Semua orang ada di sana: Anda mendapatkan email yang membuat Anda melakukan pengambilan ganda. Tentu saja, orang lain jelas frustrasi atau marah, tetapi Anda masih diharapkan untuk menjawab. Apa yang harus kamu lakukan Bagaimana tanggapan Anda?
Sementara layanan perpesanan kantor internal dan SMS tentu semakin populer, email masih merupakan alat komunikasi yang paling penting dan banyak digunakan di tempat kerja - jadi kemampuan Anda untuk menggunakannya dengan cara yang paling profesional sangat penting. Itu berarti bahwa bagaimana Anda merespons dalam situasi yang diuraikan di atas memiliki potensi untuk secara positif - atau negatif - memengaruhi karier Anda. Bahkan jika Anda berpikir Anda hanya merespons dengan nada yang sama.
Ya, saya tahu bahwa tetap profesional setiap saat lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Menjawab email di tempat kerja adalah seni tersendiri, dan menanggapi pesan emosional membawanya ke level lain.
Panduan ini akan memandu Anda melalui respons Anda sehingga Anda dapat menghindari konflik dan menyelesaikan pekerjaan Anda.
Langkah 1: Istirahat
Anda mungkin ingin membaca ulang email yang Anda terima untuk memastikan Anda telah melakukannya dengan benar - Anda bisa melakukannya - tetapi jangan mulai mengetik jawabannya sekarang. Kolega, bos, atau klien Anda membiarkan emosinya menentukan apa yang ia tulis. Jangan ulangi kesalahan ini. Beristirahatlah dan biarkan amarah Anda menjadi dingin.
Salah satu keuntungan dari mengirim email adalah Anda tidak harus segera menjawab. Terkadang perlu waktu berjam-jam untuk menyusun respons! Manfaatkan itu. Sekalipun Anda merasa tegang, dan pihak lain sedang menunggu jawaban Anda - Anda pasti memiliki setidaknya beberapa menit. Bangun dari meja Anda, dinginkan pikiran Anda, dan nikmati makanan ringan atau segelas air. Ini akan membantu Anda menghindari reaksi spontan.
Langkah 2: Jangan Langsung ke Kesimpulan
Jujurlah: Apakah Anda bereaksi seperti itu karena Anda membaca yang tersirat? Ketika Anda berurusan dengan email yang terlalu emosional, Anda mungkin berpikir Anda merasakan kemarahan atau frustrasi seseorang yang memancar melalui layar. Dan Anda akan merasa harus berasumsi bahwa ada lebih dari itu yang ada di sana.
Namun, Anda tidak boleh menebak-nebak apa yang sebenarnya dimaksud pihak lain. Menilai niat orang lain berdasarkan beberapa kalimat (dan melalui saringan otak Anda sendiri dan cara Anda berkomunikasi) adalah ide yang buruk.
Tahan godaan untuk melompat ke kesimpulan apa pun. Baca saja kata-katanya, terima informasinya, dan bersiaplah untuk memberikan respons profesional.
Langkah 3: Tetap Pendek
Ingatlah kemungkinan salah tafsir, ingatlah bahwa tugas Anda adalah memberikan jawaban setepat mungkin - dan tidak lebih. Lupakan tanggapan terselubung terhadap apa yang mungkin orang lain maksudkan.
Struktur email Anda untuk hanya membawa satu pesan utama. Itu tidak berarti bahwa itu harus terdiri hanya dari satu kalimat, tetapi itu berarti bahwa jika seseorang mengkritik presentasi Anda dan meminta salinan statistik yang Anda kutip, Anda mendasarkan respons Anda dengan menyediakan statistik (dan tidak membela kredensial Anda) ).
Dengan cara ini, Anda dapat yakin bahwa pihak lain akan membaca respons Anda dan akan memahaminya persis seperti yang Anda maksudkan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah membela diri hanya untuk mengetahui bahwa rekan kerja Anda sebenarnya tidak mengkritik Anda; tapi dia hanya mengutarakan tanggapannya dengan canggung.
Langkah 4: Terus terang
Biasanya merupakan ide yang baik untuk menghindari sarkasme dan ironi dalam email kantor Anda - terutama jika situasinya sudah terasa panas. Terkadang Anda mungkin mempertimbangkan bercanda untuk meredakan ketegangan, tetapi rencana ini bisa dengan mudah menjadi bumerang.
Ingatlah bahwa pembaca tidak akan dapat melihat ekspresi wajah atau gerak tubuh Anda dan mungkin salah menafsirkan Anda. Jadi, simpan merek dagang Anda dengan percakapan tatap muka - dan untuk pertukaran yang lebih tidak pasti.
Langkah 5: Minta Bantuan
Jika email Anda tidak dirahasiakan maka pantas untuk meminta bantuan. Mungkin kolega Anda lebih tahu bagaimana menghadapi bos yang marah, atau manajer Anda dapat membantu Anda menemukan pendekatan yang tepat untuk klien Anda yang bingung.
Suatu kali, bos saya dapat menginterpretasikan email yang saya terima dari salah satu klien kami karena dia mengenalnya dengan sangat baik. Dia meyakinkan saya bahwa saya tidak boleh menanggapi secara pribadi, karena ada faktor-faktor lain yang terlibat. Setelah itu, saya bisa tenang dan menulis tanggapan yang sangat tepat.
Ketika Anda menerima email yang marah, jangan tersinggung. Orang-orang mengirim pesan emosional ketika mereka tidak puas dengan sesuatu, atau merasa kecewa, atau bahkan bingung. Anda harus beroperasi dengan asumsi bahwa itu tidak ada hubungannya dengan Anda secara pribadi - jadi itu berarti Anda tidak boleh membiarkan nada mengalihkan perhatian Anda dari melakukan pekerjaan Anda dan merespons secara profesional.
