalam situasi saya, sebagai penggalangan dana, saya berharap bahwa semua staf - terlepas dari peran mereka yang ditunjuk - akan berpartisipasi dalam penggalangan dana pada tingkat tertentu. Namun, jika mereka tidak pernah melakukan itu dalam peran sebelumnya atau tidak sepenuhnya mengerti mengapa saya mengajukan permintaan, saya akan sering menghadapi beberapa perlawanan. Untuk memperhalus, saya menjelaskan apa yang saya butuhkan dan mengapa saya membutuhkannya. Kalau tidak, untuk orang-orang yang tidak memiliki banyak pengalaman dengan fungsi saya, sepertinya saya meminta mereka untuk melakukan pekerjaan saya untuk saya.
Juga, sering kali membantu untuk menyatakan dengan jelas bagaimana peran Anda dapat membantu mereka sebagai balasannya. Misalnya, sebagai seseorang yang secara teratur berkomunikasi dengan penyandang dana, saya menjelaskan apa yang dilakukan organisasi saya dan bagaimana kami melakukannya setiap hari. Saya juga bertemu dengan yayasan yang mendukung beberapa organisasi nirlaba di bidang kami dan memiliki rasa praktik terbaik. Ini membuat saya menjadi peserta yang sempurna dalam setiap rapat perencanaan program, terutama jika pemimpin khawatir tentang apakah suatu program baru dapat didanai atau tidak.
Setelah rekan kerja Anda tahu persis apa yang Anda butuhkan dari mereka untuk memenuhi peran Anda dan bagaimana Anda dapat membantu mereka sebagai balasannya, Anda akan menemukan bahwa komunikasi dan kolaborasi menjadi lebih mudah.
2. Menghadiri Pertemuan Pihak Lain
Jujur saja, masalah komunikasi terbesar di banyak organisasi sering kali kita tidak benar-benar berkomunikasi satu sama lain! Sekarang, saya tahu bahwa tidak ada yang membutuhkan acara lain di kalender, tetapi jika Anda telah melihat gangguan dalam kolaborasi atau komunikasi antar departemen, mungkin sudah waktunya untuk mampir di pertemuan reguler pihak lain. Dengan begitu, mereka tidak harus membuat catatan, mengetik, dan mengirimkannya kepada Anda (yang mungkin tidak akan pernah Anda baca). Sebaliknya, dengan hadir, Anda dapat menafsirkan informasi dengan segera.
Saya suka meminta kolega saya duduk di pertemuan penggalangan dana - mereka sering memiliki ide-ide bagus atau umpan balik tentang masalah yang dihadapi departemen saya. Kadang-kadang agenda sesederhana pembaruan program, tetapi kadang-kadang, seseorang dari departemen lain akan menyarankan cara yang sama sekali baru untuk memikirkan suatu proyek - yang juga berarti cara baru untuk penggalangan dana untuknya.
Pertemuan ini juga memungkinkan Anda untuk lebih memahami tantangan kolega Anda. Jika Anda pikir mereka konyol untuk memburu Anda karena informasi tertentu atau malas karena tidak menyikapi apa yang Anda pikir adalah ide bintang, itu mungkin berubah ketika Anda mulai memahami seluruh strategi mereka atau ketika Anda menemukan berapa banyak pekerjaan yang masuk ke salah satu dari mereka. proyek.
3. Perencanaan adalah Kekuatan
Di organisasi saya, gesekan paling banyak antara staf muncul karena jadwal dan harapan. Karyawan penggalangan dana bertugas mengelola proposal dan melaporkan tenggat waktu ke yayasan, dan kadang-kadang tenggat waktu itu memerlukan waktu penyelesaian yang cukup konyol.
Jika karyawan program terperangkap dalam tenggat waktu untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang diperlukan, mereka dapat - dapat dimengerti - menjadi frustrasi dan stres. Dan kadang-kadang, karena kerumitan data dan informasi yang dibutuhkan, mungkin tidak mungkin untuk memutarnya dalam kerangka waktu itu. Jika itu masalahnya, staf penggalangan dana dapat bernegosiasi dan menetapkan harapan yang berbeda dengan pemberi dana, tetapi mereka juga membutuhkan waktu untuk melakukan itu - artinya staf pemrograman tidak dapat menunggu sampai menit terakhir untuk meminta perpanjangan.
Bergantung pada organisasi Anda, sesuatu yang sederhana seperti mengatur kalender bersama dapat membantu Anda berkomunikasi tenggat waktu internal dan eksternal. Ini juga bukan ide yang buruk untuk mengatasi masalah apa pun ketika mereka muncul, seperti ketika surat konfirmasi hibah tiba, sehingga staf penggalangan dana memiliki lebih banyak waktu untuk bernegosiasi atau seluruh tim dapat bekerja sama untuk membuat rencana B.
Seperti halnya email, ponsel, dan internet telah membantu kami tetap berhubungan, komunikasi yang efektif tetap menjadi tantangan bagi setiap tempat kerja. Pada akhirnya, ingatlah bahwa Anda semua terlibat bersama dan bahwa kesuksesan Anda bergantung pada semua orang yang melakukan pekerjaannya dengan baik. (Dan jika semuanya gagal, dengarkan Otis dan coba sedikit kelembutan.)
