Bayangkan suatu pagi sebagai pekerja jarak jauh: Anda duduk di sofa dengan laptop Anda, mulai membaca daftar pekerjaan Anda, sambil menyeruput Lucky Charms dari mangkuk dan menonton tayangan ulang Survivor . Peringatan spoiler: Bukan seperti itu bekerja secara virtual - bahkan tidak dekat .
Namun, bos yang memiliki pengalaman terbatas dengan tim virtual ( batuk , Anda) mungkin menganggap itu adalah cara karyawan menghabiskan hari-hari mereka bekerja dari jarak jauh. Jika karyawan Anda meminta Anda fleksibilitas untuk bekerja dari rumah, tetapi Anda merasa agak waspada, saya di sini untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat mewujudkannya.
1. Prioritaskan Transparansi
Saat mengelola tim jarak jauh, organisasi Anda harus memiliki tingkat transparansi yang tinggi di seluruh proyek, tugas, dan tujuan individu. Oleh karena itu, menjadi penting bagi Anda untuk menggunakan (atau mulai menggunakan) sistem manajemen proyek yang dapat diakses dari lokasi mana pun. Sistem yang tepat juga harus memungkinkan anggota tim untuk melihat apa yang dicapai rekan kerja mereka.
Sistem manajemen seperti ini memungkinkan pengawas melacak kemajuan tim mereka dan meminta pertanggungjawaban karyawan secara individu atas pekerjaan mereka. Belum lagi: Transparansi ini membuat tim virtual lebih produktif daripada rekan-rekan mereka di kantor - dengan peningkatan sebanyak 43%.
Organisasi saya menggunakan Basecamp untuk mengelola berbagai proyek karena memungkinkan tingkat transparansi yang tinggi di dalam dan di antara tim yang berbeda. Itu juga membuat unggahan file di lokasi yang nyaman yang dapat diakses dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.
Demikian pula, perusahaan saya mendorong karyawan untuk menggunakan Google Apps untuk membagikan saluran konferensi telepon dan jadwal ruang rapat kami, sehingga tidak ada sumber daya yang dibagikan menjadi terlalu padat.
2. Mengintegrasikan Komunikasi
Tidak seperti karyawan yang bekerja berdampingan, karyawan virtual mungkin lebih sulit menerima jawaban tepat waktu untuk pertanyaan atau mendapatkan kejelasan tentang masalah yang mungkin tidak sepenuhnya mereka pahami. Untuk mengatasi masalah ini, sertakan beberapa metode komunikasi pilihan dengan pengaturan virtual karyawan Anda.
Sebagai contoh, banyak perusahaan merangkul intranet sosial seperti MangoApps atau aplikasi pengiriman pesan seperti HipChat untuk menjaga kantor dan karyawan virtual tetap terhubung satu sama lain sepanjang hari kerja. Jika ada orang - di tim mana pun - yang memiliki pertanyaan, ia dapat dengan cepat mengobrol dengan anggota tim lain dan mendapatkan jawaban.
Beberapa orang mungkin khawatir alat seperti itu akan menghambat produktivitas perusahaan ketika disalahgunakan. Namun, jika Anda telah mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menciptakan transparansi, Anda telah meminimalkan kemungkinan orang mengobrol tanpa alasan - karyawan menyadari bahwa efisiensi mereka (atau ketiadaan) akan diperhatikan.
Selain itu, penelitian telah menunjukkan bahwa banyak karyawan virtual merasa kesepian dan diabaikan sebagai bagian dari perusahaan yang lebih besar. Aplikasi perpesanan dan komunikasi terintegrasi dapat membantu tim Anda merasa lebih terhubung dengan kantor yang sebenarnya.
3. Pikirkan ke Depan
Tentu saja, bekerja secara virtual bukan tanpa tantangan. Tapi untungnya, sudah ada strategi yang telah dicoba-dan-benar untuk menangani masalah yang paling umum.
Pertanyaan yang jelas adalah: Bagaimana dengan koneksi internet yang buruk? Nah, pertanyaan itu juga memiliki jawaban yang jelas: Hanya karyawan dengan koneksi internet yang stabil yang boleh bekerja secara virtual. Dan jika ada masalah dengan internet di rumah mereka, mereka harus tahu bahwa harapannya adalah bahwa mereka akan pergi ke hotspot Wi-Fi lokal atau kembali ke kantor (dengan asumsi itu dekat), daripada menyalahkan kesulitan teknis dan mengambil hari libur.
Kekhawatiran umum lainnya adalah miskomunikasi. Tetapi masalah ini juga cukup mudah untuk dipecahkan. Jika ada sesuatu yang terdistorsi melalui email atau obrolan, atur panggilan Skype atau Google Hangout untuk menjelaskannya dalam format "tatap muka". Bahkan panggilan telepon sederhana dapat membuat semua perbedaan. Dan, jika orang lain tidak dapat memvisualisasikan apa yang Anda katakan, cobalah Lightshot. Dibutuhkan dan berbagi tangkapan layar, yang bisa sangat membantu ketika seorang karyawan mencoba membuat suatu poin dan semua orang melihat komputer yang berbeda.
Kita hidup dalam waktu yang luar biasa dengan banyak pekerjaan virtual yang dibayar tinggi, sesuai permintaan. Dan dengan perkiraan pertumbuhan 22% untuk pekerjaan terkait di sektor teknologi informasi pada tahun 2020, tren ini tampaknya tidak akan terjadi dalam waktu dekat.
Jadi, jika tim Anda mendorong Anda untuk mempertimbangkan membiarkan mereka bekerja dari rumah, cobalah untuk mengikuti perkembangan zaman. Itu hanya dapat membantu Anda menjaga tim Anda puas - dan tetap di papan tulis.
