Tidakkah Anda hanya menyukai alat, pintasan, atau peretasan yang membantu Anda menyelesaikan lebih cepat atau lebih efisien? Lagi pula, siapa yang ingin menghabiskan lebih banyak waktu melakukan apa pun daripada yang benar-benar Anda butuhkan?
Pada catatan itu, berikut adalah tiga akronim tempat kerja yang mengagumkan yang harus Anda ketahui - yang semuanya menawarkan kerangka kerja yang akan membantu Anda tetap fokus dan pada titik apa pun yang sedang Anda kerjakan.
1. OHIO: Hanya Tangani Sekali
Berapa kali Anda membuka email hanya untuk kembali dan membacanya? Mungkin tiga atau empat kali?
Itu pekerjaan yang sangat tidak produktif, kecuali Anda berpikir mendalam tentang masalah ini. Mengingat para ahli mengatakan hanya 20% dari email kami yang benar-benar penting untuk pekerjaan kami, menyentuhnya berkali-kali hanya memperburuk situasi.
Sebaliknya, OHIO! Buka sekali dan lakukan sesuatu dengannya. (Ngomong-ngomong, ini juga berfungsi untuk dokumen, surat masuk, atau apa pun.) Cobalah kiat praktis ini dari Getting Things Done untuk menangani email atau surat kertas secara lebih efektif.
- Tidak butuh itu Hapus!
- Jika Anda ingin menyimpannya, tetapi tidak perlu mengambil tindakan segera, simpan saja.
- Jika Anda dapat langsung menindaklanjutinya - pikirkan pesan yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk merespons - lakukan.
- Untuk pesan dengan konten pekerjaan nyata, Anda harus memprioritaskan dan menghabiskan waktu, file ke dalam folder "aksi", lalu kembali ketika Anda siap untuk melakukan pekerjaan terfokus di daerah itu.
2. FIOSP: Fakta, Masalah, Tujuan, Strategi, Rencana
Beberapa tahun yang lalu, seorang mentor membagikan proses ini kepada saya, dan saya menggunakannya sepanjang waktu untuk situasi penyelesaian masalah atau pemecahan masalah. Ini sangat membantu dalam mengorganisir pemikiran saya dan mendapatkan rencana aksi bersama, apakah saya mengerjakan proyek saya sendiri atau dengan tim.
Lain kali Anda dihadapkan dengan krisis pekerjaan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan secepatnya, coba ini:
Fakta
Mulailah dengan meluruskan fakta Anda. Anda mungkin tergoda untuk pergi ke asumsi, pengamatan, atau pendapat, untuk melompat ke solusi, atau bahkan menyalahkan akar masalah. Tetapi ketika pemecahan masalah, solusi Anda harus tertanam dalam fakta-fakta masalah.
Misalnya, katakanlah Anda mencoba menyelesaikan masalah klien yang tidak puas dengan layanan pusat panggilan yang disediakan perusahaan Anda. Berikut ini faktanya:
Waktu respons di pusat panggilan berjalan pada 60% dari panggilan yang dijawab dalam dua menit. Kontrak kami mengatakan kami harus menjawab 80% panggilan dalam dua menit.
Isu
Setelah Anda menyelesaikan fakta, nyatakan masalah yang didorong oleh fakta. Sekali lagi, menjauhlah dari kesalahan dan lihat implikasi dari fakta:
Pelanggan dibanjiri dengan keluhan karyawan tentang layanan kami, menempatkan kontrak masa depan kami dengan mereka dalam risiko. Selain itu, karena tidak patuh dengan kontrak, perusahaan kita akan dikenakan denda $ 1.000 per hari.
Objektif
Di sinilah Anda menjadi jelas tentang apa, tepatnya, tujuan Anda dalam situasi tersebut. Ini akan membantu mengidentifikasi kesenjangan antara fakta dan tujuan.
Tujuan kami adalah untuk menjawab 80% dari semua panggilan dalam waktu dua menit sesuai kontrak, membersihkan simpanan saat ini, dan menghentikan denda yang kami alami.
Strategi
Sekarang, Anda melangkah mundur dan melihat gambaran besar: bagaimana isu-isu tersebut sesuai dengan fakta-fakta - dan seperti apa tindakan korektif yang diperlukan.
Strategi kami adalah memperbaiki kinerja yang buruk dengan membawa staf cadangan terlatih, memperpanjang jam pusat panggilan dua jam setiap hari minggu ini dan, jika perlu, menjalankan panggilan ke pusat meluap yang terlatih dengan baik.
Rencana
Setelah Anda mengidentifikasi strategi Anda, ini adalah langkah taktis yang akan Anda ambil untuk menerapkannya. Di sini, Anda dapat menetapkan tugas dan jadwal sesuai kebutuhan.
Manajemen akun
- Tinjau rencana tindakan korektif dengan pelanggan dengan penutupan bisnis hari ini.
- Menyediakan pembaruan pelanggan setiap 24 jam hingga tingkat layanan berlanjut ke tingkat yang sesuai.
Operasi
- Sesuaikan sistem untuk mengakomodasi dua jam operasi tambahan oleh COB hari ini.
- Hubungi tiga staf penuh waktu tambahan pada hari Selasa.
Hukum
- Meninjau implikasi kontrak yang tidak patuh dan menilai kerusakan hingga saat ini.
Menggunakan kerangka kerja ini, Anda dapat beralih dari sakit kepala ke solusi dengan cepat dan mudah, membimbing tim Anda ke percakapan yang lebih produktif seputar menyelesaikan dilema di tempat kerja.
3. BRAN: Manfaat, Risiko, Alternatif, Tidak Ada
Tidak, tidak membicarakan sereal di sini! Ini adalah akronim cepat untuk membantu Anda mengevaluasi pro, kontra, dan implikasi untuk membuat keputusan.
Misalnya, katakanlah departemen Anda sedang mencoba memutuskan apakah akan mempekerjakan karyawan baru atau tidak untuk membantu kampanye media sosial.
Mari kita lihat BRAN.
Manfaat
- Tumbuhkan kesan dan kesadaran merek dengan menciptakan kehadiran yang konsisten di lima tempat media sosial teratas yang digunakan audiens kami.
- Kembangkan milis kami.
- Tingkatkan tampilan situs web.
- Buat kami tetap terdepan dalam pasar media sosial.
Risiko
- Sulit untuk mengukur ROI pada kampanye media sosial. Bagaimana kita tahu kalau itu berhasil?
- Menambahkan jumlah kepala dan pengeluaran yang terkait dengan karyawan baru.
- Tidak yakin apakah kesadaran merek sosial akan berkontribusi pada pelanggan atau pertumbuhan pendapatan.
Alternatif
- Tetapkan media sosial untuk staf yang ada pada skala yang lebih kecil dan ukur hasilnya.
- Temukan pekerja magang berbiaya rendah untuk membuktikan konsep selama musim panas.
- Bagikan biaya manajer media sosial dengan departemen lain dalam organisasi.
Tidak ada
- Lanjutkan status quo dengan upaya pemasaran saat ini, jangan menambahkan jumlah kepala atau ruang lingkup, dan tidak membuat perubahan untuk menumbuhkan karya media sosial.
Ingat, Anda selalu memiliki opsi untuk tidak melakukan apa pun. Terkadang "belum" adalah jawaban yang cukup baik sampai Anda mengumpulkan lebih banyak informasi, lebih banyak dana, atau pernyataan manfaat yang lebih jelas.
Tempat kerja sering kali rumit, tetapi menggunakan kerangka kerja dan alat dapat membantu memotong beberapa kompleksitas itu - dan mencapai solusi dan keputusan yang lebih baik melayani Anda dan pekerjaan Anda!
