Musim ulasan bisa menjadi stres, di sisi mana pun Anda duduk.
Jika Anda seorang manajer, ada banyak pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk menyiapkan umpan balik kinerja selain beban kerja reguler Anda. Dan Anda mungkin harus menyampaikan umpan balik itu secara langsung. Tentu, tidak mudah mendengar kritik yang membangun, tetapi menyampaikannya bukanlah sesuatu yang orang nantikan.
Dan salah satu situasi tersulit untuk dinavigasi adalah permintaan kenaikan gaji atau promosi. Terutama jika Anda tidak mengharapkannya. Tetapi ambil napas dalam-dalam dan ingat bahwa ini adalah kesempatan untuk menunjukkan kepada karyawan Anda betapa Anda menghargai mereka atau membantu mereka tumbuh menjadi seseorang yang pantas mendapatkan apa yang mereka inginkan.
Sebelumnya
Catatan cepat: Di dunia yang ideal, Anda membaca artikel ini beberapa minggu sebelum proses formal dimulai (dan anggaran diselesaikan). Tetapi kita tidak hidup di dunia yang ideal dan jika itu masalahnya, Anda dapat beralih ke “saat ini.”
Tinjau Kebijakan dan Prosedur Perusahaan
Sebelum Anda melakukan hal lain, pastikan Anda membiasakan diri dengan segala kebijakan dan prosedur perusahaan seputar ulasan, kompensasi, dan promosi. Mengetahui dasar-dasarnya tidak hanya akan memastikan Anda memberikan ulasan produktif kepada karyawan Anda, tetapi juga akan memudahkan Anda menangani permintaan apa pun yang muncul. Jika Anda tidak yakin apakah informasi ini ada atau di mana ia tinggal, hubungi dan tanyakan.
Evaluasi Karyawan dan Tim Anda
"Tidak ada manajer yang harus pergi ke tinjauan apa pun yang mendukungnya, tidak hanya untuk tujuan peningkatan, " kata Karen Dillon, mantan editor Harvard Business Review dan penulis The HBR Guide to Office Politics .
Di sisi kompensasi, lihat data internal yang ada di pita pembayaran dan lihat di mana laporan langsung Anda jatuh. Apakah ada outlier? Apakah ada tambahan baru pada tim yang membuat distribusi tidak merata? Semua hal dipertimbangkan, apakah ini tempat yang adil bagi karyawan ini?
Di sisi promosi, pikirkan tentang bagaimana kinerja karyawan Anda di setiap bidang tanggung jawab untuk peran mereka sendiri dan apakah kinerja mereka jauh melampaui lingkup itu sehingga mereka akan memenuhi persyaratan untuk peran yang lebih senior, jika ada yang tersedia. Buat rekomendasi awal Anda berdasarkan analisis ini.
Harapannya adalah Anda sudah mendapatkan kenaikan gaji dan promosi untuk mereka yang memenuhi syarat dan pantas pada saat Anda memasuki ruangan untuk rapat. Anda dapat membantu mencegah masalah dengan melakukan pekerjaan ini secara menyeluruh dan penuh pertimbangan sebelumnya. Namun ketahuilah bahwa tidak peduli seberapa baik persiapan Anda, tidak mungkin untuk menghindari kejutan.
Tetapkan Harapan
Apakah tidak ada anggaran? Apakah seseorang di tim Anda berkinerja buruk? Apakah Anda tahu seseorang mengandalkan kenaikan gaji atau promosi yang tidak terjadi. Anda dapat menghindari banyak drama dan ketegangan dengan melakukan percakapan yang sulit ini sebelum tinjauan formal.
Saya akan menekankan "keras" karena mengatakan kepada seseorang bahwa mereka harus menunggu apa yang mereka inginkan tidak akan pernah menyenangkan untuk didiskusikan.
Anda bisa mulai dengan mengatakan sesuatu seperti ini: “Saya tahu kami akan bertemu Rabu depan untuk membahas kinerja Anda selama setahun terakhir. Saya juga tahu Anda mungkin mengantisipasi kenaikan gaji. Karena saya ingin ini menjadi percakapan yang produktif, saya ingin memberi tahu Anda bahwa Anda tidak memenuhi syarat sekarang karena. Saya tahu ini sulit didengar. Tapi saya di pihak Anda dan saya pengacara Anda di sini, jadi mari kita gunakan waktu kita minggu depan untuk membahas bagaimana kami dapat memastikan Anda memenuhi syarat dan semua cara lain Anda dapat tumbuh untuk sementara. "
Spoiler: Orang itu tidak akan senang mendengar ini. Tidak apa-apa. Kuncinya sekarang adalah mengakui bahwa mereka kecewa dan menunggu sampai percakapan formal Anda menggali umpan balik.
Dalam Momen
Akui Permintaannya
Fakta: Meminta kenaikan gaji atau promosi itu menegangkan dan emosional. Jika Anda pernah melakukan ini (dan saya harap Anda melakukannya!), Anda tahu ini. Jadi langkah pertama adalah memastikan laporan langsung Anda tahu Anda pernah mendengarnya dengan mengakui permintaan tersebut.
Mencoba:
- "Terima kasih telah memperhatikan itu."
- "Aku mendengarmu, dan …"
Minta Informasi Lebih Lanjut
“Pekerjaan Anda sebagai manajer bukan untuk memiliki jawaban saat itu, ” kata Shannon Fitzgerald, Direktur SDM di The Muse. "Ini untuk mendengarkan dan mengumpulkan informasi, " tambahnya. Ini “menanyakan mengapa mereka merasa seperti itu dan menggali sebelum menjawab.”
Anda tidak hanya perlu memahami alasan karyawan Anda untuk membuat keputusan berdasarkan informasi dan mungkin membuat kasus untuk HR dan atasan Anda, tetapi Anda juga akan dapat mengetahui apakah ada masalah lain yang perlu Anda atasi- seperti harapan yang tidak cocok tentang peran tersebut.
Mencoba:
- "Apakah kamu memiliki sesuatu dalam pikiran?"
- "Katakan padaku mengapa kamu merasa seperti itu."
- "Apa yang kamu rasakan adalah rentang yang sesuai?"
Tetapkan Rencana dan Kerangka Waktu Realistis untuk Respons
Jadi, Anda telah memastikan karyawan Anda merasa permintaan mereka telah didengar dan mengumpulkan informasi tentang apa yang mereka inginkan dan mengapa menurut mereka itu sesuai.
Sekarang, "titik kunci tidak pernah membuat keputusan pada saat permintaan kenaikan gaji dibuat, " kata Dick Grote, pendiri dan presiden Grote Consulting, di mana ia berspesialisasi dalam manajemen kinerja. Setiap jawaban ya atau tidak yang diberikan dalam hitungan menit “dianggap sebagai omong kosong, ” tambahnya, dan memberikan preseden buruk. Sebagai gantinya, beri tahu karyawan Anda bahwa ketika mereka seharusnya mengharapkan untuk mendengar dari Anda tentang hal ini. Dan bersikap realistis.
Mencoba:
- "Aku akan memikirkan ini dan kita akan bicara lagi."
- "Biarkan aku melihat ini dan kembali padamu."
- "Kuharap aku bisa kembali padamu lebih cepat tapi mungkin butuh tiga minggu."
Jaga Kata-kata Anda
"Apa pun yang kamu katakan kepada karyawan, kamu harus menepati janji, " kata Dillon. Mungkin tergoda untuk bersikap optimis di sini, tetapi pertimbangkan langkah-langkah yang harus Anda ambil dan jujur tentang berapa lama sebelum Anda bisa menindaklanjutinya. Itu jauh lebih jauh dari harapan palsu.
Jadi, jika Anda memberi tahu laporan langsung Anda, Anda akan kembali kepada mereka dalam dua minggu, pastikan Anda melakukannya. Jangan biarkan penanda apa pun yang Anda atur berlalu tanpa mendiskusikannya.
Dan “tentu saja jangan menunggu sampai orang itu mengangkatnya lagi, ” kata Grote.
Setelah Permintaan
Kerjakan pekerjaan rumah Anda
Sekarang saatnya untuk benar-benar menggali. Periksa kembali evaluasi asli Anda, verifikasi poin-poin yang disampaikan karyawan Anda, nilai fakta atau prestasi yang mereka bagikan yang mungkin tidak Anda pertimbangkan, lihat lagi kinerja mereka dengan mata segar, dan pikirkan tentang konsekuensi dari keputusan ini ketika sampai pada sisa tim Anda.
Jika Anda mengelola beberapa orang, Anda mungkin ingin menunggu sampai Anda menyelesaikan semua ulasan untuk mengatasi hal ini. Dengan begitu, Anda dapat mengevaluasi semua permintaan (jika Anda mendapatkan lebih dari satu), mencari bimbingan dari atasan Anda sendiri pada semuanya sekaligus, mengambil keputusan konsisten yang masuk akal dalam konteks, dan menyiapkan strategi terbaik untuk menyelesaikan kasus ini. untuk satu atau lebih laporan Anda.
Buat Kasing (jika Dijamin)
Jika Anda sampai pada kesimpulan bahwa karyawan Anda benar, inilah saatnya untuk berbicara. Karena tidak mungkin Anda dapat melakukan panggilan sendiri, Anda perlu mencari tahu siapa yang paling perlu Anda meyakinkan untuk mewujudkannya. Dan kemudian cobalah untuk menjadi se-persuasif mungkin.
"Manajer itu harus memiliki pembenaran yang sangat baik, dengan mengutip hasil yang dapat diukur dan berdampak pada organisasi, " kata Regina Moravek, kontributor The Muse yang menghabiskan 15 tahun bekerja di HR. Jadi bawa angkanya, tapi jangan lupa informasi kualitatifnya juga. Misalnya, sorot keterampilan tertentu yang tidak ternilai atau mengeluarkan beberapa kutipan dari pelanggan atau klien atau siapa pun yang relevan untuk menunjukkan apa arti orang ini bagi perusahaan.
Mencoba:
- "Kami tidak mengirim pesan yang ingin kami kirim dengan kenaikan x% tahun ini."
- “Saya benar-benar merasa seperti bintang. Kami tidak ingin mengambil risiko kehilangan dia. "
- "Jika pergi, kita tidak akan bisa menggantinya dengan gaji atau keterampilan mereka saat ini."
- "Memiliki keterampilan tertentu, tingkat pendidikan yang penting bagi bisnis kami."
- "Jika pergi dan pekerjaan itu kosong, itu akan sangat merugikan perusahaan."
Ketika Anda Kembali ke Karyawan
Kirimkan Kabar Baik
Hasil terbaik, jelas, adalah mendapatkan dan memiliki kesempatan untuk menyampaikan kabar baik.
Jangan lupa bahwa ini adalah "juga waktu yang sangat penting untuk menyampaikan kepada karyawan betapa berharganya mereka, " kata Moravek. Pertemuan tersebut sama tentang "membuat karyawan merasa bahwa mereka adalah bagian penting dari operasi" seperti halnya tentang jumlah dolar atau gelar baru, yang katanya sendiri dapat terasa hampa. Tetapi jika Anda menambahkan "kami menghargai Anda, Anda telah memiliki dampak besar pada organisasi, " katanya, karyawan itu cenderung "termotivasi untuk terus melakukan pekerjaan besar."
Dan jika Anda menyampaikan berita promosi, "Saya selalu ingin memberi tahu orang-orang bahwa sekarang garis dasarnya naik, " kata Dillon. "Kamu mendapatkannya dan aku senang untukmu. Tetapi sekarang Anda mulai pada level ini. Ini bukan hadiah untuk diduduki. ”
Mencoba:
- “Aku punya kabar baik untukmu. Saya telah memeriksa permintaan Anda untuk kenaikan gaji, mempertimbangkannya, melakukan penelitian, dan tampaknya bagi saya kenaikan gaji itu pantas. ”
- "Aku memikirkan permintaanmu untuk mempertimbangkan kompensasi. Setelah melakukan penelitian, saya telah memutuskan bahwa perubahan kompensasi akan dilakukan. ”
Kirim Berita Buruk ke Pemain yang Kuat
Terkadang, tidak peduli seberapa baik Anda mendapatkan kenaikan gaji atau promosi, Anda tidak akan bisa mendapatkannya disetujui.
Ingat juga bahwa "pertumbuhan dapat berarti banyak hal yang berbeda, bukan hanya uang, " kata Fitzgerald. Dan lihat apa lagi yang bisa Anda tawarkan. Ini bisa berupa bonus spot, petunjuk pada proyek baru, kesempatan untuk mengembangkan keterampilan atau mendapatkan pengalaman di bidang yang diminati, waktu liburan ekstra, atau solusi kreatif lainnya. Opsi terbaik akan disesuaikan dengan individu.
“Sebagai seorang manajer, penting untuk mengenali gudang alat untuk membuat karyawan bahagia. Banyak hal yang berada dalam kendali Anda, ”tambahnya, termasuk menciptakan lingkungan yang positif dan memberi orang kesempatan untuk tumbuh. "Kenaikan gaji adalah salah satu simbol yang sangat penting, " tetapi juga penting untuk memberi tahu karyawan Anda menghargai mereka dan menunjukkan sebanyak mungkin dengan cara yang melampaui uang dan hak.
Dan pastikan sudah jelas bahwa hanya karena jawabannya tidak pada saat itu tidak berarti itu akan selalu tidak. Anda dapat berkomitmen untuk meninjau kembali topik tersebut dalam tiga atau enam bulan.
Jika Anda percaya pada potensi karyawan ini di perusahaan, bagikan itu. “Kondisi perusahaan / industri / kompetisi saat ini sedemikian rupa sehingga kita tidak dalam posisi untuk melakukan itu, ” saran Grote mengatakan. Mengakui bahwa itu bukan yang ingin mereka dengar: “Saya tahu Anda tentu kecewa. Aku akan menjadi. "Tapi kemudian menambahkan:" Tapi aku ingin memberitahumu sesuatu. Saya pikir Anda memiliki masa depan yang sangat cerah di sini. "
Mencoba:
- "Sayangnya perusahaan tidak dalam posisi untuk memberikan kenaikan, tetapi saya ingin memberi Anda kesempatan lain ini."
- "Aku tahu kamu tertarik untuk melakukan pekerjaan semacam ini juga, jadi mari kita ubah pekerjaanmu sedikit."
- "Kamu dan aku akan bekerja bersama tahun ini untuk memastikan profilmu dinaikkan."
- "Aku berkomitmen untuk memberimu kesempatan untuk bersinar."
- "Saya menghargai Anda membawa ini menjadi perhatian saya. Saya akan lebih sadar ketika peluang promosi muncul bahwa Anda akan dianggap sebagai kandidat. "
Kirim Berita Buruk ke Pemain Lemah
Jika laporan langsung Anda "tidak tahu bahwa mereka bukan karyawan bintang, " kata Dillon, itu harus menjadi "petunjuk bahwa Anda tidak berkomunikasi secara efektif dengan orang tersebut."
"Ini adalah kesempatan Anda untuk bersikap adil kepada mereka, " tambahnya. Lebih dari itu, adalah tanggung jawab Anda sebagai manajer untuk memulai percakapan untuk mencoba menutup kesenjangan. Bagikan bidang apa yang menjadi kelemahan mereka atau apa yang membuat Anda kecewa dan beri tahu mereka apa yang Anda harapkan dan ingin Anda lihat untuk melakukan percakapan yang berbeda di waktu berikutnya.
Berikan contoh nyata untuk memastikan karyawan memahami masalah dan memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana meningkatkan. Dan rencanakan poin Anda terlebih dahulu, karena tidak mudah untuk memberikan umpan balik kepada seseorang yang mungkin menyakitkan untuk didengar, tetapi Anda tidak akan melakukannya dengan kebaikan jika Anda wafel dan gagal menyampaikan bagaimana mereka dapat memperbaikinya.
Mencoba:
- "Ini adalah area yang perlu kamu kerjakan."
- “Inilah tujuan yang saya ingin Anda capai dalam enam bulan ke depan.”
- "Di posisimu, kuharap …"
Sebagai seorang manajer, Anda mungkin tidak melihat ke depan untuk meninjau musim sebagai puncak tahun Anda, tetapi ingatlah bahwa itu dapat mengatur tim Anda di jalur yang benar. Dan menempatkan orang di jalur yang benar berarti Anda jauh lebih mungkin mencapai sasaran dan berhasil dalam peran Anda sendiri.
