Sulit membayangkan hidup tanpa email, terutama di tempat kerja. Kami menggunakannya untuk meminta pendapat rekan kerja, kami menggunakannya untuk meminta saran manajer kami, dan, kadang-kadang (atau tidak-kadang-kadang, tergantung kebiasaan Anda), kami menggunakannya untuk meminta perpanjangan tenggat waktu.
Dengan mengatakan itu, ada beberapa permintaan yang tidak boleh dibuat dengan cara ini. Seperti apa? Baiklah, saya akan memberi tahu Anda agar Anda tidak membuat kesalahan (yang dilakukan oleh begitu banyak orang) dengan memikirkan email adalah tempat pertama yang harus Anda putar ketika Anda membutuhkan sesuatu.
1. Permintaan Yang Butuh Respons Super Cepat
Anda pernah ke sana: Mengirim rekan kerja Anda email yang membutuhkan respons secepatnya, lalu bertanya-tanya mengapa di Bumi Anda belum menerima balasan lima, lalu 10, lalu 30 menit kemudian. Tetapi apakah ini benar-benar kesalahan kolega Anda karena tidak terpaku pada kotak masuknya setiap detik setiap hari? Mungkin dia sedang rapat. Mungkin dia sedang makan siang. Mungkin dia sedang mengerjakan proyek besar dan mematikan emailnya.
mengutip programmer Cyrus Stoller, penulis Muse Lily Herman menjelaskan bahwa Anda hanya boleh mengirim email kepada seseorang "jika Anda perlu melakukan sesuatu dalam beberapa hari ke depan." Perlu tanggapan dalam satu jam atau dunia berakhir? Pergi ke meja orang itu. Tidak ada? Angkat telepon dan telepon. Tidak ada Jawaban? Kirim teks. "Email tidak boleh menjadi sarana komunikasi standar untuk menyapa apa pun yang perlu diketahui atau ditangani secara real time, " tulis Herman.
2. Permintaan untuk Peningkatan
Kami tahu banyak "sampel email meminta kenaikan gaji" ada online - kami juga pernah melihatnya. Tetapi hanya karena ada, bukan berarti Anda harus menggunakannya, atau menghabiskan waktu berjam-jam untuk membuat templat versi yang lebih fasih. Itu karena ketika harus menegosiasikan kenaikan gaji, nada bicara Anda sama pentingnya dengan apa yang Anda katakan.
Dan nada yang tepat dalam email itu rumit. Dalam sebuah pesan yang meminta kenaikan gaji, bagaimana Anda menunjukkan bahwa Anda bersikap penuh harapan tetapi tidak putus asa, atau percaya diri tetapi tidak sombong? (Petunjuk: Anda tidak bisa, kecuali Anda memilih untuk mengisi email Anda dengan emotikon.)
Jadi, walaupun Anda tentu saja dapat meminta pertemuan dengan manajer Anda untuk membahas jalur karier Anda (alias, kenaikan gaji Anda) melalui email, Anda harus mengajukan pertanyaan secara langsung.
3. Permintaan untuk Mengubah Rutinitas Anda
Terkadang, kami memiliki opsi (luar biasa) untuk memilih kapan dan di mana kami bekerja. Namun, dengan fleksibilitas itu, muncul tingkat tanggung jawab tertentu. Jika Anda baru-baru ini menyadari bahwa Anda bekerja lebih baik di malam hari, atau bahwa lokasi kerja pilihan Anda tidak di kantor tetapi sebenarnya di sofa coffee shop, jangan tiba-tiba mengubah rutinitas Anda tanpa meminta atasan Anda.
Tetapi jangan membuat permintaan melalui email juga. Kemungkinannya, bos Anda ingin penjelasan menyeluruh tentang perubahan yang Anda buat, dan bagaimana jadwal baru Anda akan menguntungkan bukan hanya Anda, tetapi tim pada umumnya. Percakapan pribadi dapat membantu Anda terdengar lebih tulus dan meyakinkannya bahwa itu demi kebaikan semua orang - dan bukan hanya alasan bagi Anda untuk tidur nanti.
Hanya karena email menjadi salah satu cara paling populer (jika bukan yang paling) untuk menghubungi orang lain, bukan berarti Anda harus menggunakannya untuk semuanya. Tanpa berpikir dua kali sebelum mengklik tombol kirim itu, Anda berpotensi mengirimkan reputasi pekerjaan Anda.
