Selama beberapa bulan terakhir, saya telah mencoba menyusun jadwal organisasi saya untuk tahun 2015. Hal terpenting yang harus saya lakukan adalah memastikan bahwa saya tahu kapan semua acara kami terjadi. Tetapi sebelum saya bisa memasukkannya ke dalam kalender saya, saya harus terlebih dahulu memahami peristiwa apa yang benar-benar perlu saya rencanakan.
Untuk organisasi nirlaba, acara yang Anda adakan adalah cara utama komunitas Anda akan berinteraksi dengan organisasi Anda. Jadi, sangat penting bahwa mereka mewakili Anda dengan baik. Peristiwa yang tergesa-gesa bersama akan terlihat - dan membuatnya tampak seperti organisasi Anda tidak kompeten. Untuk memastikan Anda menjadi tuan rumah acara terbaik, penting bagi Anda untuk memprioritaskan acara Anda dan merencanakannya agar seefektif mungkin.
Selama 10 tahun lebih ditambah saya telah menghabiskan bekerja untuk organisasi nirlaba, saya telah mengembangkan empat pertanyaan penting untuk bertanya pada diri sendiri sebelum saya memutuskan untuk merencanakan suatu acara.
1. Apa yang Dibutuhkan Organisasi Kami Dari Acara Ini?
Pada dasarnya, mengapa Anda mempertimbangkan untuk menyelenggarakan acara ini sejak awal? Apakah Anda mencoba mengumpulkan uang? Jika ya, berapa banyak? Apakah Anda mencoba untuk bertemu pendukung baru atau menjalin koneksi baru? Jika itu bukan penggalangan dana, mungkin Anda mencoba menarik klien baru atau mendidik orang-orang yang sudah menjadi bagian dari organisasi Anda tentang inisiatif baru.
Jika acara ini tidak melakukan apa pun untuk Anda, mengapa Anda melakukannya? Anda perlu menentukan pasak apa yang dimiliki organisasi Anda dalam hasil acara sebelum Anda berkomitmen waktu dan sumber daya untuknya. Ini juga akan membantu Anda memprioritaskan acara dalam konteks semua aktivitas Anda yang lain.
2. Apa yang Dibutuhkan Tamu Anda dari Acara Ini?
Meskipun Anda harus mempertimbangkan kebutuhan Anda terlebih dahulu, acara ini sebenarnya tentang tamu Anda. Agar Anda dapat mencapai tujuan Anda (yang Anda uraikan menggunakan pertanyaan di atas), Anda perlu memikat peserta untuk berinteraksi dengan Anda dengan cara yang benar.
Bicaralah dengan tamu masa lalu dan calon tamu tentang apa yang mereka sukai tentang acara Anda dan apa yang mereka sukai di masa depan. Apakah mereka suka merasa seperti "orang dalam" atau diakui secara publik karena kemurahan hati mereka? Beberapa orang mungkin mengatakan bahwa mereka suka acara yang keras dan ramai; yang lain mungkin lebih suka malam yang lebih lembut. Manfaat bonus dari strategi ini adalah bahwa orang yang Anda wawancarai pasti ingin melihat bagaimana Anda menerima saran mereka di acara Anda berikutnya.
3. Bagaimana Kita Akan Melakukan Ini?
Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang dibutuhkan tamu Anda, Anda harus memikirkan cara memberi apa yang mereka inginkan. Misalnya, jika tamu Anda perlu memiliki pemahaman yang lebih baik tentang program Anda, mungkin Anda memutuskan untuk meminta klien berbicara di acara tersebut tentang pengalamannya dengan program tertentu, atau Anda menunjukkan video dan mendistribusikan bahan bacaan tentang model Anda. Atau, jika Anda memiliki tujuan penggalangan dana besar dan pemirsa yang menyenangkan, mungkin lelang langsung adalah jalan yang harus ditempuh.
Karena ini hanya garis besar, Anda tidak perlu menyelam terlalu dalam ke detail atau berkomitmen penuh untuk apa pun. Namun, jika Anda menyadari bahwa Anda tidak memiliki kapasitas untuk melakukan acara yang akan memenuhi kebutuhan organisasi dan tamu Anda, sekaranglah saatnya untuk mencari tahu. Anda tidak harus menghapus ide itu, tetapi pertanyaan ini akan membantu Anda mengetahui apakah Anda perlu berhemat atau merekrut bantuan tambahan.
4. Apa Bedanya Acara Ini dengan Acara Lain?
Tidak ada yang lebih buruk daripada pergi ke acara yang sama dua kali dalam satu tahun - dan tidak ada yang lebih mahal untuk tuan rumah. Jika Anda merencanakan makan siang, makan malam, dan bermain golf untuk kelompok donor yang sama di tahun yang sama, Anda dapat mengharapkan kelelahan donor dan berkurangnya pengembalian investasi. Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk merencanakan satu acara ledakan besar bagi para donor tersebut, dan kemudian acara yang lebih kecil untuk prospek Anda atau sukarelawan terbaik.
Beraksi
Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah contoh strategi untuk acara yang baru-baru ini saya kumpulkan menggunakan empat pertanyaan ini:
Apa yang kita butuhkan?
- Dapatkan $ 50, 000
- Tingkatkan lima donor
- Menarik 10 donor baru, tiga di $ 5K atau lebih tinggi
- Perkenalkan kampanye modal baru
Apa yang Dibutuhkan Para Tamu?
- Untuk merasa yakin bahwa uang mereka diinvestasikan dengan bijak
- Kesempatan untuk melihat program secara langsung
- Pembenaran untuk memberi lebih banyak - di luar harga tiket
Bagaimana Kita Akan Melakukan Ini?
- Libatkan dewan direksi untuk mengundang donor baru
- Siapkan makan siang pra-acara dengan donor saat ini untuk meningkatkan
- Undang peserta program untuk berbicara
- Pekerjakan desainer baru untuk undangan dan program
- Beri mereka makan dengan baik - pertimbangkan untuk bertanya kepada koki lokal
- Atur kemampuan teks-untuk-memberi
- Pekerjakan band
- Tingkatkan jangkauan pers
Bagaimana Acara Ini Berbeda?
- Kami hanya duduk makan malam
- Hanya acara yang ditargetkan pada donor utama kami (60 -70-an, sebagian besar pensiunan, sebagian besar sukarelawan masa lalu atau saat ini)
- Hanya acara yang biasanya dihadiri oleh semua anggota dewan
- Biasanya dijadwalkan untuk musim semi, bersamaan dengan kelulusan klien
Perencanaan acara dapat menjadi tugas yang melelahkan dan menghabiskan waktu - terlebih lagi jika acara Anda benar-benar memenuhi tujuan Anda. Namun, tanyakan pada diri Anda empat pertanyaan ini, dan Anda akan dapat membuat strategi yang lebih baik untuk acara Anda dan menentukan mana yang benar-benar diperlukan dan bermanfaat untuk organisasi Anda.
