Relawan mendapatkan banyak perhatian untuk pekerjaan baik mereka di seluruh dunia, tetapi untuk menciptakan pengalaman relawan yang optimal, banyak hal terjadi di belakang layar. Apakah Anda seorang karyawan dibayar yang ditugaskan mengelola relawan atau manajer proyek untuk sebuah organisasi di lapangan, Anda harus menavigasi kepribadian, keterampilan, dan harapan yang berbeda untuk menyelesaikan pekerjaan.
Mengelola sukarelawan tidak jauh berbeda dari mengelola staf di kantor, kecuali satu perbedaan besar - sukarelawan umumnya tidak dibayar, dan kadang-kadang bahkan membayar untuk pengalaman itu. Dan dalam banyak situasi, harapannya tinggi dan tidak selalu ada hasil yang jelas. Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa relawan mendapatkan hasil maksimal dari pengalaman mereka dan menyelesaikan pekerjaan? Berikut adalah beberapa strategi yang saya gunakan untuk memastikan manajer dan sukarelawan memiliki pengalaman hebat.
Jadilah Realistis Tentang Waktu
Perdebatan masih mengenai jumlah waktu yang paling efisien dan berdampak bagi sukarelawan untuk berkomitmen pada suatu proyek. Ada yang mengatakan 3-6 minggu sudah memadai, dan yang lain berpendapat bahwa 6 bulan hingga setahun adalah waktu terbaik untuk memastikan pertumbuhan sukarela dan dampak di lapangan. Jadi, pertimbangkan apa yang terbaik untuk organisasi Anda, dan komunikasikan berapa banyak waktu yang realistis untuk organisasi Anda sebelum membawa relawan Anda.
Apakah serius mempertimbangkan biaya dan manfaat dari sukarelawan "pintu putar" yang hanya dalam satu atau dua hari. Kecuali jika Anda benar-benar membutuhkan tenaga kerja atau dana, atau mereka benar-benar dapat membawa sumber daya ke organisasi Anda, gaya sukarela yang “hit and run” berarti organisasi Anda sering kali akhirnya memberi lebih dari yang seharusnya dapat diakomodir kepada para sukarelawan. Itu tidak selalu baik untuk tujuan jangka panjang suatu organisasi, dan itu pasti mempromosikan skeptisisme di komunitas lokal.
Berorientasi pada Lingkungan Baru
Ketika relawan tiba, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah menjadi tuan rumah orientasi, baik pada organisasi Anda dan pada budaya di mana Anda akan bekerja. (Anda akan terkejut melihat berapa banyak orang yang datang tanpa pengetahuan dasar dalam negeri.) Banyak organisasi melewatkan langkah ini, tetapi orientasi sangat penting - mereka berfungsi sebagai landasan bagi sukarelawan dan membantu mereka memahami operasi sehari-hari, tujuan tim, dan apa yang ada. yang diharapkan dari mereka.
Sebagai bagian dari proses ini, akan lebih baik untuk memiliki wawancara masuk dengan setiap sukarelawan, mengukur tingkat keterampilan mereka dan bagaimana mereka bisa menjadi yang paling efektif. Ini juga saatnya untuk mengklarifikasi kebijakan Anda sebagai organisasi dan detail utama, seperti kebijakan Anda tentang kerahasiaan dan penggunaan media sosial yang bertanggung jawab. (Sangat bagus bagi sukarelawan untuk menggunakan media sosial untuk meningkatkan kesadaran, tetapi penting untuk memastikan bahwa informasi yang diungkapkan oleh sukarelawan secara online tidak membahayakan organisasi Anda atau komunitas lokal.)
Orientasi komprehensif juga membantu Anda menciptakan budaya komunikasi terbuka sejak saat kedatangan, membiarkan sukarelawan Anda tahu bahwa Anda ada di sana untuk mendengarkan jika mereka memiliki masalah atau jika mereka membutuhkan klarifikasi. Untuk mempertahankan budaya ini, cobalah mengatur pertemuan sukarela mingguan untuk berbicara melalui harapan dan masalah, atau gunakan waktu makan untuk melakukan check-in tentang suhu di mana semua orang berada.
Kelola Harapan Mereka
Saat bekerja di Kamboja, saya mengelola sekelompok sukarelawan yang memberi tahu saya di tengah perjalanan penelitian kami, “Kami ingin membangun perpustakaan.” Ini adalah permintaan yang aneh, karena desa meminta peralatan pertanian, bukan bahan bacaan. Itu adalah saran yang bermaksud baik, tetapi siapa yang akan merawat perpustakaan ini ketika kami pergi - dan dengan tingkat melek huruf yang rendah, siapa yang akan benar-benar membaca buku? Belum lagi, itu bukan tujuan kami di lapangan, juga masyarakat tidak menginginkan perpustakaan.
Relawan dapat datang dengan banyak harapan: bahwa organisasi Anda harus berjalan mulus, harus berjalan seperti organisasi Barat, atau harus melakukan sesuatu yang lebih atau berbeda. Untuk mencegah konflik yang dapat timbul dari harapan ini, Anda harus sangat jelas tentang apa yang dapat dan tidak dapat Anda berikan, apa tujuan Anda dan apa yang tidak, dan sumber daya apa yang Anda akan dan tidak akan memiliki akses. Semakin banyak sukarelawan memahami tentang organisasi Anda, semakin mereka akan berada di proyek dan tujuan Anda.
Sejalan dengan itu, sangat penting untuk mengelola harapan relawan Anda tentang hasil perjalanan mereka: Mereka melakukan sesuatu yang hebat, tetapi mereka tidak akan mengubah dunia dalam semalam. Terkadang sukarelawan baru menjadi kecil hati dan frustrasi ketika mereka tidak melihat perubahan langsung, dan mereka dapat dengan cepat menyalahkan organisasi tuan rumah atau manajer sukarelawan. Dengan menetapkan harapan di depan, Anda dapat membantu mereka memahami bahwa pekerjaan ini membutuhkan waktu, dan bahwa mereka adalah bagian dari tujuan atau gerakan yang jauh lebih besar dengan menyumbangkan waktu mereka.
Buat Sistem Evaluasi dan Akuntabilitas
Meskipun posisi sukarela tidak dibayar, mereka seringkali menjadi batu loncatan untuk pekerjaan nirlaba lainnya, jadi penting untuk memastikan bahwa sukarelawan Anda belajar dan tumbuh selama proses tersebut. Demikian pula, meskipun Anda tidak mengelola karyawan yang dibayar, Anda memiliki pekerjaan yang harus diselesaikan, jadi Anda perlu membuat sistem untuk memastikan relawan menyelesaikan proyek yang telah mereka tentukan untuk dilakukan.
Sama seperti yang Anda lakukan di kantor, Anda harus menetapkan sasaran dan tenggat waktu target, mengadakan pertemuan lanjutan, dan melakukan pemeriksaan masuk jangka menengah. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan meminta sukarelawan menandatangani kode etik atau dokumen yang menyoroti komitmen mereka (lebih simbolis daripada legal), sehingga Anda dapat mengingatkan mereka apa yang akan mereka lakukan pada saat kedatangan mereka.
Jika Anda mengalami masalah dengan sukarelawan, berbicaralah dengan mereka secara langsung seperti halnya seorang karyawan, dan jika tidak ada perubahan, berbicaralah dengan organisasi sponsor mereka (biasanya perusahaan sekolah atau penempatan). Jika itu tidak berhasil, dan mereka membuang-buang waktu dan sumber daya Anda, telah melanggar suatu kebijakan, atau hanya tidak menarik beban mereka, maka, ya, Anda dapat memecat mereka. Ini sulit bagi banyak manajer (karena seluruh gagasan menjadi sukarelawan adalah tentang tidak mementingkan diri sendiri), tetapi ada kalanya seorang sukarelawan melakukan lebih banyak kerusakan daripada kebaikan, dan itu tidak bermanfaat bagi siapa pun.
Jujurlah Tentang Tindak Lanjut
Di antara air mata dan pelukan, sukarelawan sering mengatakan, “Saya berjanji untuk kembali, saya tidak akan pernah melupakan Anda, ” kepada masyarakat dan staf setempat. Tetapi betapapun tergeraknya mereka oleh pengalaman, mereka mungkin tidak memiliki sumber daya atau waktu untuk kembali ketika mereka kembali ke rumah. Tidak apa-apa, tetapi dorong mereka untuk realistis tentang apa yang bisa mereka lakukan begitu mereka tiba di rumah - apakah itu mengorganisir pengumpulan dana kecil, memberikan beberapa pembicaraan untuk mendorong sukarelawan lain, atau tidak sama sekali. Mungkin baik untuk mengembangkan rencana aksi dengan jadwal sebelum mereka pergi, sehingga Anda berdua tahu apa yang diharapkan dan dapat menindaklanjutinya. Yang mengatakan, Anda dapat mendorong sukarelawan untuk tetap terlibat dan terhubung dengan mempertahankan listserv, grup Facebook, atau umpan Twitter.
Dan sebagai catatan tambahan, pastikan Anda jujur tentang tindak lanjut yang dapat Anda lakukan atas nama sukarelawan Anda. Sangat bagus untuk menjadi referensi atau menulis surat rekomendasi untuk sukarelawan Anda jika Anda bisa, tetapi jika waktu Anda tidak memungkinkan untuk merekomendasikan semua orang (atau jika Anda tidak nyaman dengan itu), jujur dan beri tahu mereka.
Memberi relawan Anda pengalaman hebat membutuhkan banyak perencanaan, tindak lanjut, dan komunikasi. Praktis, siap, dan jujur, dan baik basis sukarelawan Anda dan organisasi dapat mengambil manfaat dari berbuat baik.
