Hal-hal yang secara klinis paling buruk: terlibat dalam perbincangan ketika Anda sedang dalam perjalanan untuk meraih dua kubus keju terakhir di sebuah acara jejaring, mendengarkan seorang teman berbicara tentang daftar pernikahan "perjuangan", dan melihat jadwal Anda dan melihat pertemuan back-to-back.
Tidak benar-benar! Pernahkah Anda mendengar percakapan ini terjadi?
Anda: "Bagaimana harimu?"
Teman Anda yang biasa dan biasa saja: “Luar biasa, saya mengadakan pertemuan satu demi satu! PowerPoint, berani saya katakan, langsung! "
Tidak. Kamu belum.
Namun, kita semua bersalah karena memunculkan rapat di kalender masing-masing - termasuk saya sendiri. Dan, seperti orang yang pernah memimpin rapat tahu, itu cukup mengecewakan ketika Anda melihat-lihat ruangan dan semua orang mengintip telepon mereka.
Dan itulah sebabnya saya menyusun daftar singkat ini semua alasan orang (OK, baiklah, saya) tidak mendengarkan dalam rapat - serta beberapa perbaikan cepat. Karena jika kita semua mulai merencanakan pertemuan yang lebih baik, kita semua akan mulai takut sedikit.
1. Anda Tidak Memiliki Agenda
Saya mengerti! Anda keren, santai, Anda menjual pil dingin dari skateboard Anda.
Tapi ada satu hal: Ketika Anda memulai pertemuan Anda dengan, "Saya membawa semua orang ke sini hari ini untuk membahas strategi penjualan kami - ada ide?" Saya langsung mengabaikan karena 90% dari tanggapan akan menjadi on-the-spot, sepenuhnya jenis tidak membantu ("Kita harus menjual lebih banyak, secara umum saja!" dan "Sudahkah kita mempertimbangkan menjadikan anjing juru bicara kita?").
Dan 100% dari kontak mata akan menjadi jenis canggung di mana orang memohon satu sama lain tanpa kata untuk menjadi orang yang berbicara.
Sebagai gantinya
Sebelum Anda mengirim undangan rapat berikutnya, kumpulkan dan kirim email rincian bagaimana Anda berencana untuk menggunakan waktu itu. Ini tidak hanya akan membantu orang mempersiapkannya dan membawa ide-ide bagus, tetapi juga akan memastikan Anda memblokir jumlah waktu yang tepat.
Semudah:
Menit 1-5: Menuju sasaran pertemuan: Pekerjakan Airbud untuk menjadi juru bicara perusahaan yang baru.
Menit 5-15: Membahas tujuan: Bicara tentang realitas Airbud tidak hanya tersedia, tetapi juga nyata.
Menit 15-25: Gagasan brainstorming: Pergi berkeliling ruangan menyarankan spokesanimal lain yang berfungsi ganda sebagai pemimpin pemikiran di ruang angkasa.
Menit 25-30: Mengembalikan semuanya: Pilih ide terbaik dan tetapkan langkah selanjutnya.
2. Anda Tidak Menjelaskan Bahwa Ini Akan Menjadi Pertunjukan Satu Orang
Kecuali Anda Morgan Freeman, saya tidak bisa mendengarkan Anda berbicara selama 30 menit tanpa berhenti. Ada alasan mengapa Anda tidak akan menemukan terlalu banyak TED Talks populer yang masuk lebih dari 20 menit.
Sebagai gantinya
Jika Anda - dan hanya Anda - yang akan berbicara untuk seluruh pertemuan, apa yang Anda katakan sebaiknya menarik, mudah dicerna, dan dapat diterapkan pada saya.
Jadi, ketika Anda membuat agenda yang baru saja kita bicarakan di atas, sorot apa pun yang tidak akan mengarah ke langkah tindakan (seperti "riset ini …" atau "curah pendapat itu …" atau "tindak lanjut pada kucing yang bermain basket ").
Lalu - dan bersiap-siaplah untuk sihir dan sihir ini - hapuslah. Saat Anda berhenti membuat pertemuan tentang "langkah selanjutnya" adalah saat Anda mulai kehilangan orang.
Sekarang, jika Anda ingin menyimpan barang-barang itu, lempar satu slide bonus ke dalam presentasi Anda di sepanjang baris "untuk berdiskusi di masa depan …" atau sertakan satu lembar informasi latar belakang yang menarik dalam agenda yang Anda kirimkan sebelum waktu.
3. Anda Tidak Membutuhkan Apa pun Dari Saya Secara Khusus
Apa yang Anda katakan berhubungan dengan pekerjaan saya dan Anda pikir itu akan menguntungkan saya untuk mendengarkan. Dan secara teori, tentu saja!
Namun dalam kenyataannya? Segera setelah saya menyadari bahwa saya tidak perlu mempertimbangkan atau mengambil tindakan apa pun dari rapat, saya mengalihkan fokus saya ke daftar tugas yang harus saya tunggu di meja saya.
Sebagai gantinya
Aku benci terus melempar kata-A kepadamu, tapi ini semua kembali ke agenda itu. Dengan mengirimkannya sebelumnya dan menandai "pendengar" sebagai tamu opsional, Anda memberikan undangan pilihan untuk bergabung atau tidak bergabung (dan dengan demikian memastikan semua orang yang datang bersemangat untuk mendengarkan). Mengapa ada seseorang dalam pertemuan Anda yang akan menurunkan suasana hati dengan tatapan zombie kosong mereka?
Saya tahu apa yang Anda pikirkan: Jenni, "rencana agenda" ini terdengar seperti banyak pekerjaan untuk rapat. Dan saya setuju! Tetapi jika Anda meminta seseorang untuk mengambil 30 atau 60 menit dari hari mereka, Anda perlu sedikit berusaha.
Atau - dan tidak, sayangnya, saya tidak akan mengatakan, “hanya sayap saja, Chad” -Anda dapat mengubah pertemuan itu menjadi email. Butuh sedikit lebih banyak waktu daripada membuat agenda, tetapi menghemat waktu rapat Anda yang sebenarnya. Dan untungnya bagi Anda, kami memiliki petunjuk tentang cara melakukannya dengan mudah di sini.
