Kebanyakan orang menerima bahwa rapat adalah bagian dari pekerjaan - tetapi itu tidak berarti mereka menikmatinya. Seperti yang ditunjukkan oleh infografis ini, manajer menghabiskan antara 35-50% waktu mereka dalam rapat, dan hingga empat jam seminggu hanya untuk pembaruan status. Dan bos-bos yang sama menganggap 67% dari rapat sebagai kegagalan.
Berusaha sekuat mungkin untuk menghindarinya, mereka juga sangat penting bagi karier Anda. Rapat adalah tahap profesional - di sinilah orang lain melihat kemampuan kepemimpinan Anda. Bagaimana Anda menyampaikan maksud Anda, menangani pertanyaan-pertanyaan sulit, dan memfasilitasi diskusi berbicara banyak tentang kapasitas Anda. Orang-orang menggunakan waktu ini untuk menilai dan menilai orang lain. Bahkan jika Anda duduk diam dan mendengarkan, Anda mengirim pesan.
Terlepas dari alasan mengapa mereka berjuang dengan rapat, para profesional yang mengerti tahu bahwa mereka harus menemukan cara untuk menggunakannya untuk mendapatkan dan memperluas kredibilitas mereka. Alih-alih mencoba untuk keluar atau bersantai, berikut adalah lima cara untuk memaksimalkan setiap pertemuan yang Anda ikuti.
1. Dapatkan Suara Anda di Kamar Dini
Dinamika rapat ditetapkan sejak dini oleh pembicara yang paling vokal. Jadi, bertujuan untuk berbicara dalam lima menit pertama untuk menunjukkan kepercayaan diri dan membangun suara Anda. Anda tidak hanya mendapat manfaat dari mengeluarkan ide-ide Anda di luar sana sementara semua orang masih segar dan menaruh perhatian, komentar Anda juga lebih cenderung untuk dirujuk nanti, memberikan Anda bukaan lain untuk didengar.
2. Bangun dari Pikiran Orang Lain
Dialog dalam rapat bisa berjalan cepat, dengan ide-ide dilontarkan dengan cepat. Jika orang lain mengambil poin yang ingin Anda katakan, Anda mungkin merasa perlu menunggu pemikiran kreatif dan orisinal untuk berbicara. Tapi itu bar tinggi dan dapat membuat Anda di sela-sela (mungkin untuk seluruh pertemuan).
Alih-alih, perhatikan apa yang orang lain katakan dan cari utas-utas yang dapat membawa pembicaraan lebih lanjut. Ini bisa sesederhana mengatakan, "Saya pernah mendengar tiga orang menyebutkan modifikasi produk, seperti apa itu?" Atau "Jika kita mengambil langkah mundur, satu-satunya hal yang membuat kita terjebak adalah garis waktu." juga bisa menjadi cara yang membantu untuk mencegah orang saling berbicara dan mendorong mereka untuk menemukan bidang kesepakatan.
3. Ajukan Pertanyaan yang Kuat
Satu kritik umum terhadap pertemuan adalah bahwa mereka terlalu banyak bicara dan tidak cukup mendengarkan. Ketika orang terlalu fokus untuk keluar dari rentetan ide, Anda dapat membedakan diri Anda dengan mendorong kelompok untuk mendengarkan satu sama lain. Ini adalah peran yang jarang dimainkan, tetapi dibutuhkan dan dihargai - ini menunjukkan kepercayaan diri untuk membuat semua orang berhenti dan merenung.
Salah satu cara sederhana untuk melakukan ini adalah dengan mengajukan pertanyaan yang kuat. Ini adalah pertanyaan "bagaimana" dan "apa" daripada pertanyaan "mengapa". Karena mereka tidak menempatkan orang pada posisi defensif atau menggali fakta, mereka mendorong orang untuk terbuka dan berpikir secara luas.
Misalnya, Anda dapat bertanya:
- Apa aspek terpenting dari keputusan ini?
- Bagaimana kita mengukur keberhasilan ini?
- Apa yang berbeda dari saran ini dari apa yang telah kami coba sebelumnya?
- Apa tema yang Anda lihat muncul?
4. Bersiaplah (Tapi Tetap Fleksibel)
Jika Anda bersiap untuk rapat, Anda langsung masuk dari posisi yang kuat. Itu bisa berarti membaca agenda, melakukan penelitian lanjutan, atau membuat ide sebelumnya.
Sebagian besar dari kita tahu bahwa jika kita ingin membangun kredibilitas, memiliki pemikiran kita bersama sebelumnya akan membantu kita untuk tampil dengan percaya diri. Namun, kita juga harus memperhitungkan variabilitas pertemuan. Untuk semua persiapan kami, sebenarnya lebih mungkin bahwa hal-hal tidak akan berjalan tepat seperti yang direncanakan dengan begitu banyak orang dan faktor yang terlibat (kehabisan waktu, teknologi tidak berfungsi, pemain kunci tidak muncul).
Jadi, Anda berdua harus bersiap untuk pertemuan dan bersiap untuk menjadi fleksibel.
Misalnya, jika Anda memiliki 15 menit yang dijadwalkan untuk hadir, siapkan presentasi yang lengkap dan padat jika waktu Anda diperas. Jika Anda melakukan riset latar belakang tentang topik rapat, juga teliti topik-topik tangensial yang mungkin muncul. Jika topik yang ingin Anda bahas dilemparkan ke bawah meja, tanyakan apakah Anda dapat menghubungi peserta secara terpisah untuk membahas lebih lanjut.
Sedang dipersiapkan menunjukkan pemikiran strategis Anda, dan fleksibilitas menunjukkan bahwa Anda cepat tanggap - kedua atribut utama seorang pemimpin hebat.
5. Tekankan Langkah Berikutnya
Dalam pekerjaan pembinaan saya, sejauh ini keluhan terbesar yang saya dengar tentang pertemuan adalah bahwa tidak ada yang terjadi dari mereka. Tentu, semua orang tahu mereka harus diakhiri dengan tanggung jawab yang diberikan, tetapi hanya sedikit yang benar-benar melakukannya. Karena kami ingin waktu rapat kami benar-benar bermanfaat, ada baiknya ketika seseorang mengambil inisiatif untuk meminta langkah dan tugas berikutnya sebelum mengakhirinya.
Jika Anda menjalankan rapat, ini mudah dilakukan. Jika Anda hanya seorang peserta, itu bisa terasa lebih sulit.
Jangan biarkan itu menghentikanmu. Itu menunjukkan kepemimpinan untuk menyatakan, “Saya tidak jelas tentang apa langkah selanjutnya bagi kita masing-masing; akan sangat membantu untuk mengklarifikasi sebelum kita selesai. ”Anda bahkan dapat menawarkan untuk melacak langkah selanjutnya untuk grup, jika sesuai, yang memberi Anda kesempatan berbicara tambahan untuk pertemuan berikutnya.
Meskipun Anda mungkin tidak pernah menantikan pertemuan yang akan datang, dengan menggunakannya sebagai kesempatan untuk tampil lebih sebagai pemimpin, mereka akan mulai merasa lebih berharga (dan lebih produktif).
