Para negosiator yang terhormat,
Komunikator Perusahaan yang Bingung
Sayang Bingung,
Sudah 20 tahun sejak pebisnis mulai menggunakan email, dan kami masih belum menemukan cara untuk menghindari sebagian besar masalah yang ditimbulkannya.
Menurut Dr. Randi Gunther, seorang psikolog klinis California Selatan, kita berisiko salah berkomunikasi satu sama lain jika kita gagal menggunakan salah satu dari lima mode komunikasi: kata-kata, nada suara, sentuhan, postur, dan ekspresi wajah.
Saat berbicara di telepon, kita menyesuaikan apa yang kita katakan tidak hanya sebagai respons terhadap kata-kata yang diucapkan, tetapi juga dengan nada yang digunakan untuk menyampaikan kata-kata itu. Apakah rekan bisnis kita menuntut dan keras, ngotot dan terarah, dingin atau hangat, ragu-ragu atau pasti, santai atau formal? Kita kurang lebih secara alami menyesuaikan nada kita sendiri untuk mencocokkan orang lain atau menurunkannya jika suhunya tampaknya terlalu tinggi untuk pemecahan masalah kolaboratif.
Tetapi bahkan telepon kehilangan ekspresi penuh dari ide-ide kami. Ketika kita berbicara di telepon, kita kehilangan bahasa tubuh dan ekspresi wajah, yang keduanya dapat menyampaikan keraguan ketika kita menekankan kepastian kita, penolakan ketika kita menuntut kepatuhan, atau humor ketika kita menghindari konflik.
Tambahkan ke defisit ini ketidaktahuan kita bersama tentang konteks di mana masing-masing pihak berkomunikasi, dan Anda memiliki apa yang Profesor Raymond A. Freidman di Owen Graduate School of Management sebut "percakapan asosial yang mendalam."
Itu berita buruknya.
Kabar baiknya adalah bahwa "kata-kata saja" mampu mengkomunikasikan konteks dan nada serta empati, gairah, rasa ingin tahu, dan keraguan. Kalau tidak begitu, kami tidak akan menangis ketika orang tua kami membaca kami Bambi , tidak akan merasa marah ketika kami membaca tentang pembersihan etnis terbaru, dan tidak akan tertawa ketika membaca kolom lucu di feed Facebook kami. Hanya perlu sedikit perawatan.
Berikut adalah beberapa cara kami dapat menambahkan nada, tekstur, konteks, dan emosi yang sesuai untuk negosiasi yang dilakukan melalui email - dengan contoh skrip yang dapat Anda sesuaikan agar sesuai dengan situasi Anda sendiri.
1. Atur Panggung dan Bawa Perasaan ke dalam Percakapan
3. Sebutkan Perasaan Bahwa Komunikasi Bisnis Biasanya Kurang
6. Jangan Takut Menyebutkan Keraguan Anda Sendiri
7. Tutup dengan Menekankan Tingkat Keyakinan Tinggi pada Kemampuan Anda untuk Menemukan Solusi yang Saling Menguntungkan
Singkatnya, bawalah sebanyak mungkin kepribadian Anda sendiri, emosi marah, respeklah pada mitra negosiasi Anda, dan optimisme tentang kemampuan Anda untuk mencapai kesepakatan sebanyak yang Anda bisa. Semakin Anda meniru percakapan "kehidupan nyata" dalam email, semakin sedikit ruang untuk kecurigaan dan kesalahpahaman. Contoh percakapan ini menyisakan banyak ruang bagi mitra tawar Anda untuk mencari klarifikasi, mengajukan pertanyaan, dan membuat saran tambahan. Itu saja harus menghindari kesalahpahaman yang menyebabkan kebuntuan.
Saya tidak punya alasan untuk meragukan bahwa Anda, seperti yang Anda katakan, bagus dalam negosiasi satu lawan satu dan secara langsung. Masukkan ke dalam email Anda kualitas apa pun yang Anda bawa ke sesi-sesi tawar-menawar itu, apakah itu disukai, otoritas, kejelasan, kepedulian terhadap kesejahteraan, nilai-nilai bersama mitra tawar-menawar Anda, atau keterampilan pemecahan masalah terbaik.
Semoga beruntung dengan tantangan khusus Anda, dan silakan menulis kembali kepada kami untuk lebih detail, penjelasan yang lebih baik, atau laporan tentang keberhasilan keterampilan baru yang Anda gunakan untuk bekerja dalam negosiasi yang Anda kirimi email.
Artikel ini adalah bagian dari seri Tanya Pakar kami - kolom yang didedikasikan untuk membantu Anda mengatasi masalah karier terbesar Anda. Pakar kami senang menjawab semua pertanyaan Anda yang membara, dan Anda dapat mengirimkannya dengan mengirim email kepada kami di editor (at) themuse (dot) com dan menggunakan Ask an Expert pada baris subjek.
