Hanya tersenyum dan mengangguk, tersenyum dan mengangguk - dan kemudian, begitu bos Anda pergi, Anda bisa bertanya kepada rekan kerja Anda apakah ada orang lain yang mengerti kata yang dia katakan.
Terdengar akrab? Ketika atasan Anda bukan komunikator yang baik, pekerjaan Anda cenderung jauh lebih sulit daripada seharusnya. Apakah manajer Anda terlalu samar-samar atau sangat bertele-tele sehingga Anda tidak bisa memisahkan informasi yang diperlukan dari hal-hal sepele, Anda sering kali berada dalam kesulitan. Jadi, bagaimana Anda menyelesaikan pekerjaan Anda saat Anda tidak mendapatkan informasi yang Anda butuhkan?
Jangan putus asa. Cobalah tiga strategi ini yang tidak hanya akan membantu Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan sekarang - tetapi itu sebenarnya dapat membantu meningkatkan komunikasi manajer Anda dalam jangka panjang.
1. Asah dengan Gaya Komunikasi-Nya - dan Tantanglah
Jika bos Anda terjebak dalam satu gaya komunikasi tertentu - yang jelas tidak berhasil - mungkin sudah waktunya untuk sedikit mundur. Sekarang, saya tidak merekomendasikan pembangkangan atau membuat atasan Anda merasa terserang dengan cara apa pun, tetapi jika Anda tidak mendapatkan apa yang Anda butuhkan untuk berhasil, balas manajer Anda dengan cara komunikasi yang berbeda.
Misalnya, jika bos Anda lebih suka berkomunikasi melalui email, dan email-email itu diisi dengan poin-poin singkat yang tidak jelas, cobalah memulai perubahan kecepatan. Alih-alih merespons secara elektronik (yang bisa memicu kebakaran miskomunikasi), mampir ke kantornya untuk merujuk pesan. Tunjukkan frasa spesifik yang tidak dikomunikasikan secara efektif dan minta klarifikasi: "Anda menyebutkan bahwa prioritas Anda bagi saya adalah 'meningkatkan penjualan, ' tetapi berapa banyak peningkatan yang Anda cari, dan dalam jangka waktu apa?"
Atau, jika bos Anda cenderung memberikan informasi yang rumit dan terperinci ketika dia dengan santai mampir ke bilik Anda untuk mengobrol, ikuti percakapan dengan email. Sebutkan bahwa Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki semua perincian yang Anda butuhkan, dan mintalah versi singkat dan manis dari pembicaraan Anda, sampai ke informasi tingkat tinggi.
Mendorong atasan Anda untuk merangkul berbagai gaya komunikasi akan menunjukkan kepadanya apa yang berhasil dan yang tidak - ketika dia menyadari bahwa Anda mampir ke kantornya setiap kali dia mengirim email, dia mungkin akan mendapatkan gambaran bahwa email-email itu tidak seefektif karena dia pikir mereka.
2. Ulangi Instruksi Kembali
Seorang mantan bos saya pernah meminta saya untuk meringkas dan mengulangi apa pun yang dia katakan kembali kepadanya. Kedengarannya aneh, tetapi dia ingin memastikan saya benar-benar mengerti apa yang dia katakan, apakah dia mengkomunikasikan instruksi, tujuan, atau informasi perusahaan.
Itu menjadi lelucon pada awalnya: Ketika dia memasukkan kepalanya ke kantor saya untuk mengatakan, "Hei, aku akan pergi untuk malam ini, " aku akan menjawab, "Jadi apa yang kamu katakan adalah, kamu akan pulang ? ”Ketika dia bertanya apakah saya ingin pergi makan siang, saya akan berkata, “ Jadi apa yang Anda katakan adalah, Anda akan membelikan saya makanan? ”- dan seterusnya.
Tapi selain sarkasme, teknik ini sebenarnya bisa menjadi alat yang berguna ketika dieksekusi dengan cara yang benar. Ketika bos Anda mengatakan sesuatu yang tidak jelas ("Bisakah Anda mendapatkan saya angka-angka itu segera?"), Balas pernyataan itu dengan mengulangi apa yang menurut Anda maksudnya ("Tentu, saya bisa mendapatkan statistik penanganan panggilan dari minggu ini pada akhir hari."). Ini mungkin tampak konyol, tetapi itu akan memberi atasan Anda kesempatan untuk memperbaiki dan mengklarifikasi pernyataannya, jika diperlukan ("Oh, sebenarnya saya maksudkan angka untuk anggaran iklan bulan depan - dan saya hanya membutuhkannya pada akhir minggu") . Dengan satu pernyataan sederhana - meskipun, berulang -, Anda baru saja mengklarifikasi arti instruksi bos Anda yang kacau.
Dan dalam jangka panjang, ini dapat membantu atasan Anda menyadari bahwa dia tidak sebagus komunikator seperti yang dia pikirkan - jika dia terus-menerus harus mengklarifikasi atau mengulangi instruksi, cepat atau lambat dia akan mulai menjelaskannya dengan lebih jelas. .
3. Dapatkan Perhatian yang Tidak Dibagi
Anda mungkin berpikir itu adalah tugas bos untuk mengadakan rapat, tetapi ketika Anda tidak jelas tentang sesuatu yang dikatakan manajer Anda atau ingin menjelaskan tujuan atau harapan, Anda harus merasa nyaman meminta waktu berdua dengannya. Dalam kesibukan sehari-hari di kantor, bos Anda mungkin membuang instruksi atau informasi yang tidak jelas - jadi jika Anda perlu klarifikasi, Anda harus memisahkan diri dari semua yang terjadi di sekitar Anda.
Jadi, kirim manajer Anda undangan Outlook atau Kalender Google untuk rapat singkat 15 menit. Dalam isi pesan, pastikan untuk memasukkan masalah yang ingin Anda diskusikan, sehingga manajer Anda memiliki beberapa konteks dan kemampuan untuk mempersiapkan. Kemudian, datanglah ke pertemuan dengan beberapa poin spesifik yang ingin Anda sampaikan atau pertanyaan yang ingin Anda jawab.
Dengan waktu tertentu yang disisihkan, pintu kantor ditutup, dan semua perhatian pada Anda, Anda akan dapat mengklarifikasi kebutuhan dan kekhawatiran Anda - dan dia akan dapat fokus hanya pada Anda tanpa gangguan.
Bergantung pada ukuran tim Anda, Anda mungkin juga dapat meminta agar pertemuan Anda berubah menjadi acara yang berulang. Sebagai contoh, saya mengadakan pertemuan mingguan dengan bos saya, yang telah memberi saya kesempatan reguler untuk mengajukan pertanyaan, kekhawatiran, dan ide kepadanya - dan forum terbuka ini sangat bagus untuk memastikan kami selalu dihalaman yang sama.
Dibutuhkan sedikit usaha ekstra dari Anda, tetapi jika Anda berkomitmen untuk membantu atasan Anda berkomunikasi dengan lebih baik - dia akan melakukannya. Dan semakin sering Anda membantunya, semakin besar peluang dia melakukan perubahan abadi.
