Cara menemukan email yang Anda cari

Ketika volume email yang kami kirim dan terima bertambah, muncullah masalah baru: menemukan pesan khusus - atau informasi spesifik - dalam arsip Anda yang luas.

Untungnya, dengan beberapa penekanan tombol yang telah direncanakan dan beberapa pengetahuan pencarian lanjutan, Anda dapat mengambil informasi yang Anda butuhkan dari email Anda dengan lebih mudah dari sebelumnya.

Trik 1: Tulis Sekarang untuk Menemukan Nanti

Salah satu hal # 1 yang saya lakukan sebelum mengirim email adalah membacanya untuk dapat ditelusuri. Saya berpikir tentang apa yang akan saya cari untuk menemukan email ini di kemudian hari dan memastikan kata-kata itu ada di email.

Dalam kebanyakan kasus, saya tidak mengubah apa pun, tetapi sesekali saya mendapati bahwa saya telah mengetik "kemitraan yang kita bahas pagi ini" alih-alih "kemitraan Mashable yang kita bahas pagi ini" atau "Catatan dari pertemuan dengan Jack "alih-alih" Catatan dari pertemuan dengan Jack Smith dari Amazon. "Saat mencari utas ini di masa mendatang, saya tahu saya akan mencari" Mashable "atau" Jack Smith Amazon, "dan tanpa perbaikan cepat itu, saya tidak akan telah menemukan sesuatu.

Trik 2: Gunakan Label dan Folder

Jika Anda adalah pengguna Gmail, Anda dapat menggunakan label - atau Anda dapat memilih untuk hanya mengarsipkan semuanya menjadi satu samudera email yang besar. Saya menemukan bahwa alasan terbaik untuk mempertimbangkan menggunakan label adalah pencarian.

Sebagai contoh: Rekan pendiri saya Kathryn dan saya sering mengirim email tentang kota Chicago. Beberapa email terkait dengan ekspansi penjualan kami ke kota, dan yang lainnya sama sekali tidak terkait (seperti konferensi yang terjadi di sana, atau kandidat yang berbasis di sana). Mampu mencari "Kathryn Chicago" dalam label "Penjualan" akan membantu saya menemukan apa yang saya cari jauh lebih cepat daripada mencari semua email saya untuk pertanyaan yang sama.

Hal yang sama berlaku untuk folder di klien email lain seperti Outlook. Mampu mencari dalam set email yang lebih terbatas membuatnya lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda cari.

Trik 3: Ketahui Perintah Pencarian Email Anda

Akhirnya, ketahuilah opsi pencarian Anda. Perbedaan antara mencari email yang menyertakan "Kathryn" di mana saja di badan dibandingkan dengan email yang dikirim oleh Kathryn, dikirim ke Kathryn, atau dengan "Kathryn" di baris subjek cukup signifikan. Untuk Gmail, ini adalah perintah pencarian teratas yang perlu diketahui:

Untuk mencari email ke atau dari orang tertentu: ke: XYZ dan dari: XYZ
Kiat pro: Untuk kedua perintah ini, Anda dapat memilih antara alamat email, nama depan, atau nama belakang, misalnya, dari: [email protected], dari: jane, from: smith. Jika seseorang memiliki beberapa alamat email, memasukkan nama depan atau belakangnya akan memunculkan hasil dari semuanya.
Untuk mencari email dengan kata-kata spesifik di baris subjek: subjek: XYZ
Kiat pro: Jika Anda ingin mencari frasa, pastikan untuk menuliskannya dalam tanda kutip. Subjek: NYC travel akan mencari email dengan "NYC" di baris subjek dan "travel" di suatu tempat di tubuh - Anda memerlukan subjek: "NYC travel" sebagai gantinya.
Untuk mencari email dengan lampiran: memiliki: lampiran.
Kiat pro: Anda juga dapat mencari jenis file tertentu menggunakan nama file: doc, nama file: ppt, dan sebagainya.
Untuk mencari email dengan label tertentu: label: XYZ
Kiat pro: Jika Anda mengklik label di Gmail, itu sudah akan menambahkannya ke bilah pencarian, sehingga Anda dapat menggunakannya sebagai titik awal untuk pencarian Anda.
Untuk mempersempit pencarian ke email yang dibaca atau belum dibaca: adalah: belum dibaca atau sedang: dibaca