Leslie, direktur eksekutif nirlaba, ingin mengulang brosur untuk program organisasi membantu kaum muda yang berisiko tetap di sekolah, dan dia menempatkan Emma, manajer kantor, yang bertanggung jawab.
Emma menghabiskan berjam-jam memperbarui gambar, warna, dan font. Dia bangga dengan penemuannya yang lebih berani, lebih terang, bersemangat untuk menunjukkannya kepada bosnya.
Namun, ketika dia melakukannya, jelas ada masalah. "Oh, " Leslie mengamati brosur baru itu, "Itu tampak hebat. Tapi mengapa salinannya tetap sama? "
Tertegun, Emma tidak bisa mempercayai telinganya. Dia tidak pernah berpikir untuk merevisi salinannya. Dan Leslie tidak pernah menyarankannya. Bagaimana mungkin dua orang berbicara tentang satu hal sederhana memiliki interpretasi yang begitu berbeda?
Leslie dan Emma mengalami masalah klasik yang diabadikan oleh George Bernard Shaw, "Satu-satunya masalah terbesar dalam komunikasi adalah ilusi yang telah terjadi."
Akan ada orang-orang di tempat kerja yang, seperti Leslie, yang tidak pandai menyampaikan ide-ide mereka kepada Anda. Dan ketika mereka tidak melakukannya, itu dapat menciptakan hambatan. Ini dapat mengirim Anda berputar menjadi limbo miskomunikasi. Waktu yang terbuang, pengerjaan ulang yang ditakuti, dan kegagalan total dapat meningkat ketika rekan kerja Anda, atau bos, tidak mengomunikasikan apa yang mereka inginkan secara efisien atau efektif.
Anda dapat berharap sepanjang hari agar orang-orang ini berkomunikasi lebih jelas. Tapi itu mungkin seharusnya tidak menjadi strategi Anda. Alih-alih berharap, cobalah tiga teknik berikut untuk mendapatkan komunikasi yang lebih jelas dan lebih efektif dari orang lain.
1. Saat Anda Melakukan Penugasan
Emma pikir dia mendengar apa yang diinginkan bosnya. Lagi pula, mereka berdiri di ruangan yang sama untuk berbicara satu sama lain. Namun dalam kenyataannya, instruksi Leslie untuk "mendesain ulang brosur" tidak jelas dan tidak lengkap.
Strategi yang bagus untuk membuat orang lain menjadi lebih ringkas dan spesifik adalah dengan mengajukan pertanyaan yang memberikan kejelasan.
Begini bunyinya dari Emma: "Leslie, ketika Anda mengatakan 'mendesain ulang brosur', bisakah Anda memberi tahu lebih banyak tentang saya apa yang Anda maksud dengan itu dan apa harapan Anda?"
Emma akan segera mengetahui bahwa dia dan bosnya memiliki ide unik tentang produk akhir. Kemudian, dia bisa menggali lebih jauh dengan lebih banyak pertanyaan, menanyakan segala sesuatu mulai dari grafik dan skema warna hingga batas waktu untuk draft pertama.
Pertanyaan adalah senjata rahasia Anda di tempat kerja. Jika ragu, minta orang lain untuk menjelaskan harapan mereka. Tanyakan sampai Anda yakin mengerti. Anda akan kagum pada bagaimana hal itu merampingkan segalanya.
2. Saat Anda Sedang Rapat
Pernahkah Anda menghadiri rapat yang memberi nama buruk pada rapat? Saya telah melihat manajer yang mengoceh tentang sesuatu tanpa tujuan yang jelas atau hasil yang diinginkan. Lebih dari itu, pemimpin terdengar seperti dia sedang memproses pikirannya dengan keras, lebih dari dia memfasilitasi percakapan kelompok. Tidak ada yang yakin apa yang dianggap serius sebagai sebuah ide, dan apa yang harus diabaikan. Dan semua orang berpikir tentang tumpukan pekerjaan di meja mereka. Setelah beberapa saat, tim lupa apa maksud dari bahkan berbicara dan secara mental mengosongkan tempat, mengundurkan diri untuk memeriksa email di ponsel mereka.
Berada di tengah-tengah pertemuan yang gagal bisa menjadi tempat yang sulit untuk meminta atasan atau kolega agar lebih efektif dalam pidatonya. Tapi Anda bisa, dan Anda tidak harus jahat tentang hal itu. Cukup sela ketika ada jeda dan minta klarifikasi.
"Bob, aku memperhatikan ada alis berkerut di kamar. Sepertinya sebagian dari kita tidak mengikuti Anda tentang topik ini. Bisakah Anda memandu kami beberapa langkah dan meninjau poin-poin penting di level tinggi? Saya ingin memastikan kami tahu apa yang Anda butuhkan dari kami. "
Kemungkinan Anda akan mendapat anggukan setuju dan orang lain melompat untuk mengungkapkan kebingungan. Anda akan mendapatkan info yang Anda butuhkan, dan begitu juga kolega Anda, yang pasti akan berterima kasih nanti karena telah berbicara.
3. Saat Anda Bekerja pada Email
Sebagian besar komunikasi di tempat kerja, tidak mengherankan, terjadi melalui email. Jadi, ketika Anda mendapatkan buku tebal panjang, bertele-tele, tidak fokus dari Angela, teman proyek Anda, Anda ingin menangis.
Ini akan memakan waktu 30 menit hanya untuk membaca paragraf, mencari tahu apa yang dia katakan, menentukan apakah Anda perlu melakukan sesuatu, dan kemudian mencari tahu bagaimana merespons. Sekali pandang dan Anda ingat mengapa Anda benci membuka email wanita ini. Anda bisa membenturkan kepala ke dinding dengan frustrasi.
Alih-alih, berlatihlah meminta apa yang Anda butuhkan, dengan cara yang tidak konfrontatif. Tanyakan kepada Angela apakah dia akan terbuka untuk membingkai ulang emailnya sehingga Anda dapat merespons lebih cepat. Dan ingat, jika Anda akan meminta seseorang untuk melakukan sesuatu yang berbeda, katakan padanya mengapa itu baik untuknya juga.
“Hai Angela, saya perhatikan bahwa surel Anda sering panjang dan mendetail. Sangat bagus bahwa Anda memberikan begitu banyak informasi, tetapi ketika saya melihat dengan cepat, saya tidak bisa selalu menguraikan dengan tepat apa yang Anda butuhkan dari saya dan kapan - dan saya benci tenggat waktu yang hilang atau salah menafsirkan instruksi. Apakah Anda dapat menempatkan poin utama di atas sehingga saya dapat merespons Anda lebih cepat, atau bahkan membuat subjek lebih rinci? Misalnya, 'Diperlukan Tindakan pada hari Jumat pukul 9 pagi | Proyek ACME 'akan mengingatkan saya untuk segera memasukkannya ke dalam jadwal saya. "
Anda akan segera mulai menerima email berkualitas lebih tinggi dari Angela, dan Anda akan membantu rekan Anda dengan membantunya berkomunikasi secara lebih profesional. Tepuk-tepuk diri Anda untuk yang itu.
Akan lebih bagus jika semua orang berkomunikasi dengan cara yang tidak meninggalkan imajinasi. Kenyataannya adalah kita berkomunikasi di tempat kerja yang kompleks dan berisik yang penuh dengan gangguan dan stres. Ketika percakapan penting terjadi, praktik yang baik adalah membantu orang-orang di sekitar Anda berkomunikasi secara ringkas sehingga Anda mengekstrak informasi yang Anda butuhkan dari mereka. Mungkin agak tidak nyaman ketika Anda pertama kali mencoba, tetapi dalam jangka panjang, Anda akan menjadi lebih baik dan lebih nyaman melakukannya. Bonus, itu akan menghemat berjam-jam stres dan energi salah arah dalam proses.
