Pemerintah terkenal mengalami stagnasi. Ketika kata-kata seperti "cutting edge" diucapkan, kata-kata itu biasanya merujuk pada sektor swasta (atau awal -90-an skating rom-com). Dalam industri seperti ini, Anda sering harus mengejar ketinggalan sebelum dapat berinovasi. (Saya mengalami ini secara langsung ketika saya bekerja untuk membantu departemen Kota New York mulai mengambil pembayaran online - jauh ke zaman Amazon.)
Tetapi jika Anda memilih karier di pemerintahan - atau industri yang lambat berubah - kemungkinan Anda ada di sana atas nama kemajuan. Bekerja dalam operasi pemerintah, pekerjaan saya adalah menggantikan proses kuno, tidak efisien dengan yang bekerja lebih baik, lebih cepat, dan lebih murah. Kadang-kadang saya berhasil, dan kadang-kadang saya gagal, dengan tegas. Tetapi kegagalan bukanlah apa-apa jika bukan guru yang efektif. Berikut adalah beberapa pelajaran yang saya pelajari dalam mengejar pemerintahan yang lebih efisien yang dapat membantu siapa saja yang berusaha mempengaruhi perubahan dalam menghadapi birokrasi besar.
1. Carilah Praktik yang Lebih Baik, Bukan Praktik Terbaik
Manajemen berbicara telah menyusup ke jajaran pemerintah: "Mari kita memanfaatkan pendekatan sinergis untuk berinovasi menuju solusi yang kuat!"
Mungkin favorit di antara daftar panjang ekspresi lelah ini adalah ide praktik terbaik, sebuah frasa yang dilemparkan seperti koboi di rodeo. Sebagai manajer proyek di pemerintah Kota New York, bagian dari pekerjaan saya adalah untuk meneliti bagaimana pemerintah lain dan perusahaan swasta mengelola beberapa aspek operasi mereka, dan menentukan apakah kita akan mendapatkan sesuatu dengan meniru keberhasilan mereka. Kami mengadakan forum dan menyusun presentasi PowerPoint yang berlimpah, semua atas nama menunjukkan praktik, menyebutnya yang terbaik, dan bersumpah untuk mengadopsinya sendiri.
Tetapi, seperti yang saya sadari, gagasan bahwa sesuatu adalah yang terbaik menyiratkan bahwa itu tidak dapat ditinggikan. Ini menunjukkan bahwa Anda telah mencari secara mendalam. Ini mengasumsikan bahwa penerapan prinsip dalam satu pengaturan akan bekerja dengan baik di pengaturan lain. Gagasan praktik terbaik ada di jalur yang benar, tetapi jika Anda benar-benar ingin memengaruhi perubahan, Anda harus menyesuaikan target Anda dengan praktik yang lebih baik. Bukan hanya semantik; itu adalah pembingkaian ulang tujuan sepenuhnya.
Praktik yang lebih baik berarti bahwa setelah praktik terbaik telah diidentifikasi atau diimplementasikan, pekerjaan Anda masih jauh dari selesai. Praktik yang lebih baik memperhitungkan bahwa untuk tetap berada di atas permainan Anda - apakah game itu adalah pemeliharaan taman, pengurangan kejahatan, atau sesuatu yang sedikit lebih sektor swasta - praktik Anda tidak boleh berhenti berevolusi.
2. Lihat Di Luar Data
Mantan Walikota New York City, Michael Bloomberg, pernah men-tweet, “Ya Tuhan, kami percaya. Semua orang membawa data. ”Kita hidup di zaman pengambilan keputusan berbasis data. Dan ini sebagian besar merupakan perkembangan positif - apa pun yang tidak didukung oleh angka hanyalah pendapat, sebuah teori yang menunggu untuk dibuktikan. Masalahnya adalah kita sering memperlakukan data sebagai fakta, dan angka, seperti George Washington, tidak mampu berbohong.
Ini jauh dari benar. Pertama-tama, angka yang sama dapat digunakan untuk menceritakan kisah yang berbeda - bahkan bertolak belakang. Bagaimana mereka yang mendukung pelarangan penjualan minuman ringan lebih dari 16 ons membuat kasus mereka? Angka Dan bagaimana lawan mereka membuat milik mereka? Dengan menggunakan angka yang sama dalam konteks yang berbeda. Seperti Mark Twain pernah sekali menyindir, "Fakta keras kepala, tetapi statistik lebih lentur." Terlebih lagi, tidak setiap pegawai pemerintah yang mengumpulkan data adalah Nate Silver biasa. Kelemahan dalam pengumpulan dan analisis data sering membuat kita salah menafsirkan angka-angka apa yang mungkin ingin diceritakan.
Pelajaran: Ya, keputusan harus didorong oleh data, tetapi secara khusus berfokus pada hal itu mengaburkan bagian dari gambar, dan penting untuk melengkapi angka yang dingin dan sulit dengan penelitian kualitatif. Jika, misalnya, Anda ingin tahu bagaimana bisnis kecil akan terpengaruh oleh peraturan baru, tanyakan kepada mereka. Dengan alat seperti SurveyMonkey, canvassing semacam ini dapat dilakukan dengan menggunakan sumber daya yang terbatas. Ini menawarkan nuansa bahwa data tidak bisa, dan itu mengisyaratkan nuansa abu-abu antara hitam dan putih.
3. Beli adalah Kunci
Anda punya ide, menyusun rencana implementasi, dan mengembangkan anggaran. Itu bagian yang mudah. Sekarang Anda perlu meyakinkan kekuatan untuk memperjuangkan perubahan. Anda bisa menyebut ini sebagai sponsor eksekutif, tetapi apa yang sebenarnya dimaksud adalah memastikan bahwa orang-orang dengan wewenang untuk menegakkan perubahan sepenuhnya ada di dalamnya. Cara terbaik untuk mendapatkan penerimaan semacam ini adalah dengan menghadirkan hasil proyeksi yang bermakna: dolar yang akan disimpan, kertas yang akan dihilangkan, pelanggan yang akan dijangkau oleh inisiatif baru. Anda mungkin menemukan Porsche ide, tetapi bahkan Porsche membutuhkan bensin untuk bergerak satu inci.
Tetapi pembelian dari atas ke bawah bukan satu-satunya jenis yang akan membuka jalan menuju perubahan besar. Pikirkan tentang semua orang yang mungkin disentuh oleh perubahan ini, dan cobalah untuk tidak membutakan mereka. Katakanlah Anda menerapkan teknologi baru untuk mempercepat proses di mana anggota staf administrasi menyelesaikan pembukuan harian mereka. Libatkan staf ini sejak awal, keluarkan frustrasi dan ide-ide mereka, dan gabungkan mereka, sampai batas tertentu, ke dalam produk akhir. Sekelompok orang yang telah didengarkan dan dimasukkan dalam proses pembuatan perubahan, alih-alih menerapkannya pada mereka, jauh lebih mungkin untuk mengambil perubahan dengan tenang (dan bahkan menyambutnya).
4. Carilah Perubahan Yang Melayani Sebagian Besar, tetapi Tidak Semua
Inilah bagian di mana saya mengambil kembali beberapa dari apa yang saya katakan di atas. Meskipun penting untuk mengumpulkan umpan balik dari berbagai pemangku kepentingan saat Anda membentuk perubahan yang ingin Anda terapkan, mencoba untuk menyenangkan semua orang bisa menjadi resep bagi kematian yang lambat dan menyakitkan dari sebuah ide yang solid. Kustomisasi berlebihan adalah kemunduran yang sering terjadi dalam proyek teknologi yang saya kerjakan sebagai manajer proyek. Dengan hanya niat terbaik untuk mengembangkan produk terbaik, tim sering terjebak dalam persyaratan yang akan memakan waktu satu minggu untuk membangun tetapi hanya melayani kebutuhan 2% dari pengguna.
Kadang-kadang Anda harus mengeluarkan pena merah ajaib dan menyederhanakan. Pikirkan tentang audiens yang Anda layani dan prioritas utama yang ingin Anda capai. Apa pun yang menurut Anda mewah, atau sebagai permintaan sekelompok kecil orang yang sangat keras, harus dipertimbangkan untuk memotong blok. Ini akan menghemat waktu dan uang Anda. Dan pada akhirnya, lebih baik untuk menyenangkan mayoritas dengan memberikan hasil dengan cepat dan efektif daripada mengecewakan semua orang karena Anda telah tenggelam dalam detail.
5. Bersabarlah
Akhirnya, ingatlah bahwa perubahan dalam pemerintahan - atau industri birokrasi lainnya - adalah mungkin, tetapi lambat. Terkadang Anda perlu menunggu angin politik bergeser arah. Terkadang proses legislatif, atau kontrak yang terus macet di kantor pengadaan.
Salah satu perubahan yang paling memuaskan yang harus saya lakukan adalah proyek pembayaran online, membawa departemen Kota New York keluar dari zaman es dari kertas cek dan buku besar dan ke milenium baru dengan pembayaran elektronik dan sistem akuntansi. Ini sama sekali tidak seksi, tapi itu menyelamatkan kota jutaan dolar. Dan butuh empat tahun penuh sejak dokumen briefing melayang di mejaku hingga program lengkap berjalan dan berjalan.
Jika Anda semua tentang perbaikan cepat, Anda akan kesulitan menemukan di mana saja di seluruh lanskap pemerintahan (atau kantor birokrasi). Tapi percayalah: Perubahan besar patut ditunggu. Bahkan, mungkin itu sebabnya kami melakukan pekerjaan di tempat pertama.
