Mendapatkan pekerjaan? Yang melibatkan komputer, koneksi internet, dan meja?
Maka Anda mungkin akan menulis surel senilai novel tahun ini - sambil menangani sekitar 100 surel sehari.
Saya pikir kita semua bisa setuju: Kelebihan email mencapai puncaknya. (Dan bukan demam yang baik, seperti disko atau cowbell. Demam yang buruk. Seperti tipus.)
Seperti kebanyakan orang, saya telah menghabiskan banyak waktu untuk memikirkan bagaimana mengatur email, memprioritaskan email, dan merespons email lebih cepat. Namun belakangan ini, saya telah mempertimbangkan pertanyaan yang lebih menarik: Bagaimana saya bisa "melatih" orang (tentu saja dengan lembut dan penuh kasih) mengirimi saya lebih sedikit email?
Inilah tiga teknik favorit saya.
Apakah itu konsep revolusioner? Tidak juga. Apakah itu pengingat yang masuk akal dan masuk akal? Aku pikir begitu. Dan jika Anda setuju, saya harap Anda mengirim email kepada saya dan menceritakan semuanya kepada saya. (Hanya bercanda. Sepenuhnya.)
1. Jangan Jawab Setiap Email Segera (Atau Tidak Sama Sekali)
Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi ketika Anda benar-benar menggali ke dalamnya, banyak "email penting" cenderung menyelesaikan sendiri tanpa bantuan Anda.
Contoh kasus: Sekitar sekali sehari, saya akan mendapatkan email panik dari klien, kolega, atau pelanggan yang baik yang mengatakan sesuatu seperti:
"Alex! Membantu! Saya mencoba melakukan _________ tetapi saya tidak ingat apa yang Anda katakan kepada saya tentang _________. Bisakah Anda mengingatkan saya lagi? ”
Sekitar 90% dari waktu, jika saya menunggu satu atau dua jam dan tidak melakukan apa-apa, orang yang sama membalas dan berkata:
"Alex! Hore! Saya menemukan jawabannya. Salahku. Sudahlah!"
Dengan memilih untuk tidak merespons secara instan, Anda “melatih” orang-orang untuk menjadi lebih mandiri - sambil menciptakan harapan yang waras dan realistis tentang seberapa cepat Anda akan dapat menjawab.
Tentu saja, gunakan akal sehat di sini. Jika Anda bekerja di posisi layanan pelanggan - dan elemen kunci dari pekerjaan Anda adalah untuk segera merespons orang yang membutuhkan bantuan Anda - maka jelas, definisi Anda tentang "yang membutuhkan bantuan saya" akan berbeda dari orang lain.
Tapi apa pun jenis pekerjaan yang Anda miliki, Anda dapat mencoba langkah selanjutnya.
2. Buat Jawab Otomatis dengan Jawaban Bermanfaat untuk Pertanyaan yang Sering Diajukan
Buatlah daftar FAQ yang dikirimkan orang kepada Anda melalui email, setiap hari. Kemudian, masukkan jawaban Anda ke penjawab otomatis yang memberi orang apa yang mereka butuhkan.
Ini sangat efisien, dan sekali lagi, ia mengirim pesan halus bahwa Anda menghargai orang yang bersedia membantu diri mereka sendiri.
Berikut ini contoh sederhana:
Hai yang disana!
Terima kasih banyak sudah menulis.
Jika Anda membaca kata-kata ini, itu berarti saya terlibat dalam proyek besar yang mengasyikkan - dan saya tidak akan memeriksa email saya selama beberapa jam.
Tetapi berkat keajaiban email, saya masih bisa membantu Anda, sekarang juga!
Jika Anda mengirim surel untuk mengatur rapat:
Silakan gunakan alat penjadwalan online saya, di sini. Ini cara terbaik untuk mengunci waktu.
Jika Anda mengirim email untuk mendapatkan pembaruan status di Project XYZ:
Silakan periksa timeline terbaru, di sini.
Jika Anda memiliki pertanyaan yang sangat sensitif terhadap waktu:
Harap telepon saya di ### - ### - ####. Atau berjalan ke meja saya di lantai tiga. Saya akan ada di sekitar.
3. Menanggapi Dengan Pernyataan, Tidak Ada Lagi Pertanyaan
Jika Anda menyimpulkan email Anda dengan pertanyaan terbuka seperti ini:
"Menurutmu jam berapa kita harus makan siang?"
"Apakah Anda ingat cara memperbarui situs web, atau Anda perlu bantuan?"
"Bagaimana menurutmu kita harus melanjutkan dari sini?"
Pertanyaan Anda hanya akan menghasilkan lebih banyak email, bahkan dengan lebih banyak pertanyaan, yang membutuhkan pemikiran dan perhatian Anda yang berkelanjutan.
Jadi, alih-alih pertanyaan terbuka, coba akhiri email Anda dengan deklarasi yang jelas, seperti:
“Ayo makan siang jam 12:30 siang. Sampai jumpa di Café Luna. "
“Ketika Anda siap untuk memperbarui situs web, inilah tutorial WordPress dan tautan ke panduan branding perusahaan kami. Saya di sini jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut. "
“Mari kita terhubung kembali dalam satu minggu. Saya akan menelepon Anda pukul 10 Senin depan. "
Jika apa yang Anda usulkan tidak berfungsi untuk penerima Anda, ya, mereka akan memberi tahu Anda! Tetapi sebagian besar waktu, mereka akan berterima kasih atas ketepatan Anda. Anda menghilangkan kerja keras mental untuk mereka - belum lagi untaian panjang yang tidak perlu.
Untuk Meringkas Semuanya?
Jika Anda ingin melatih orang untuk mengirimi Anda email lebih sedikit (dan lebih baik): Model perilaku yang ingin Anda lihat di dunia.
Jika Anda membiasakan mengirim email kepada teman dan kolega untuk meminta saran tentang hal-hal yang mungkin bisa Anda lakukan hanya Google, maka orang lain mungkin akan melakukan hal yang sama kepada Anda.
Jika Anda menulis email yang panjang, bertele-tele, teka-teki-esque, maka Anda akan mendapatkan respons yang sama-sama membingungkan.
Tetapi, jika Anda bijaksana dan ringkas, maka Anda akan meningkatkan standar bagi semua orang di lingkaran Anda - mengajar orang lain dengan tepat bagaimana Anda ingin diperlakukan.
Jadi, jadilah guru yang jelas dan konsisten. Kotak masuk Anda (dan jiwa) akan berterima kasih.
