Bagaimana ini untuk skenario yang biasa? Anda bangun, mematikan alarm, dan, dengan mata muram, Anda menuangkan secangkir kopi dengan satu tangan sementara tangan yang lain menelusuri kotak masuk Anda untuk melihat apa yang Anda lewatkan pada jam-jam ketika Anda tidur.
Mungkin Anda menjawab satu; mungkin tidak. Jika perjalanan Anda melibatkan transportasi umum, Anda pasti akan diberitahu oleh pemberitahuan email baru. Anda membalas atau berencana untuk membalas di kemudian hari. Setelah di kantor, Anda membuka kotak masuk lagi. Memeriksa daftar tugas Anda, Anda melihat bahwa Anda memiliki beberapa pesan tindak lanjut untuk ditulis.
Begitulah yang terjadi hari ini: Tidak ada kotak masuk nol. Anda terjebak dalam jaringan pengiriman dan penerimaan yang buruk. Apakah ini pernah berhenti?
Sebuah penelitian di Kanada yang dirilis beberapa bulan lalu menemukan bahwa tidak, tidak juga (walaupun saya yakin Anda tahu itu adalah pertanyaan retoris). Faktanya, temuan mereka mengungkapkan bahwa Anda menghabiskan sepertiga waktu Anda di kantor melalui email dan 50% darinya saat Anda bekerja di rumah. Tidak mengherankan tetapi masih penting adalah kenyataan bahwa “30% dari waktu itu, email tidak mendesak atau penting.
Berikut ini hitungan statistiknya: “11, 7 jam dihabiskan di tempat kerja dan 5, 3 jam di rumah.” Ini bukan hari-hari. Ini bukan, katakanlah, hari Anda kembali dari liburan musim panas dua minggu. Setiap hari . Dan jika itu bukan angka yang serius, saya tidak tahu apa itu.
Untuk memecahnya lebih lanjut, para peneliti menemukan bahwa "pekerja mengirim dan menerima rata-rata 86 email terkait pekerjaan di tempat kerja dan 25 dari rumah."
Itu satu ton email!
Bagaimana Anda menyelesaikan sesuatu jika Anda terkubur dalam menjawab, membalas, meneruskan, merespons lagi, mengaitkan orang ini, dan menindaklanjuti? Jawabannya, saya yakin, adalah Anda tidak.
Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi waktu di kotak masuk? Identifikasi poin rasa sakit terbesar Anda dan jadikan sasaran minggu ini untuk berupaya mengatasinya.
Apakah bos Anda mengirimi Anda pesan tidak mendesak setelah jam kerja dan pada akhir pekan? Nasihat ini menjelaskan cara mendekati subjek yang rumit ini dan berbicara kepadanya tentang praktik ini.
Apakah Anda berada di rantai email grup yang sedang berlangsung, penuh dengan tanggapan singkat? Jika demikian, pindahkan ke ruang obrolan.
Apakah Anda terburu-buru untuk mencapai kotak masuk nol, sehingga merespons orang segera setelah Anda mendengar ping? Tanggapi hanya pesan-pesan penting dan tinggalkan semuanya untuk akhir hari.
Apakah Anda merasa sebagian besar pesan Anda tidak penting? Kendalikan situasi dengan menghapus apa pun yang tidak memerlukan respons dan berhenti berlangganan nawala yang tidak berpengaruh pada pekerjaan Anda.
Apakah Anda menghabiskan waktu tanpa henti menanggapi orang-orang dengan pertanyaan yang sama. Menyusun respons kalengan untuk menghemat waktu dan kekuatan otak. Saran template penulis Kayla Matthews sangat cocok untuk lima situasi umum.
Lagi pula, itu kotak masuk Anda. Bagaimana Anda memilih untuk mengoperasikannya di ujung Anda pada akhirnya memainkan peran besar dalam dampak negatif yang dapat terjadi pada kehidupan Anda. Jika Anda menghargai waktu Anda dan menghargai kesejahteraan serta rasa kepuasan yang berasal dari produktif, terserah Anda untuk membalik angka mengejutkan itu.