Kita semua telah mendengar saran konferensi video standar: Pilih lokasi di mana Anda tidak akan terganggu, berbicara dengan jelas, jangan melakukan banyak tugas. Ini semua adalah pilar Etiket Video Conferencing 101, dan memang demikian. Tetapi memiliki dasar-dasar yang dicakup tidak selalu cukup - jika Anda benar-benar ingin membuat kesan terbaik, saatnya untuk mengambil kursus lanjutan.
Perusahaan saya baru-baru ini menggali bagaimana perasaan orang-orang tentang konferensi video dan secara tidak sengaja menemukan beberapa "praktik terburuk." Ternyata, banyak dari mereka yang begitu biasa sehingga Anda mungkin tidak menyadari bahwa mereka bermasalah. Tetapi untungnya, dengan beberapa peningkatan kesadaran diri dan latihan, kebiasaan buruk ini dapat dengan mudah diatasi - membuat Anda semakin mungkin keluar dari pertemuan yang terlihat seperti profesional. Lihatlah beberapa kencing hewan peliharaan paling umum yang kami temui, serta beberapa kiat untuk memperbaikinya di bawah ini.
1. Memamerkan Close-Up Anda
Anda mungkin terkejut mengetahui bahwa kebanyakan orang lebih suka mendengar rekan kerja mereka makan siang atau bahkan membersihkan sinus mereka selama panggilan video daripada meminta mereka duduk terlalu dekat dengan kamera. Tapi itu masuk akal - tembakan ke atas bukan sudut yang paling bagus, dan memiliki kepala mengambang raksasa mendominasi bidang penglihatan Anda bisa sangat mengganggu. Meskipun Anda tidak hadir secara langsung, jika Anda terlalu banyak bersandar ke kamera, Anda dapat membuat rekan kerja Anda merasa seolah-olah ruang pribadi mereka telah diserang.
Wajar jika Anda tertarik atau tentu saja berusaha mendengar dengan lebih baik. Karena itu tidak berfungsi dengan baik saat konferensi video, atasi kecenderungan Anda untuk melakukannya dengan menyesuaikan volume Anda ke tingkat yang sesuai sebelum rapat dimulai (jika audio Anda lemah, Anda selalu dapat mempertimbangkan pengeras suara) dan menempatkan konferensi video Anda perangkat sekitar satu kaki jauhnya dari Anda, letakkan tangan Anda di pangkuan Anda atau di samping Anda sehingga Anda tidak tergoda untuk menariknya lebih dekat.
2. Primping Alih-alih Prepping
Sebagian besar dari kita akrab dengan perebutan menit-menit terakhir untuk menyelesaikan sesuatu sebelum pertemuan. Dengan pertemuan tatap muka, itu mungkin berarti mencoret beberapa to-dos cepat, tetapi untuk konferensi video, itu sering berarti lari cepat untuk bersiap-siap dengan kamera. Hampir setengah dari mereka yang disurvei lebih khawatir tentang apa yang mereka terlihat daripada apa yang sebenarnya mereka bawa ke meja (virtual), dan sepertiga penuh menghabiskan lebih banyak waktu perawatan daripada mempersiapkan pertemuan itu sendiri. Tetapi mengingat seberapa sering orang mengeluh tentang peserta yang tidak siap, itu mungkin bukan penggunaan waktu Anda yang terbaik.
Jangan salah sangka. Saya tidak menyarankan Anda berubah menjadi jorok penuh (tolong, jangan bergabung dengan 11% orang yang melakukan panggilan video tanpa celana), tetapi ingat bahwa rekan kerja Anda lebih cenderung memperhatikan kata-kata Anda dan ide-ide dari kantong bawah mata atau rambut keriting yang Anda stres. Lewati waktu cermin, dan alih-alih tinjau kembali agenda dan catatan Anda.
3. Istirahat Wajah Pelacur (Serius)
Satu peringatan kecil untuk "orang-orang tidak peduli bagaimana penampilan Anda": Sementara sifat fisik Anda tidak terlalu penting, ekspresi Anda juga. 32% persen responden mengutip ekspresi wajah secara keseluruhan sebagai hal yang paling mereka perhatikan tentang kolega mereka saat menelepon. Dan jika Anda salah satu dari 26% pengunjung konferensi video yang menderita RBF, itu perlu diingat.
Ekspresi alami Anda adalah salah satu dari hal-hal yang tidak dapat Anda ubah dengan mudah - dan di samping itu, membuat senyum di wajah Anda 24/7 hanya akan menjadi menyeramkan - tetapi ada banyak cara Anda dapat meyakinkan para peserta panggilan video bahwa Anda tidak tertarik atau menghakimi. Mengangguk pada apa yang dikatakan seseorang, memberikan umpan balik positif ketika diperlukan dan ya, sesekali tersenyum, dapat memberikan kesan yang jauh lebih menyenangkan daripada yang disarankan RBF Anda.
4. Melakukan Kontak Mata … Dengan Diri Anda
Jika Anda belum dapat menebaknya sekarang, kesadaran diri dan kesombongan banyak menjadi faktor dalam konferensi video. Jadi, mungkin tidak terlalu mengejutkan bahwa 30% dari mereka yang disurvei mengaku menghabiskan lebih dari setengah dari waktu mereka untuk panggilan video melihat wajah mereka sendiri. Tentu, beberapa orang melakukan ini hanya untuk melihat seberapa bagus penampilan mereka, tetapi sebagian besar, ini didorong oleh rasa takut terlihat buruk di kamera. Dan tak perlu dikatakan bahwa ketika Anda menghabiskan sebagian besar pertemuan Anda menatap dalam-dalam ke mata Anda sendiri, Anda tidak bisa tetap hadir dan bertunangan sepenuhnya.
Jika Anda mengalami kesulitan menjaga mata tetap tertuju pada tamu Anda, cobalah menampar post-it di wajah Anda di layar. Anda mungkin masih bertanya-tanya bagaimana penampilan Anda, tetapi itu akan jauh lebih sedikit di benak Anda daripada jika Anda memandangi diri sendiri sepanjang waktu.
Sangat lucu bahwa sesuatu yang (tampaknya) mendasar seperti berinteraksi dengan kolega Anda dalam rapat bisa sangat bernuansa. Dan ketika Anda mendapati diri Anda bersalah karena kecerobohan seperti ini, mudah untuk menyalahkan diri sendiri karena kesalahan konyol atau merasa tidak mampu. Tetapi jika ada satu hal yang saya harap Anda pelajari, itu adalah bahwa kita lebih keras pada diri kita sendiri daripada orang lain dari kita. Pada akhirnya, kolega Anda akan memaafkan kesalahan konferensi video sesekali. Tetapi saat Anda melakukannya, Anda mungkin juga berusaha untuk meningkat. Tidak peduli seberapa maju Anda dalam karier Anda, komunikasi bukanlah tanda centang yang bisa Anda centang dari daftar tugas Anda - itu adalah keterampilan seumur hidup yang terus Anda bangun.
