Yang terbaik, email adalah salah satu bentuk komunikasi paling efisien - bisa singkat, manis, dan dikirim saat bepergian untuk menjawab pertanyaan Anda atau menyampaikan pesan Anda.
Yang mengatakan, kotak masuk Anda dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada menyelesaikannya sebagai pengganti jawaban yang tidak masuk akal dan singkat, Anda menerima balasan satu kalimat yang pada dasarnya tidak berarti apa-apa. Tidak seperti panggilan telepon - di mana Anda dapat menggunakan pasang surut percakapan untuk terus mengajukan pertanyaan yang sama dengan cara baru - mungkin sulit untuk menekan informasi baru melalui email.
Berita baiknya adalah, email rahasia biasanya masuk ke dalam salah satu dari dua kategori, dan ada strategi untuk merespons setiap jenis. Baca terus untuk pelanggar umum dan pendekatan terbaik untuk masing-masing.
1. Tanggapan "Saya Tidak Membaca Email"
Jenis pertama dari email samar adalah jenis yang membuat Anda bertanya-tanya mengapa Anda repot-repot menulis. Anda mengirim email kepada bos Anda bahwa penerbangan Anda dibatalkan, dan dia menulis kembali bahwa ia akan melihat Anda di kantor "dalam beberapa jam." Atau, Anda meminta sekelompok konstituen untuk alamat yang diperbarui, dan setengah dari mereka mengirimi Anda semua informasi mereka, dan setengah lainnya hanya mengirimi Anda nomor telepon mereka.
Ugh. Seberapa sulit untuk membaca email?
Sebenarnya, itulah titik awal Anda. Seperti yang mereka katakan, lebih mudah mengubah diri sendiri daripada mengubah orang lain. Jadi, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah meninjau email Anda secara objektif. Apakah Anda melatih orang untuk tidak membacanya dengan mengubur pertanyaan dalam email lima paragraf? Berpikir tentang contoh di atas, apakah Anda menyebutkan penerbangan Anda yang tertunda di akhir ringkasan dua halaman perjalanan bisnis Anda (yang kemungkinan besar akan ditinjau oleh bos Anda)? Coba panduan kami untuk memastikan email Anda dibaca - dan ditanggapi.
Tetapi ketika menulis email yang lebih jelas semuanya baik dan baik untuk waktu berikutnya, bagaimana seharusnya Anda menanggapi non-pembaca Anda sekarang? Pendekatan terbaik adalah menyajikan informasi kunci sebagai "informasi baru" (yang menjelaskan mengapa Anda membalasnya).
Dalam kasus contoh di atas, Anda dapat mencoba, “Informasi baru dari maskapai: penerbangan kemungkinan tidak akan berangkat sampai pagi. Sepertinya saya akan menghabiskan malam di Chicago, "atau" Terima kasih telah mengirim nomor telepon Anda; bisakah Anda juga mengirim alamat yang diperbarui ketika Anda mendapat kesempatan? ”Simpan sesingkat mungkin (satu atau dua baris, sehingga tidak ada yang terlewatkan), sambil dengan sopan mengulangi apa yang Anda butuhkan.
2. Tanggapan "Ini Bukan Prioritas Bagi Saya"
Anda menjelaskan suatu situasi bertanya kepada seorang kolega senior apakah Anda harus mengambil pendekatan A atau B, dan jawabannya adalah, "Semoga beruntung." Atau, Anda meminta kontak baru ketika mungkin saat yang tepat untuk terhubung dan dia berkata bahwa dia akan senang untuk - tetapi lupa memasukkan waktu aktual.
Terdengar akrab? Saya punya kabar buruk: Orang yang berkorespondensi dengannya tidak menjawab Anda saat ini.
Tentu saja, ada perbedaan antara email yang menolak Anda, dan yang memberi waktu ketika kontak Anda mungkin lebih tersedia - misalnya, “Saya ingin bertemu untuk minum kopi, tetapi saya sibuk dengan akhir bulan ”cocok untuk tindak lanjut alami berputar kembali dalam beberapa minggu.
Tetapi respons yang meremehkan tanpa informasi tambahan - misalnya "Kapan saya bisa melihat beberapa angka?"; "Tentu." - menyarankan Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan bukan prioritas bagi pembaca Anda.
Jika itu jelas merupakan prioritas bagi Anda, inilah saatnya untuk mendapatkan perhatiannya. Coba tanggapi dengan rumus ini:
- Informasi yang Anda butuhkan
- Batas waktu yang pasti
- Mengonfirmasi melalui pertanyaan.
Misalnya: “Saya tahu Anda memiliki beberapa acara akhir pekan ini, tetapi saya memerlukan perkiraan katering yang direvisi pada hari Rabu - apakah Anda dapat menyediakannya saat itu?” Atau, “Pertemuan klien saya dijadwalkan pukul 10:00 pagi hari Jumat; apakah layak untuk memberikan catatan singkat tentang presentasi saya sebelum itu? ”Menargetkan pada apa yang Anda butuhkan akan memfokuskan pembaca; termasuk tanggal tertentu ("Selasa berikutnya" sebagai kebalikan dari "selama beberapa minggu ke depan") akan meningkatkan daftar prioritas Anda; dan diakhiri dengan pertanyaan berarti penerima harus membalas Anda.
Ini bisa membuat frustasi ketika seseorang meluangkan waktu untuk merespons tetapi tidak mengerahkan upaya untuk memberi Anda informasi yang Anda butuhkan. Gunakan tips di atas untuk mencari tahu masalah dan menanggapi dengan cara yang akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan.
