Aku suka musim panas. Tentu, kadang-kadang bisa sangat panas, dan sulit untuk menemukan pakaian yang sesuai dengan pekerjaan, tetapi jika Anda beruntung, ini adalah waktu untuk liburan.
Namun, selama beberapa tahun terakhir, saya perhatikan bahwa liburan tidak lagi sekadar kesempatan untuk melepas lelah: Mereka juga sudah mulai identik dengan stres. Stres terkait-email, tepatnya: Orang-orang tampaknya merasa kewalahan oleh gagasan ditambatkan ke email mereka, tidak memiliki akses yang cukup ke sana, atau kembali ke kotak masuk yang penuh sesak.
Baiklah, ambillah dari saya: Dengan sedikit persiapan dan batasan yang jelas, Anda akan dapat fokus untuk bersantai di tepi kolam renang bersama mojito Anda - bebas laptop - dalam waktu singkat.
Sebelum kamu pergi
Sama seperti Anda merapikan tempat tidur, mengosongkan lemari es, dan membuang sampah sebelum pergi berlibur, membersihkan kotak masuk Anda sebelum pergi membuat kembali menjadi jauh lebih mudah. Jadi, beberapa minggu sebelum berangkat dalam perjalanan Anda, sisihkan beberapa jam untuk melakukan sedikit pembersihan kotak masuk musim semi untuk dipersiapkan (anggap saja seperti tan dasar, kecuali lebih baik untuk Anda dan jauh lebih mudah dilakukan dari sofa Anda).
Anda juga ingin mempersiapkan tim dan klien Anda 10-15 hari sebelum Anda pergi. Kirimi mereka email yang mengingatkan mereka tentang tanggal tandang Anda, berikan titik kontak sekunder untuk area berbeda yang menjadi tanggung jawab Anda (yaitu, membiarkan mereka tahu untuk tidak mengirimi Anda email!), Dan meminta mereka menunda apa pun yang tidak mendesak sementara kamu pergi. Pastikan untuk meminta mereka mengirimi Anda pekerjaan atau jawaban apa pun sebelum tanggal keberangkatan Anda 4-5 hari sebelum perjalanan Anda sehingga punya waktu untuk kembali kepada mereka.
Saya juga merekomendasikan untuk mengatakan bahwa Anda tidak akan sering memeriksa email, tetapi untuk menempatkan "URGENT" di baris subjek jika sesuatu benar-benar tidak bisa menunggu sampai Anda kembali. Dengan mengutamakan tim Anda untuk meminta apa yang mereka butuhkan sebelum Anda pergi dan meminta mereka untuk menunda menghubungi Anda sampai Anda kembali, Anda akan secara drastis mengurangi keseluruhan beban email Anda.
Akhirnya, pastikan untuk memasang auto-responder email sebelum berangkat. Beberapa orang pergi ke ekstrim dan sepenuhnya menutup email mereka saat mereka pergi, tetapi saya tidak akan merekomendasikan pergi rute itu kecuali Anda dan tempat kerja Anda dapat mendukungnya. Pesan tandang yang mengatakan, "Saya di luar kantor dan tidak memeriksa email sampai 15 Agustus - silakan hubungi si-dan-jadi jika Anda butuh bantuan" sudah cukup.
Kiat pro: Tambahkan 1-2 hari ke tanggal pengembalian Anda di penjawab otomatis untuk mengulur waktu sebelum orang-orang mulai membombardir Anda dengan email lagi.
Saat Anda Pergi
Sekarang, di sinilah kepribadian Anda merupakan faktor besar, jadi saya telah membagi saran saya untuk dua ekstrem:
Untuk Take-a-Total-Break-From-Your-Screeners
Jika pikiran tidak memeriksa email Anda selama dua minggu menimbulkan perasaan takut, bukannya gembira, Anda mungkin lebih seperti saya, jadi lewati ke bagian berikutnya. Jika itu sama sekali tidak mirip dengan Anda, inilah yang saya rekomendasikan: Tukarkan liburan satu hari lebih sedikit untuk istirahat total dari email.
Saya tahu banyak dari Anda akan membenci ide itu, tetapi bersabarlah. Entah Anda memiliki pekerjaan di mana Anda dapat mengejar ketinggalan begitu Anda kembali, atau tidak. Jika Anda tahu bahwa Anda termasuk dalam kelompok yang terakhir, terbang pulang pada hari Sabtu dan mengejar ketinggalan pada hari Minggu sebelum kembali bekerja adalah strategi yang sangat sukses bagi banyak teman saya yang bukan pecandu email.
Untuk Jujur-untuk-Kebaikan-Email-Pecandu
Untuk pecandu email (seperti saya), saya sarankan untuk memeriksa kotak masuk Anda setiap 1-2 hari dari telepon pintar dan berfokus untuk menyelesaikan masalah . Dua hal itu adalah kunci:
1. Gunakan smartphone: Mengapa? Jauh lebih sulit untuk tersedot ke inbox Anda melalui telepon - Anda tidak bisa benar-benar menulis email panjang atau mencari sesuatu. Tetapi, jika sesuatu yang penting muncul, Anda akan melihatnya.
2. Berfokuslah untuk membereskan segala sesuatunya: Sangat penting bagi Anda untuk menahan keinginan untuk menjawab email yang tidak mendesak, tidak peduli seberapa cepat dan mudahnya, karena itu akan memberi sinyal kepada penerima bahwa Anda tersedia dan menjawab email. Begitu orang-orang menerima segala jenis email dari Anda, mereka pikir Anda tersedia, dan Anda bersulang.
Namun, Anda memiliki izin untuk melakukan hal berikut: Jawab email bertanda "URGENT" (mudah-mudahan Anda tidak akan memilikinya), hapus email yang tidak perlu atau ingin Anda baca, dan baca dan arsipkan email informasi. (Email yang dikirim ke grup, di mana Anda tidak secara khusus dipanggil, termasuk dalam keranjang baca dan arsip.) Apa yang akan tersisa setelah Anda kembali adalah email yang membutuhkan perhatian dan tanggapan Anda, tetapi tidak begitu mendesak sehingga Anda perlu menjawabnya sebelum kembali.
Pada liburan selama seminggu terakhir saya, strategi ini menghasilkan saya memiliki 90 email untuk ditangani setelah saya kembali (bukan 380 penuh yang datang selama perjalanan saya). Butuh 15-30 menit sehari. Bagi saya, itu benar-benar layak, dan itu memberi saya ketenangan pikiran yang saya butuhkan untuk benar-benar bersantai ketika berlibur.
Saat kamu kembali
Terlepas dari metode yang Anda pilih saat Anda pergi, beberapa hari pertama Anda kembali mungkin masih perlu sedikit mengejar ketinggalan. Beri diri Anda dua hari kerja penuh untuk bangun dan berjalan, dan menghindari tenggat waktu atau pertemuan besar selama waktu itu. Saya biasanya memblokir 2-3 jam sehari selama dua hari pertama kembali untuk berurusan dengan inbox saya dan mengejar ketinggalan umum dengan tim saya. Pastikan untuk minum kopi dengan manajer Anda untuk bertanya tentang perubahan dalam prioritas atau jadwal atau proyek baru yang telah dimulai. Jika Anda mengelola orang lain, atur waktu dengan mereka untuk melihat bagaimana keadaan saat Anda keluar.
Dengan sedikit persiapan, sedikit kesadaran diri, dan beberapa waktu ketika Anda kembali, Anda dapat memastikan Anda mendapatkan istirahat dan relaksasi yang Anda butuhkan selama liburan berikutnya.
