Ada banyak frustrasi yang muncul selama hari kerja Anda. Kotak masuk yang meluap, daftar pekerjaan yang panjangnya satu mil, atau rekan kerja yang bersikeras untuk melakukan percakapan telepon pada tingkat desibel yang hanya dapat digambarkan sebagai mengkhawatirkan.
Gangguan lain yang pasti akan menginspirasi Anda untuk mengepalkan rahang dan mengeluarkan erangan kesal? Terjebak dalam kesulitan karena Anda menunggu tanggapan yang diperlukan dari orang lain.
Apakah Anda dengan cemas mengantisipasi persetujuan atasan Anda pada garis besar laporan Anda atau Anda membutuhkan bagian penting dari salah satu kolega Anda untuk menyelesaikan proyek utama Anda, Anda duduk macet - Anda tidak bisa bergerak maju sampai Anda mendapatkan kaki serakah Anda pada apa yang Anda butuhkan.
Bagian terburuk? Tampaknya tidak ada orang yang memiliki perasaan urgensi yang sama - dan tenggat waktu Anda dengan cepat merayap naik.
Saya menemukan diri saya dalam situasi yang tepat ini setiap saat, jadi saya tahu betapa menjengkelkan dan menantangnya duduk dengan malas saat Anda terus melewati hari-hari di kalender Anda. Untungnya, saya telah mengidentifikasi beberapa strategi (tidak, mereka tidak melibatkan mengirim email tindak lanjut yang agresif setiap jam) yang membantu dalam membuat orang lain untuk ikut-ikutan dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan - ketika Anda membutuhkannya.
1. Jadikan Tenggat Anda Sangat Jelas
Anda tidak dapat mengharapkan orang untuk menghormati tenggat waktu Anda jika mereka sama sekali tidak tahu kapan itu. Dan, terserah pada Anda untuk membuat garis waktu Anda jelas secara eksplisit - sesegera mungkin.
Biasanya, saya memasukkan tanggal akhir dalam pesan pertama yang saya kirim tentang suatu proyek. Apakah saya mengirim email kepada editor, kolega, atau sumber untuk sebuah artikel, saya menyelesaikannya dengan menjelaskan ketika saya membutuhkan permintaan itu terpenuhi - kadang-kadang saya ekstra berani dan bahkan bertindak lebih jauh dengan menaruhnya dalam huruf tebal. Dengan begitu, saya dapat yakin bahwa kami berdua beroperasi dengan agenda yang sama dalam pikiran sejak awal.
Tidak, orang-orang masih tidak peduli dengan tenggat waktu saya seperti saya (dan, mengapa mereka harus melakukannya?). Namun, mengetahui dengan tepat kapan saya membutuhkan sesuatu setidaknya membantu mereka untuk menghormati cutoff itu sedikit lebih.
2. Jangan egois
Inilah fakta yang menyedihkan, tetapi benar: Kita semua bisa menjadi egois. Tentu, Anda mengulurkan tangan membantu sesekali keluar dari kebaikan hati Anda. Namun, sering kali sifat manusia mengambil alih dan kami mendekati setiap proyek atau tugas dengan semacam sikap "Apa untungnya bagi saya?"
Kemungkinannya, orang yang Anda tunggu merasakan hal yang sama. Dia tahu kapan Anda membutuhkan ini, tetapi mengapa dia harus peduli? Mengapa ini harus ditabrak daftar tugasnya sendiri?
"Karena itu hal yang sopan dan benar untuk dilakukan!" Kamu berpikir sekarang. Tetapi, ketika tekanan hari kerja menekan Anda, seberapa sering Anda berpikir tentang bagaimana Anda bisa membuat hari orang lain lebih mudah? Tidak terlalu sering - Anda hanya mencoba menjaga kepala Anda di atas air sendiri.
Inilah mengapa penting bagi Anda untuk mengilustrasikan nilai yang diberikan kesempatan ini bagi orang lain itu. Akankah keterlibatannya dalam presentasi besar ini meningkatkan reputasi profesionalnya dan mengesankan atasannya, misalnya?
Terlepas dari hasil yang spesifik, temukan cara untuk menyimpang dari itu, "Aku, aku, aku!" Pendekatan dan sebaliknya biarkan orang itu tahu apa yang dia dapatkan dari kesepakatan.
3. Tindak Lanjut Secara Proaktif
Anda tidak ingin tampak memaksa dan mengirim banyak email tindak lanjut. Jadi, alih-alih, Anda membiarkan tenggat waktu berlalu - karena Anda berpikir bahwa memberikan pembenaran yang diperlukan untuk kembali ke kotak masuk orang itu dengan pengingat yang tidak terlalu lembut.
Tapi, ini masalahnya: Memeriksa tenggat waktu Anda dengan mendesak dan menekankan, “Ah, saya butuh ini kemarin!” Pesan tidak membantu siapa pun. Sekarang Anda berada di belakang jadwal dan Anda telah melewatkan kentang panas yang mendesak itu ke piring orang lain - artinya dia mungkin akan sangat terganggu.
Selalu lebih baik untuk proaktif dengan tenggat waktu Anda dan tindak lanjut terkait Anda. Mungkin Anda perlu memeriksa kemajuan beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu sebelum tanggal akhir Anda tiba, tergantung pada ruang lingkup permintaan Anda. Apa pun yang terjadi, pastikan Anda mengambil kendali dan menyentuh basis secara proaktif (dengan sopan, tentu saja!) Dengan apa yang dibutuhkan. Tetap jernih selalu membantu.
4. Detail Langkah Selanjutnya
Suka atau tidak, sebagian orang akan terus mengabaikan permintaan Anda dan memperlakukan tenggat waktu Anda seperti saran. Ini menjengkelkan, tetapi itu terjadi.
Jika Anda mulai memahami dan masih menunggu apa yang Anda butuhkan, pastikan Anda memasukkan langkah selanjutnya dalam salah satu pesan tindak lanjut Anda. Apa yang akan Anda lakukan jika pada akhirnya Anda tidak mendapatkan yang Anda butuhkan? Apakah Anda akan menarik orang lain? Lewati bagian presentasi itu dengan komentar cepat tentang tidak mendapatkan informasi yang diperlukan? Maju dengan apa yang Anda miliki?
Terkadang yang diperlukan hanyalah beberapa detail tentang bagaimana Anda akan menangani situasi tersebut jika skenario terburuk Anda membuahkan hasil. Itu biasanya cukup untuk memberi orang itu tendangan yang sangat dibutuhkan di celana.
Saya seseorang yang menghabiskan setengah hari mengejar orang. Jadi, percayalah pada saya ketika saya memberi tahu Anda bahwa saya tahu betapa frustasinya ketika Anda macet menunggu seseorang yang tampaknya tidak terburu-buru.
Tidak ada trik pikiran cepat yang akan memungkinkan Anda untuk melatih orang untuk menjawab permintaan Anda tanpa penundaan (hei, bisakah kita mendapatkan pekerjaan itu, sains?). Namun, ada beberapa trik yang dapat Anda gunakan untuk lebih mempersiapkan diri Anda untuk sukses. Cobalah keempat hal ini, dan Anda jauh lebih mungkin mendapatkan apa yang Anda butuhkan - ketika Anda membutuhkannya.
