Jika Anda pernah bekerja di kantor, Anda tahu bahwa rapat adalah kambing hitam tugas pekerjaan. Kami suka membenci mereka dan kami berusaha untuk menghilangkannya selamanya, namun kami terus memilikinya - terus menerus sampai kami mendapati diri kami bertanya-tanya mengapa kami menghabiskan begitu banyak waktu di dalamnya.
Setiap orang memiliki rahasia untuk menavigasi lanskap rapat yang rumit (dan beberapa lebih baik daripada yang lain).
Jadi, saya mengumpulkan strategi untuk mengurangi beban rapat Anda (dan meningkatkan produktivitas Anda) dari empat pemimpin perusahaan yang sukses. Siapa tahu, Anda mungkin dapat mencoba salah satu taktik ini di kantor Anda sendiri!
1. Membuat Timeslots “No Meeting”
Ini adalah trik tertua dan termudah dalam buku ini, bagi siapa pun yang berjuang untuk menjadwalkan kerja kepala-ke-bawah.
Dan itu berhasil untuk Andrew Fingerman, CEO di PhotoShelter:
“Selama lebih dari setahun, saya menolak mengadakan pertemuan sebelum siang hari. Dampaknya pada produktivitas saya sangat mencengangkan. Sebagai seseorang yang juga menderita ADHD, saya mendapati bahwa pagi hari adalah keharusan untuk pekerjaan yang membutuhkan pemikiran kritis tingkat tinggi saya. Jadi, jika seseorang sangat ingin bertemu dengan saya di pagi hari, saya hampir selalu menolak dan bertanya apakah kita dapat memilih waktu di sore hari. Satu-satunya syarat di mana saya akan menyerah adalah jika pertemuan sempurna sejalan dengan prioritas utama saya. "
Di The Muse, kami menerapkan strategi serupa dengan menerapkan "Kemenangan Rabu, " di mana, dari jam 9 pagi hingga jam 1 siang pada hari Rabu, tidak ada seorang pun di perusahaan yang boleh menjadwalkan pertemuan.
“Keluhan yang paling umum adalah bahwa orang tidak memiliki cukup waktu berpikir yang konsisten karena pertemuan akan sering menyela, ” kata Wakil Presiden dan Karyawan Bakat kami, Toni Thompson. "Ada beberapa pertemuan yang orang katakan kepada saya bahwa mereka tidak bisa berhenti, tetapi jika upaya tersebut mengurangi bahkan 70% dari pertemuan tidak produktif dan menggantikan mereka yang memiliki banyak produktivitas, kreativitas, dan kewarasan karyawan, itu sepadan."
2. Rapat Hanya Satu Hari Seminggu
Mattan Griffel adalah pendiri dan CEO One Month. Untuk mengatasi masalah pertemuannya sendiri, dia memutuskan bahwa alih-alih memblokir waktu-waktu tertentu, dia akan memblokir setiap hari kecuali satu.
Bertentangan dengan sistem The Muse sendiri, Griffel mengadakan pertemuan hanya pada hari Rabu: “Saya tidak mempermasalahkannya. Jika seseorang meminta untuk mengambil kopi pada hari Selasa, saya akan bertanya apakah hari Rabu akan berfungsi. Jika hari Rabu benar-benar dipesan, saya akan bertanya tentang hari Rabu berikutnya (Terkadang saya harus memesan dua atau tiga hari Rabu), ”katanya dalam sebuah artikel Forbes baru-baru ini. Sangat sederhana, bukan?
Hasilnya, dia temukan, bukan hanya hambatan waktu yang sangat besar untuk fokus pada tugas-tugas lain, tetapi bahwa “memaksa orang untuk menunggu hingga hari Rabu akan sering menyaring pertemuan yang tidak penting. Ini akan menghilangkan orang-orang yang menginginkan waktu Anda tetapi tidak mau menunggu atau bekerja sesuai jadwal Anda. Itu bagus untuk saya, karena saya toh tidak ingin bertemu dengan orang-orang itu. ”
3. Meninjau Kalender Secara Teratur
“Kami telah secara teratur mengevaluasi kembali pertemuan setiap triwulan untuk mengerjakan kembali jadwal pertemuan jika perlu, ” kata Dinah Alobeid, Direktur Komunikasi di Greenhouse. Ini berarti pada setiap kuartal, setiap orang di perusahaan melihat kalender mereka dan memutuskan apakah diskusi tertentu dapat dipindahkan ke saluran lain.
Anda dapat dengan mudah melakukan ini dengan jadwal Anda sendiri. Untuk membantu mempersempit pertemuan mana yang terjadi dan tidak terjadi, Alobeid menyarankan untuk mengurangi kerangka waktu: “Mulailah dengan rapat 30 menit dan kurangi hingga 20 menit jika memungkinkan; hal yang sama berlaku selama 60 menit, mengapa tidak mencoba 45? ”Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat mencapai sebanyak mungkin dalam waktu yang lebih singkat, jika tidak melalui email atau dokumen Google sebagai gantinya.
Juga, katanya, "Luangkan waktu pada hari Senin untuk memetakan apa yang ingin Anda capai minggu ini dan pertemuan mana yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan dan memajukan proyek tertentu." Jika mereka merasa tidak sesuai dengan prioritas Anda, hapus mereka.
4. Mengadakan Rapat Pembersihan
Alex Villa, Chief Operating Officer di Healthify, melakukan hal di atas lebih jauh dengan mengatur "pembersihan rapat" di perusahaannya:
"Ini adalah titik waktu tertentu setiap enam hingga sembilan bulan di mana kami menghapus 100% pertemuan berulang dan menetapkan aturan yang dengannya mereka dapat ditambahkan kembali."
Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan membawa rapat kembali ke kalender untuk Villa dan timnya? “Untuk rapat yang tidak berulang dan menghadapi klien, Anda dapat menyimpan atau menghapus rapat sesuai kebijaksanaan Anda. Rapat yang dihapus tidak dapat ditambahkan kembali setidaknya selama dua minggu. Setelah dua minggu itu, Anda hanya dapat menambahkan pertemuan kembali jika mayoritas peserta secara proaktif memintanya untuk dikembalikan (melobi untuk rapat Anda sendiri dilarang!) ”
Tanggapan di perusahaannya sangat positif, meskipun ada permintaan yang sangat menakutkan: “Semua orang menyukainya dan tidak sabar untuk menghapus semuanya. Tanpa mengakui masalahnya, Anda mulai memiliki situasi yang canggung karena tidak ada orang yang ingin menjadi orang yang mengatakan, 'Pertemuan ini tidak berguna, bisakah kita membatalkannya?' Pada akhirnya kami melewati siklus kinerja yang optimal di mana orang-orang mencapai keseimbangan yang baik untuk dapat berkolaborasi sementara masih memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan individu mereka. "
Meskipun membuat semua orang di tim Anda bergabung dengan rencana ini bisa sulit, ada baiknya menguji untuk pertemuan yang lebih kecil. Bicaralah dengan rekan kerja Anda tentang menghapus check-in yang tidak mendesak selama beberapa minggu, dan lihat apakah itu memengaruhi pekerjaan Anda secara negatif sama sekali.
Mengatasi kelebihan rapat benar-benar berujung pada memprioritaskan beban kerja Anda, itulah sebabnya strategi di atas sangat efektif.
