Saya tidak yakin apa itu berbicara dengan lebih dari satu orang di telepon, tetapi panggilan konferensi dapat menjadi canggung dengan cepat. Orang-orang mundur dan menunggu orang lain berbicara (atau mereka saling berbicara), dan seringkali tidak jelas ke mana pembicaraan selanjutnya. Keheningan menyakitkan berlimpah, dan semua orang dalam kelompok mulai bertanya-tanya apakah mereka sedang kencan pertama yang buruk.
Sebagai seorang penulis di tim pemasaran di sebuah perusahaan telepon, saya selalu melakukan panggilan semacam ini, dan saya telah belajar beberapa trik untuk membuat mereka berjalan lebih lancar. Jika membayangkan memiliki panggilan dengan lebih dari dua orang membuat Anda melenggang di kursi Anda, baca terus, dan ulangi setelah saya: Panggilan konferensi tidak harus canggung.
Ikuti sang pemimpin
Tentu, tujuan dari panggilan konferensi adalah mengadakan konferensi, tetapi segalanya akan berjalan seperti kapal tanker yang dilumasi dengan baik jika Anda memilih seorang pemimpin sebelum rapat dimulai. Ini tidak berarti orang lain tidak dapat mempertimbangkan, tetapi seorang pemimpin dapat mengarahkan pembicaraan atau melompat di tempat yang diperlukan (yaitu, jika ada keheningan yang canggung setelah seorang tenaga penjualan mengangkat poin harga).
Jika Anda ditunjuk sebagai pemimpin, datanglah dengan daftar pertanyaan yang perlu dijawab. Apakah titik panggilan untuk mencari tahu informasi lebih lanjut sebelum melakukan pembelian? Apakah ini untuk memilah syarat kemitraan? Anda juga harus membuat agenda singkat, mencatat poin di mana orang lain dalam tim harus memimpin percakapan, dan mendistribusikannya sebelum panggilan sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan. Lebih banyak harapan berarti lebih sedikit kesunyian.
Dapatkan Sistem yang Tepat (Dan Ketahui Cara Menggunakannya)
Banyak kecanggungan pada panggilan-panggilan ini dapat berasal dari gangguan teknis ("Maaf semuanya - masih mencoba mengatur hal ini!" "Amy tidak tahu bagaimana menelepon - dapatkah seseorang membantu?" apakah dia mengantar? ”)
Jadi, penting untuk memiliki sistem telepon yang berfungsi yang dapat mendukung panggilan konferensi dan - yang lebih penting - untuk mengujinya sebelum rapat sehingga Anda yakin itu berfungsi. Dan Anda tidak harus bekerja di perusahaan Fortune 500 untuk memiliki solusi teknologi canggih dan mudah digunakan untuk tim Anda - bahkan usaha kecil dan pemula dapat menemukan VoIP murah dan sistem PBX virtual yang mendukung konferensi.
Pertimbangkan Video
Setiap kali saya mengadakan konferensi telepon, saya berharap bisa melihat wajah orang lain. Bukan karena saya ingin memeriksanya (OK, mungkin saya melakukan sedikit) -tapi karena rasanya lebih seperti pertemuan orang-ke-orang. Alih-alih menebak apakah seseorang tersenyum atau tidak, Anda dapat melihatnya. Alih-alih bertanya-tanya apakah seseorang terganggu atau apakah dia hanya berpikir, Anda dapat membaca wajahnya. Baru-baru ini saya menghadiri konferensi telepon dengan seseorang yang terdengar seperti sedang berada di rumah dengan pakaian dalamnya, dikelilingi oleh gunung Cheez Doodles. Apakah dia? Saya tidak tahu - saya berharap saya punya video.
Ada banyak solusi video di luar sana yang banyak digunakan, termasuk Google hangout, Skype, dan Join.me. Anggap peserta rapat Anda tidak betah mengenakan pakaian dalam mereka, itu bisa membuat segalanya menjadi kurang canggung.
Gunakan Suara Anak Besar Anda
Saya tidak yakin mengapa, tetapi orang sering menghilang ke latar belakang selama jenis panggilan ini, takut untuk keluar dan berbicara pikiran mereka. Tetapi jangan takut untuk berbicara - Anda diundang ke panggilan konferensi karena pendapat Anda dihargai! Bahkan, gunakan suara anak besar Anda, berbicara dengan keras dan percaya diri sehingga semua orang dapat mendengar Anda.
Lebih baik lagi, pastikan semua orang yang ditelepon juga berpartisipasi. Jika seseorang tidak mengatakan apa-apa sebentar, minta dia untuk menimbang. Itu akan memastikan semua orang mendengar suara (dan benar-benar memperhatikan pertemuan).
Jika Anda Mengatakan Itu Canggung, Ini Canggung
Saya sangat percaya bahwa situasi hanya canggung karena kita membiarkannya. Tentu, kadang-kadang keheningan tidak nyaman, tetapi mereka tidak harus membuat kita meringis. Pergilah ke setiap panggilan konferensi dengan pikiran terbuka, dan berkomitmen untuk pengalaman yang tidak canggung! Jika Anda tidak ingin membiarkan panggilan mengarah ke wilayah yang canggung, maka itu tidak akan dijamin.
Ada alasan mengapa ada panggilan konferensi - mereka adalah cara yang produktif untuk mengumpulkan kelompok meskipun jika satu anggota tinggal di Wisconsin dan yang lainnya tinggal di Los Angeles. Jangan hanya menganggap panggilan konferensi sebagai kejahatan yang perlu, anggap itu cara yang menyenangkan untuk menyatukan kolega yang jauh ke ruang virtual bersama. Jika Anda mendapatkan kejanggalan, panggilan konferensi bisa menyenangkan!
