Jika Anda memandang pertemuan sebagai kejahatan yang perlu diderita, Anda mungkin kehilangan tempat yang ideal untuk menunjukkan keahlian kepemimpinan Anda.
Seperti yang dikatakan Luann Pendy, wakil presiden kualitas global di Medtronic, "Rapat adalah peluang terbesar Anda untuk terlihat dan menunjukkan kepada organisasi Anda apa yang Anda bawa ke meja."
Pendy harus tahu. Ia mengawasi operasi berkualitas dan bertugas memastikan bahwa perangkat medis untuk pasien di seluruh dunia memiliki kualitas dan keandalan tertinggi. "Rapat adalah cara kita menyelesaikan pekerjaan, " lanjutnya. Tapi dia tidak selalu yang menembak. “Saya menghabiskan sebagian besar waktu saya untuk berpartisipasi dalam rapat daripada memimpin rapat. Saya menjadikannya tujuan saya untuk menjadi peserta rapat yang baik karena para pemimpin ingin saya datang ke pertemuan mereka untuk membantu mereka. ”
Anda tahu, untuk diakui sebagai pemimpin yang akan datang, Anda harus memberikan bukti bahwa Anda mampu memberikan lebih dari yang diminta oleh deskripsi pekerjaan Anda. Seperti yang dikatakan Pendy, "Anda dapat menggunakan waktu Anda dalam rapat untuk menunjukkan keefektifan, kecerdasan, dan keterampilan kepemimpinan Anda."
Berbicara dan berkontribusi dalam rapat dapat menjadi kesempatan terbaik Anda untuk mengubah persepsi orang lain tentang Anda: dari ahli taktik menjadi ahli strategi, dari peraih tugas ke agen perubahan, dan dari pelaku ke pemimpin. Dengan rekan satu tim, manajemen, dan kadang-kadang, pemimpin senior utama di ruangan itu, rapat adalah platform yang dibuat khusus untuk Anda untuk membentuk bagaimana orang lain dalam organisasi Anda memandang Anda.
Untuk memanfaatkan kesempatan itu, berikut adalah empat tips utama Pendy tentang cara memimpin rapat, bahkan saat Anda bukan pemimpin rapat.
1. Kenali Peran Anda
Sebelum pertemuan, pelajari agenda dan pahami peran Anda dalam konferensi. Pendy merekomendasikan untuk mempertimbangkan beberapa pertanyaan kunci, seperti: Mengapa Anda diundang ke pertemuan? Bagaimana pemimpin ingin Anda berpartisipasi? Apa tujuan dari pertemuan itu? Apa yang diharapkan dari Anda?
Kemudian, berikan melampaui harapan itu. "Sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memenuhi peran yang diharapkan dari Anda, " tambahnya.
Misalnya, apakah Anda di sana untuk memberikan pembaruan status dari bagian bisnis Anda? Jangan hanya mengatakan, "Segalanya berjalan baik, " ketika Anda bisa membawa fakta dan data untuk menegaskan maksud Anda dengan otoritas yang lebih besar. Sebaliknya, katakan, "Kepuasan pelanggan naik 3% dari bulan lalu, " dan berikan analisis Anda tentang alasannya. Atau jika Anda datang sebagai ahli luar (misalnya, sebagai spesialis pemasaran menghadiri rapat teknik), cobalah untuk membawa perspektif yang unik, seperti menjadi juara pelanggan.
Jika Anda tidak tahu peran Anda, tanyakan. Paling tidak, Anda akan mendapatkan poin untuk perawatan.
2. Bicaralah
Beberapa tahun yang lalu, Pendy menerima umpan balik bahwa ia dianggap sulit dibaca dan diam dalam rapat, dan, sebagai hasilnya, orang-orang merasa sulit untuk bekerja dengannya.
Komentar-komentar ini membuka mata bagi Pendy. “Saya akan menghadiri pertemuan dan bersikap sangat sopan dan hormat, ” Pendy menjelaskan. “Saya mendengarkan apa yang dikatakan semua orang, memprosesnya, dan belajar, ” katanya. Namun, dengan melakukan itu, beberapa rekan kerja merasa bahwa dia tidak terlibat atau tertarik dengan apa yang sedang terjadi.
“Jadi saya berubah, ” dia menceritakan. Dia mulai berbicara dan segera mulai menerima umpan balik yang lebih positif. “Karyawan berkata, 'Terima kasih telah mendukung saya.' Rekan-rekan saya berkata, "Terima kasih telah berbagi pemikiran dan ide Anda." Dan manajemen berkata, 'Terima kasih sudah memimpin.' ”
Alih-alih menunggu izin atau undangan untuk berbicara, bersiaplah dengan harapan bahwa Anda akan berkontribusi. Brainstorming setidaknya tiga poin pembicaraan di muka, dan tantang diri Anda untuk mengemukakan setiap poin selama pertemuan. Menjadi lebih sulit untuk memasuki percakapan saat rapat berlangsung, jadi berbicaralah sejak awal untuk menetapkan "suara" Anda di ruangan itu.
Dan jika Anda tidak memiliki saran yang menambah nilai pada percakapan? Berbicara untuk mengadvokasi sudut pandang rekan kerja atau mengajukan pertanyaan yang dipikirkan dengan matang bisa sejauh ini.
3. Temukan Mentor Rapat
Pendy menyarankan untuk menemukan teladan yang menavigasi rapat dengan baik. “Temukan seseorang di dalam organisasi Anda yang sangat memahami etika perusahaan dan berhasil memimpin dan berpartisipasi dalam rapat. Amati mereka untuk melihat bagaimana perilaku mereka berkontribusi pada kesuksesan mereka, ”dia menawarkan. "Anda akan belajar banyak tentang budaya dan etiket organisasi Anda."
Misalnya, cari tahu berapa banyak pertanyaan dan komentar yang dianggap sesuai, dan apa yang dianggap paling penting. Dalam beberapa budaya perusahaan, pertanyaan diterima dengan lebih baik di luar rapat, dan jika Anda bekerja melawan etiket itu, Anda akan merasa sulit untuk berhasil.
Atau, misalnya, katakanlah Anda melihat cara yang lebih efisien untuk kerangka waktu proyek yang akan disusun. Ini membantu untuk mengetahui apakah etiket pertemuan menentukan bahwa perubahan dilakukan dengan konsensus kelompok di sana-sini, atau jika Anda mungkin tidak perlu menyempatkan waktu untuk membahas masalah yang dapat dengan cepat ditangani dalam percakapan pribadi.
Dengan memperhatikan dengan cermat aturan etiket pertemuan yang tidak tertulis dan tidak terucapkan, Anda dapat memimpin secara efektif sambil menghindari salah langkah yang dapat merusak reputasi Anda.
4. Hadir
Jika Anda termasuk dalam undangan rapat, Anda diharapkan hadir untuk berkontribusi. Bagian penting dari itu adalah duduk di meja. "Seringkali, saya melihat karyawan junior masuk ke sebuah ruangan di mana ada meja konferensi besar dan panjang dan mencoba menemukan kursi di sudut jauh dari meja, " kata Pendy. “Itu tidak terlihat positif, percaya diri, bertunangan, dan antusias. Cara mendapatkan kursi di meja adalah dengan datang tepat waktu atau lebih awal sehingga ada kursi terbuka. ”
Menurut Pendy, postur Anda juga penting. “Letakkan siku di atas meja - sesuatu yang diajarkan ibumu tidak pernah kamu lakukan saat makan malam, ” dia merekomendasikan. Terkejut? "Ketika Anda berada dalam pertemuan bisnis, jika Anda condong ke depan dan Anda meletakkan siku di atas meja, itu memberi tahu kelompok Anda terlibat, tertarik, dan memiliki sesuatu untuk disumbangkan."
Associate professor Harvard Business School, Amy Cuddy's TED Talk telah mengumpulkan lebih dari 16 juta pandangan, mempopulerkan pose kekuasaan - sikap “Wanita Ajaib” yang meningkatkan kepercayaan diri sambil meningkatkan persepsi orang lain tentang otoritas Anda.
Menurut Cuddy, berdirilah untuk berbicara jika mungkin, dengan kaki terpisah dengan nyaman, pundak ke belakang, dagu ke atas, dan lengan yang lebar, sehingga bahasa tubuh Anda menambah kredibilitas pesan Anda. Ini bekerja saat duduk juga; duduk tegak dengan tangan terbuka meningkatkan ruang yang Anda ambil, yang merupakan demonstrasi kekuatan.
Akhirnya, jangan meninggalkan rapat tanpa secara sukarela memimpin sesuatu atau mengambil tindakan. Anda akan memberi jaminan tempat pada agenda pada pertemuan berikutnya.
