Sebagai seseorang yang khawatir tentang orang yang tidak sengaja tersinggung, saya cenderung berlebihan dalam email - terutama ketika memberikan umpan balik.
Saya menggunakan poin seru yang berlebihan, mengajukan kritik konstruktif saya dalam bentuk pertanyaan (“Saya pikir laporan ini bisa menggunakan beberapa visual?”), Dan selalu bertanya apakah mereka lebih suka bertemu langsung untuk membahas lebih lanjut.
Kadang-kadang saya akan membaca ulang pesan yang saya kirim dan ngeri - tanda seru yang terasa sangat ramah ketika saya menulis respons saya sekarang membuatnya tampak seperti saya terobsesi dengan visual dalam presentasi secara tidak sehat.
Meskipun saya tahu saya perlu mengubah kebiasaan ini kadang-kadang, saya baru-baru ini membaca sesuatu yang membuat saya tersenyum. Ternyata semua kehangatan dan kekaburananku benar-benar memberiku kesempatan.
Menurut sebuah artikel baru-baru ini tentang Quiet Revolution berjudul, "7 Cara Menggunakan Komunikasi Tanpa Kekuatan, " ini hanya beberapa teknik orang yang lebih berpengaruh dan sukses melalui email. Pada dasarnya, katanya, orang-orang yang tampil lebih rendah hati, atau dikenal sebagai "komunikator yang tidak berdaya, " cenderung menginspirasi kepercayaan dan membangun hubungan yang lebih kuat.
Dan yang sebaliknya juga benar - ketika Anda mengucapkan pertanyaan sebagai pesanan, hanya menggunakan titik, dan berbicara dengan otoritas terlalu banyak di email Anda, Anda cenderung tidak akan mendapatkan respons yang baik (atau respons sama sekali). Kata pendiri QR dan penulis artikel, Susan Cain:
Hal ini bermuara pada wawasan ini: Ketika orang berpikir Anda mencoba mempengaruhi mereka, mereka menjaganya. Tetapi ketika mereka merasa Anda mencoba membantu mereka, merenungkan jalan Anda ke jawaban yang benar, atau jujur tentang ketidaksempurnaan Anda sendiri, mereka terbuka untuk Anda. Mereka mendengar apa yang Anda katakan.
Apa artinya ini? Bahwa menjadi kurang formal, kurang percaya diri, dan lebih emosional dalam email Anda bukanlah hal yang buruk - pada kenyataannya, kata Kain mengutip penelitian penulis Adam Grant, "komunikator yang tidak berdaya menghasilkan pendapatan 68% lebih banyak."
Jelas, membumbui setiap email yang Anda kirim dengan emoji, semua topi, dan tanda tanya untuk mengekspresikan perasaan Anda dengan tepat mungkin akan membuat Anda dianggap tidak profesional, tidak yakin, dan bahkan tidak pantas dalam situasi tertentu. Tapi di lain waktu, itu bisa membuat perbedaan.
Mungkin itu berarti meminta persetujuan seseorang sebelum melemparkan tugas lain dengan cara mereka: Apakah ini berhasil untuk Anda? Senang mendiskusikan cara membagi pekerjaan di antara kami! daripada saya membutuhkan catatan Anda pada hari Jumat.
Atau, luangkan waktu sejenak untuk membuat permintaan Anda terdengar manusia - misalnya, mengatakan Bisakah Anda kembali kepada saya dengan pikiran? daripada Mohon saran.
Atau, bahkan hanya menandatangani email Anda dengan "Terima kasih!" Atau "Semoga akhir pekan Anda menyenangkan!" Daripada "Terbaik" yang lebih formal.
Sama seperti Anda tidak akan berbicara dengan kolega Anda secara pribadi dengan cara formal yang sangat mengancingkan, Anda tidak ingin tampil sedingin email. Karena jika Anda ingin orang merespons, Anda perlu memberi mereka alasan yang bagus untuk - dan seseorang yang ramah dan kadang-kadang rentan pada akhirnya lebih mungkin mendapatkan rasa hormat daripada seseorang yang tidak terbuka sama sekali.
Ingin tahu apa lagi yang sebenarnya membuat rekan kerja Anda kesal? Kami telah mengumpulkan semua kiat etiket email yang Anda butuhkan untuk memastikan semua orang benar-benar membaca (dan merespons) pesan Anda.
