Ketika Anda didekati untuk menulis surat rekomendasi, Anda harus tersanjung dan mudah-mudahan bersemangat untuk membantu rekan kerja atau kolega lama Anda. Akan tetapi, skenario ini juga bisa sangat menegangkan - lagipula, Anda membantu menentukan masa depan seseorang! Bagaimana Anda dapat menyesuaikan semua kualitasnya yang luar biasa di satu halaman kecil? Bagaimana jika Anda tidak mengatakan hal yang benar?
Berhentilah dan ambil napas. Menulis surat bukanlah ilmu roket, terutama jika Anda merasa positif tentang orang yang Anda rekomendasikan. Saya telah menulis banyak surat rec di hari saya, bahkan menulis untuk para CEO dari banyak perusahaan yang berbeda (ya, eksekutif mendelegasikan tugas ini), dan di sepanjang jalan, saya telah belajar beberapa hal yang menyederhanakan proses. Ikuti langkah-langkah ini untuk menulis surat yang akan membantu kolega Anda dipekerjakan.
1. Lakukan Penelitian Latar Belakang Anda
Surat rekomendasi dapat diminta untuk banyak alasan - lamaran pekerjaan, nominasi penghargaan, penerimaan ke sekolah atau dewan, dan banyak lagi. Jadi, bahkan jika Anda mengetahui segala sesuatu yang perlu diketahui tentang situasi saat ini, etos kerja, dan keberhasilan masa lalu, Anda masih belum memiliki semua informasi yang Anda butuhkan. Cari tahu mengapa penerima rekomendasi meminta Anda surat dan apa yang akan dicari oleh pembacanya.
Sebelum Anda mulai menulis, pastikan untuk menanyakan yang berikut:
Pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu memandu isi surat Anda dan akan memastikan bahwa Anda memposisikan kandidat untuk pekerjaan atau penghargaan dengan cara terbaik.
2. Ikuti Formula
Surat rekomendasi harus membahas tiga hal: hubungan Anda dengan kandidat, evaluasi pekerjaannya, dan bagaimana dia membandingkan dengan orang lain yang pernah bekerja dengan Anda di posisi yang sama (alias, mengapa dia menonjol). Jadi, saat Anda menulis, susun surat di sekitar area-area itu:
Jelaskan Hubungan Anda
Pertama, jelaskan sifat pekerjaan Anda dengan kandidat, menjelang awal surat. Ini bisa menjadi pernyataan sederhana yang merinci ketika Anda bekerja dengannya, untuk berapa lama, dan dalam kapasitas apa. Misalnya: “Jane adalah seorang eksekutif akun di perusahaan saya dari 2010 hingga 2013, di mana dia bertanggung jawab untuk merencanakan, mengembangkan, dan melaksanakan strategi pemasaran untuk lima klien terbesar kami. Sebagai manajernya, saya menyaksikan … "
Evaluasi Calon
Setelah menjelaskan hubungan Anda, mengevaluasi pekerjaan kolega Anda adalah prioritas berikutnya. Ini harus menjadi daging surat Anda, meskipun konten yang tepat akan bervariasi berdasarkan apa yang Anda rekomendasikan untuknya. Misalnya, jika Anda tahu posisi yang dia lamar ada di manajemen, Anda mungkin ingin fokus pada seberapa baik dia bekerja dalam tim Anda dan kemampuan alaminya untuk menjadi pemimpin yang hebat. Jika posisi yang dia lamar lebih dari posisi teknis, atau mungkin posisi penulisan, fokus pada kemampuannya untuk menyulap beberapa proyek sekaligus sekaligus memberikan hasil.
Bagaimanapun, Anda akan ingin menjelaskan apa yang Anda lihat dalam karyanya, dan menunjukkan hasil nyata yang ia hasilkan. Ingatlah bahwa selalu lebih baik untuk ditampilkan, bukan memberi tahu. Jika Anda mengatakan dia mampu mengembangkan dan menerapkan strategi pemasaran yang canggih, tunjukkan hal-hal seperti total anggaran pemasaran yang dia kelola dan persentase peningkatan yang dilihat oleh tim penjualan selama masa jabatannya. Angka atau statistik apa pun yang dapat Anda rujuk akan membantu memberikan gambaran kuat tentang apa, tepatnya, yang ia raih.
Buat Perbandingan untuk Menutup Kesepakatan
Membandingkan kandidat dengan orang lain yang bekerja sama dengan Anda bisa menjadi cara yang ampuh untuk menawarkan rekomendasi yang kuat. Anda mungkin mengatakan seseorang adalah "manajer proyek paling efektif yang pernah bekerja dengan saya, " atau "salah satu dari tiga karyawan terbaik yang pernah saya kelola." Tentu saja, hanya gunakan pernyataan yang benar-benar Anda yakini!
Ini juga bisa menjadi cara untuk meredakan kekhawatiran yang mungkin dimiliki manajer perekrutan. Misalnya, jika Anda merekomendasikan kandidat yang masih muda atau yang tidak memiliki banyak pengalaman, mengatakan bahwa ia menunjukkan "kematangan dan pemikiran strategis yang jauh melampaui usianya dan tingkat pengalaman" dapat berjalan jauh.
Jika memungkinkan, gunakan cerita atau anekdot untuk mendemonstrasikan salah satu area di atas. Sangat mudah untuk membaca surat dan melihat bahwa seorang kandidat memiliki karakteristik yang kuat, tetapi pada akhirnya membuangnya karena tidak ada sesuatu yang luar biasa atau nyata untuk diingat olehnya. Di sisi lain, sulit untuk melupakan seseorang yang telah membuat dampak nyata dan hubungan yang benar dengan mantan rekannya.
3. Masukkan Sentuhan Akhir
Sekarang logistik: Pertama, orang yang mengumpulkan dan membaca surat rekomendasi kemungkinan sibuk dan memiliki banyak halaman lain untuk dibaca. Untuk membuat dampak terbesar, cepat, pertahankan surat Anda singkat (tidak lebih dari satu halaman) dan langsung ke intinya. Dalam hal nada, Anda ingin menjadi formal dan profesional, tetapi juga antusias. Rekomendasi suam-suam kuku mungkin juga buruk, jadi pastikan Anda menyampaikan seberapa besar Anda menyukai kandidat.
Gunakan kop surat perusahaan Anda dan sertakan tanda tangan dan informasi kontak Anda di bagian bawah. Sertakan tanggal, alamat penerima dengan nama (jika mungkin), dan akhiri dengan pernyataan tentang kesediaan Anda untuk membahas kandidat lebih lanjut, seperti, "Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya."
Surat hanyalah permulaan dari berbagai jenis rekomendasi yang Anda mungkin diminta untuk melakukannya, tetapi langkah-langkah ini dapat membantu Anda melalui formulir apa pun. Baik Anda menjadi referensi mantan karyawan melalui telepon atau merekomendasikan kolega di LinkedIn, lakukan riset, ikuti format, dan tetap antusias. Anda (dan kolega Anda) harus bersikap baik!
Akhirnya, ingatlah bahwa jika seorang rekan meminta rekomendasi kepada Anda, Anda telah membuat dampak padanya dan dia akan selamanya berterima kasih jika Anda membantu dalam perjalanannya menuju kesuksesan. Proses menulis surat mungkin tampak menegangkan, tetapi itu benar-benar suatu kehormatan.
