Ketika datang ke email, saya cenderung cukup bertele-tele.
Saya hidup dengan rasa takut yang kuat untuk merasa terlalu langsung atau dingin, dan ada sesuatu tentang semua kata-kata ekstra, keramahan, dan tanda seru (yang memalukan) yang membuat saya terdengar sedikit lebih hangat dan ramah.
Tetapi, inilah masalahnya: Saya pada akhirnya membuang-buang waktu saya sendiri - bersamaan dengan waktu orang tersebut membaca pesan saya.
Tidak ada yang ingin menghabiskan energi mental mereka yang berharga mengarungi bulu-bulu untuk mencapai titik Anda. Jadi, jika Anda memiliki titik lemah di hati Anda untuk obrolan ringan dan bahasa berbunga-bunga seperti saya, bagaimana Anda bisa mengatur pesan Anda sendiri ke hal-hal yang benar-benar penting?
Berikut adalah empat tips yang dapat ditindaklanjuti yang telah membantu saya:
1. Potong Kata dan Frasa Pengisi
Kemungkinan besar bahwa Anda menaburkan frasa pengisi ke dalam email Anda.
Tidak percaya padaku Ketikkan email ke kolega dan lihat berapa kali Anda memasukkan kata-kata “Saya pikir.” Meskipun itu membantu melembutkan bahasa Anda, itu sama sekali tidak perlu. Diasumsikan bahwa ini adalah apa yang Anda pikirkan, karena kaulah yang menulis pesan.
Aturan yang sama berlaku untuk kata seperti "adil." Kita semua membumbui di sana-sini. Tapi, dalam banyak kasus, itu bisa dipotong sepenuhnya.
Ketika harus menyaring semua kekacauan lain yang bisa disembunyikan, ada satu lagi tip dari mantan instruktur jurnalisme saya yang masih melekat pada saya: Cari di mana Anda memasukkan koma. Sering kali, mereka mengikuti kualifikasi yang dapat Anda hapus. Anda tahu, hal-hal seperti "Tak perlu dikatakan, " "Namun, " "Memang, " atau bahkan "Anda tahu" yang saya gunakan untuk memulai kalimat ini.
2. Gunakan Poin Bullet
Termasuk konteks yang diperlukan adalah satu hal. Tapi, terutama di email, tergoda untuk berlebihan dan isi pesan Anda penuh dengan segala macam detail yang tidak relevan.
Inilah sebabnya mengapa menggunakan poin-poin ini bisa sangat membantu - mereka memaksa Anda untuk jauh lebih ringkas dan langsung dengan tulisan Anda. Tantang diri Anda untuk mengidentifikasi apakah ada paragraf yang akan lebih baik diubah menjadi daftar singkat.
Meskipun Anda tidak ingin seluruh email Anda menjadi daftar poin yang tampaknya tidak ada habisnya, memecah beberapa bagian teks yang lebih besar dapat membantu membuat catatan Anda lebih pendek (dan jauh lebih teratur).
3. Rujuk Orang ke Dokumen yang Relevan
Kadang-kadang, informasi yang dengan susah payah Anda coba masukkan ke email Anda telah direkam di tempat lain - baik itu di dokumen, presentasi, situs web, atau yang lainnya sama sekali.
Anda tidak perlu menemukan kembali roda. Jadi, jika Anda dapat menggali sumber daya tambahan yang sudah membagikan semua informasi yang perlu diketahui itu, rujuk penerima Anda untuk itu - alih-alih mencoba merangkumnya.
4. Lewati Obrolan Ringan
Jika Anda seperti saya, Anda melihat tip ini dan berpikir Apakah Anda bercanda? Melewatkan basa-basi itu pasti akan mengubahku menjadi monster kantor!
Saya tahu dari mana Anda berasal - mem-pre-kan setiap pesan saya dengan pertanyaan yang ramah sepertinya adalah hal yang sopan untuk dilakukan. Tapi, lebih sering daripada tidak, itu benar-benar tidak dijawab. Itu adalah bagian yang sama sekali tidak perlu yang kebanyakan orang hanya singkirkan.
Jangan ragu untuk tetap cepat dan menyenangkan "Saya harap Anda baik-baik saja!" Namun, mungkin lebih baik menekan tombol backspace pada apa pun selain itu.
Trik ini Beraksi
Ingin bukti bahwa tips ini benar-benar berfungsi? Lihatlah contoh-contoh di bawah ini untuk melihat bagaimana email kedua mendapatkan titik yang sama dengan yang pertama - dengan kata-kata yang jauh lebih sedikit.
- Angka penjualan kuartal ini turun. Bagaimana kita bisa menyajikannya dengan cara yang tidak terlalu negatif?
- Presentasi mungkin lebih kuat jika kami membalik urutan. Apa yang kamu pikirkan?
Email pertama itu adalah 198 kata. Kedua? Ini adalah 93 kata yang ringkas dan ringkas - artinya pesan pertama lebih dari dua kali panjangnya.
Diperingatkan bahwa beberapa pesan akan lebih mudah diterapkan taktik ini daripada yang lain. Dan, Anda mungkin tidak akan bisa mengiris setiap yang Anda tulis menjadi dua.
Tapi jangan biarkan itu membuat Anda kecil hati. Sebaliknya, ingatlah bahwa tindakan semata-mata untuk mencoba menjadi lebih efisien dan efektif dalam komunikasi tertulis Anda adalah yang paling penting. Selama itu adalah sesuatu yang terus Anda sadari, email Anda pasti akan terus membaik.
