Ketika berbicara tentang email, saya pikir ada satu kesimpulan yang bisa kita sepakati bersama: Anda ingin orang-orang merespons. Kalau tidak, mengapa Anda menginvestasikan waktu untuk menulisnya?
"Yah, tentu, " Anda bergumam di layar komputer Anda sekarang, sambil menggelengkan kepala, "Tapi, itu cara yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan."
Saya mengerti. Mengilhami orang untuk benar-benar menekan tombol "balas" itu merupakan tantangan - terutama ketika penerima itu penting, laris, dan sangat sibuk. Ketika Anda tahu Anda hanya menambahkan satu lagi catatan ke kotak masuk yang sudah diisi dengan insang, mudah untuk pasrah dengan kenyataan bahwa pesan Anda hanya akan mengumpulkan debu.
Bagaimana jika bukan itu masalahnya? Bagaimana jika ada sesuatu yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan peluang Anda untuk menerima respons? Berita bagus: ada.
Jadi, Apa Trik Email Bermanfaat Ini?
Saya baru-baru ini membaca artikel ini, diterbitkan di LinkedIn oleh penulis dan pakar komunikasi, Zak Slayback.
Di dalam pos, ia menyebutkan beberapa saran yang berguna ketika mengirim email kepada orang-orang yang sibuk. Tapi, yang paling menonjol adalah ini: Jangan menyebalkan .
Penting untuk diingat bahwa orang yang sibuk, ya, sibuk. Jadi, jika pesan Anda sepertinya akan membutuhkan banyak usaha dan lemak siku untuk merespons, mungkin akan dibiarkan nanti (dan kemudian mungkin terlupakan untuk selamanya).
Bagaimana Anda dapat menunjukkan bahwa sebenarnya lebih mudah untuk membalas email Anda segera daripada menyimpannya di lain waktu? Dengan secara eksplisit (hampir menyakitkan) jelas dengan permintaan Anda.
Tunggu sebentar … Saya Sudah Membuat Permintaan Khusus
Sekarang bagian di mana Anda menjadi defensif. "Hei, aku sudah lulus Email 101!" Katamu sekarang, "Duh, aku sudah memasukkan pertanyaan yang jelas di dalam pesan-pesanku."
Mudah untuk berpikir seperti itu. Tapi, saya berani bertaruh bahwa Anda tidak spesifik seperti yang Anda pikirkan. Peringatan spoiler: Hal-hal seperti "pilih otakmu, " "akan menyukai umpan balik Anda, " atau "mari terhubung" tidak merupakan permintaan yang jelas.
"Mereka hanya memberi isyarat, 'Mengisap Waktu!' kepada Orang Sangat Sibuk tetapi terlihat jelas meminta kepada pengirim, "Slayback menjelaskan, " Si pengirim kemudian menjadi bingung atau tersinggung ketika Orang Sangat Sibuk itu tidak merespons. "
Jadi, rahasia untuk berhasil dalam mendapatkan balasan tidak hanya membuat permintaan Anda jelas, tetapi juga membuatnya sangat mudah untuk diatasi. Mari kita lihat contoh untuk menggambarkan perbedaan ini.
Alih-alih mengetik sesuatu seperti:
Anda akan menulis:
Lihat perbedaannya? Penerima yang sangat sibuk itu dapat menjawab pertanyaan kedua itu hanya dengan satu kata jika dia menginginkannya - bukan karena perlu melihat siapa Anda, mengoordinasikan jadwalnya, dan memutuskan apakah Anda pantas atau tidak layak untuk suatu waktu percakapan panjang.
Tapi Bagaimana Dengan Segalanya Yang Ingin Saya Tanyakan?
Saya tahu apa yang Anda pikirkan: Saya memiliki jauh lebih banyak hal yang saya inginkan dari orang itu daripada yang dapat dimiliki oleh satu email sederhana.
Ketika Anda merasa ingin berhubungan dengan seseorang akan sangat mirip mencabut gigi, Anda tergoda untuk berpikir bahwa Anda harus menjejalkan semua yang Anda butuhkan ke dalam satu pesan. Namun, itu sebenarnya pendekatan terburuk.
"Kehidupan Orang yang Sangat Sibuk terus-menerus mengelola persimpangan antara yang mendesak dan yang penting, " Slayback menjelaskan dalam artikel itu, "Email Anda mungkin bukan untuk mereka, jadi Anda harus membuat biaya untuk merespons pada dasarnya nol."
Sederhananya, Anda harus mulai dengan sesuatu yang mudah dan mudah. Setelah mendapat respons, Anda dapat terus membangun momentum itu. Yakinlah, itu tidak perlu terjadi sekaligus.
