Tidak ada yang tersisa untuk ditangani pada daftar tugas Anda. Sayangnya, itu bukan karena Anda telah menjadi bintang produktivitas. Itu karena setiap hal terakhir dalam daftar Anda macet - menunggu persetujuan, suntingan, atau panduan dari manajer Anda.
Manajer sering melakukan ini dengan niat terbaik. Mereka ingin melihat, meninjau, dan mendukung semua yang keluar dari departemen untuk memastikan itu yang terbaik. Tetapi dalam proses melakukan itu, email menumpuk di kotak masuk mereka, dan karyawan duduk-duduk, menunggu persetujuan yang mereka butuhkan untuk melanjutkan proyek mereka.
Bagaimana Anda menangani kemacetan yang menghambat kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda? Berikut adalah beberapa tips untuk berurusan dengan bos manajemen mikro.
Rencanakan untuk itu
Anda tahu teman yang terlambat untuk segalanya? Dia yang mengatakan "Aku hampir sampai!" Ketika dia bahkan belum keluar dari jalan masuk. Anda mungkin berurusan dengan keterlambatan abadi untuk sementara waktu, tetapi ketika Anda tahu ada peristiwa penting bahwa dia harus tepat waktu - seperti pernikahan Anda - Anda memberi tahu dia bahwa itu dimulai satu jam lebih awal daripada yang sebenarnya terjadi. Dan kemudian dia muncul tepat waktu.
Dengan cara yang sama, Anda harus membuat rencana ke depan ketika Anda tahu Anda akan menemui hambatan. Misalnya, itu bisa berarti memasukkan laporan ke kotak masuk manajer Anda seminggu lebih awal dari yang seharusnya, untuk memberikan waktu ekstra baginya untuk meninjau dan menyetujuinya. Atau, jika Anda menulis buletin perusahaan, mungkin Anda mendapatkan persetujuan manajer Anda untuk setiap ide cerita sebelum Anda benar-benar mulai menulis - alih-alih bekerja untuk menyelesaikan seluruh buletin dan kemudian mempresentasikannya untuk persetujuannya, memaksakan tenggat waktu yang ketat yang mungkin tidak akan terpenuhi.
Ingatkan, Ingatkan Lagi
Hal terburuk mutlak yang dapat Anda lakukan adalah mengirim permintaan atau tugas ke atasan Anda melalui email, dan kemudian hanya menunggu (dan menunggu, dan menunggu) untuk mendapat tanggapan. Itu praktis meminta tugas Anda untuk terjebak dalam kemacetan.
Pada akar masalah, bos Anda mungkin sangat sibuk (dan mungkin agak tidak teratur) -dan itu berarti bahwa ia mungkin memerlukan satu atau dua pengingat untuk memastikan tugas diselesaikan. Jadi, mungkin Anda mengirim email ke atasan Anda pada hari Senin sore dengan permintaan atau tugas Anda untuk ditinjau. Pada hari Selasa, ketika Anda melewati kantornya saat makan siang, Anda mampir dan berkata, “Hanya ingin mengingatkan Anda bahwa saya membutuhkan ulasan dan persetujuan Anda pada proposal Smith pada akhir hari Rabu - itu ada di kotak masuk Anda sekarang.” Dan lalu Rabu pagi, Anda mampir lagi untuk bertanya, “Apakah Anda bisa mendapatkan saya perubahan dan persetujuan Anda sore ini? Saya dapat mengirim ulang jika Anda perlu. "
Saya tahu, itu terdengar menjengkelkan. Tapi sejujurnya, bos Anda kemungkinan akan menghargai pengingat - dan jika itu membantu Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan, itu akhirnya membantu bos Anda (dan seluruh departemen) berhasil.
Minta untuk Memimpin
Meskipun jelas bahwa manajer Anda lebih suka meninjau dan menyetujui segala sesuatu yang terjadi di departemen, jika Anda membuatnya merasa lebih percaya diri dengan kemampuan Anda, dia mungkin bersedia menyerahkan kendali.
Sebagai contoh, saya baru-baru ini memiliki manajer yang suka melihat terakhir pada semua hal yang saya dan tim saya tulis - sampai ke email yang paling biasa - dan itu secara signifikan memperlambat kemajuan semua orang. Saya akhirnya mengambil kesempatan untuk berdiri di atas sebuah tugas kecil yang saya tahu telah saya pakukan: “Hei Lisa, ada dua undangan webinar yang dijadwalkan hari ini. Saya meninjau salinan dan ada sedikit suntingan. Saya tahu Anda sudah memiliki banyak hal di piring Anda; apakah akan baik-baik saja jika saya terus maju dan memajukan mereka? ”
Dia (agak enggan) setuju, dan saya akhirnya bisa mencoret item itu dari daftar pekerjaan saya - dan dia melihat bahwa itu ternyata baik-baik saja. Setelah saya menguji air, perlahan-lahan saya mulai merasa lebih percaya diri tentang membuat panggilan pada tugas lain: "Saya tidak berpikir ini membutuhkan ulasan Anda, jadi saya akan melanjutkan dan menyelesaikannya. Apakah itu oke? ”Dan sebagian besar waktu, dia setuju. Tentu, jika kami menulis komunikasi email di seluruh perusahaan atas nama tim eksekutif, kami akan membutuhkan persetujuannya. Tetapi jika saya melakukan pengeditan kecil pada brosur penjualan atau dek PowerPoint yang ada, dia setuju bahwa dia tidak perlu meninjau. Dan itu membuka waktunya dan melonggarkan kemacetan.
Selamat Berbicara Frank
Tentu saja, bos Anda mungkin lebih ngotot - dan responsnya terhadap upaya Anda untuk menghindari proses yang telah ditetapkan mungkin, “Tidak, saya masih perlu meninjaunya. Saya akan menyelesaikannya secepat mungkin. ”
Dalam hal ini, Anda perlu mengatasi masalah ini secara lebih langsung. Selama pertemuan satu-lawan-satu yang dijadwalkan secara rutin (jika Anda tidak memiliki satu pengaturan - Anda harus), sampaikan masalah ini dan bagaimana hal itu memengaruhi tim: “Saya tahu Anda memiliki beberapa proyek dan tugas yang sedang menunggu untuk diteliti kembali. Apakah ada cara agar proses ini lebih efisien? Adakah yang bisa saya lakukan secara pribadi untuk mempermudah Anda? "
Misalnya, mungkin dia lebih suka Anda menentukan batas waktu di baris subjek email Anda, sehingga dia dapat memprioritaskan kotak masuknya berdasarkan apa yang harus segera jatuh tempo. Atau, mungkin bos Anda lebih suka Anda membawa daftar barang yang tertunda ke pertemuan check-in mingguan, dan Anda dapat menjawab pertanyaan - dan segera memeriksa persetujuan - saat Anda pergi.
Tetapi bahkan jika Anda tidak dapat menentukan solusi langsung, memberi tahu atasan Anda secara langsung akan membantunya menyadari bahwa ini bukan hanya masalah disorganisasi atau kotak masuk yang meluap - ini adalah masalah yang memengaruhi produktivitas seluruh tim. Dan itu bisa menjadi panggilan untuk membangunkan yang perlu dipikirkan atasan Anda.
