Jika Anda meminta saya untuk memilih satu hal yang akan saya hargai untuk kesuksesan profesional saya, menurut Anda apa yang akan saya katakan?
Gelar sarjana dari universitas bergengsi? Jaringan luar biasa dari individu yang kuat dan berpengaruh? Etos kerja keras?
Nggak. Ini sopan santun ponsel saya.
Aku serius. Karena banyak dari komunikasi kita hari ini adalah elektronik, kita sering lupa tentang pentingnya koneksi yang kita buat melalui telepon. Tapi sebenarnya, suara Anda di handset bisa membuat kesan yang sama besar pada seseorang seperti halnya kehadiran Anda secara langsung.
Contoh kasus: Baru-baru ini, saya melakukan pertemuan dengan seorang wanita untuk pertama kalinya secara pribadi. Aku takut pertemuan itu dan bersiap menghadapi saat-saat yang sulit dan sulit - karena setelah pertemuan yang tak terhitung jumlahnya di telepon, itulah yang dia latih untuk kuharapkan. Apakah itu yang Anda inginkan agar orang lain melihat Anda? Saya kira tidak.
Jadi, inilah cara menendang sopan santun ponsel Anda, dan menjadikannya senjata rahasia Anda juga.
Selalu Jawab dengan Dering Kedua atau Ketiga
Tidak ada yang benar-benar harus memberi saya nasihat ini - saya mengembangkannya sebagai pedoman pribadi saya sendiri setelah mengamati apa yang membuat saya gila ketika saya mencoba untuk memanggil seseorang.
Banyak orang melihat telepon sebagai kejahatan yang diperlukan di tempat kerja, hanya menggunakan teleponnya pada saat-saat yang mendesak. Jadi saya mencoba mengingat bahwa jika seseorang memanggil saya, mereka mungkin perlu sesuatu segera. Mengambil telepon sesegera mungkin adalah cara mudah untuk membuat orang yang menelepon merasa seperti Anda sudah menaruh perhatian, dan itu dapat membantu memulai percakapan dengan nada yang lebih positif daripada jika Anda membiarkannya bertahan selama beberapa saat. lebih banyak dering, atau lebih buruk, biarkan saja ke voicemail.
Plus, semua orang memiliki ID penelepon hari ini, dan membiarkan ponsel Anda berdering terlalu lama dapat memberi kesan bahwa Anda sedang menyaring panggilan Anda. (Tentu saja, Anda sedang menyaring panggilan Anda, tetapi apakah Anda benar-benar ingin penelepon Anda tahu itu?)
Bertingkah Seperti Kamu Senang Mereka Disebut
Yang ini sulit - sebagian besar panggilan Anda mungkin bukan dari teman baik Anda. Tapi, jika Anda berbicara dengan penelepon seolah-olah Anda senang mendengar suaranya, itu akan membuatnya nyaman dan melembutkan nada diskusi.
Tentu saja, jadilah yang asli. Orang yang Anda ajak bicara tahu hubungannya dengan Anda, jadi tidak ada gunanya berpura-pura memiliki koneksi yang lebih kuat dari yang Anda miliki - dia akan melihat menembus Anda. Dalam pengalaman saya, awal "Hai! Bagaimana kabarmu? ”“ Oh, aku baik-baik saja, dan kamu? ”Pertukaran adalah hanya itu yang benar-benar diperlukan untuk sopan dan benar-benar menyelesaikan sesuatu.
Bersikap Menyenangkan, tapi Singkat
Salah satu stereotip yang sering saya dengar adalah bahwa wanita suka banyak berbicara di telepon. Sekarang bagi saya, ini tidak bisa lebih jauh dari kebenaran - tetapi jika itu yang Anda alami, itu tidak masalah. Hanya saja, jangan berlatih di tempat kerja.
Cobalah untuk menjaga kontrol percakapan, dan jangan biarkan pertanyaan pribadi berlama-lama melewati 10-15 detik pertama - atau “apa kabar?” Dapat berbelit-belit tentang pembicaraan baru tentang hewan peliharaan baru Anda atau petualangan baru-baru ini dengan latihan pispot balita-nya. Setelah saya menjawab, "Saya baik-baik saja, terima kasih!" Saya langsung menuju ke "Jadi, apa yang bisa saya bantu hari ini?" Ini mengingatkan semua orang bahwa ini adalah panggilan bisnis, dan membuat percakapan kembali ke jalurnya.
Terakhir, singkat. Menjaga panggilan Anda tidak lebih dari 3-5 menit memberikan kesan bahwa Anda tahu apa yang Anda lakukan, dan Anda tidak membuang waktu untuk mengatasi masalah yang ada. (Juga ingat bahwa, jika Anda tidak memiliki kantor sendiri, sebagian besar percakapan Anda akan didengar - dan terkadang benar-benar didengarkan. Ingatlah hal itu ketika Anda tergoda untuk mengobrol.)
Tawarkan Bantuan dan Informasi Tambahan
Saya selalu mengakhiri panggilan saya dengan menanyakan apakah ada hal lain yang dibutuhkan oleh penelepon saya. Jika tidak, saya mengingatkan mereka tentang alamat email saya jika mereka ingin menindaklanjuti. Kedengarannya sederhana, tetapi memastikan Anda dianggap penuh perhatian dan tersedia akan memberi Anda reputasi sebagai kolega yang responsif, berpengetahuan luas, dan dapat diandalkan.
Meskipun gagasan tentang tata krama telepon yang baik mungkin tampak agak kuno "Emily Post, " percayalah, keterampilan telepon Anda yang dipoles akan membuahkan hasil. Penggunaan cerdas dari telepon itu dapat membantu Anda mendapatkan klien baru, membangun hubungan baik dengan kolega di kantor satelit - atau bahkan menginspirasi deli favorit Anda untuk memberikan hadiah tambahan saat Anda memesan makan siang!
