Tidak peduli berapa banyak waktu yang kami habiskan untuk mencoba mengoptimalkan kotak masuk kami - dari batch memeriksa pesan hingga menambahkan bel dan peluit - email mengambil alih kehidupan kita. Melihat statistik saya dari bulan lalu, saya menerima dan memproses lebih dari 10.000 email (eek!), Jadi menemukan cara yang tepat untuk mengelola semua korespondensi online ini sangat penting untuk kewarasan saya sehari-hari.
Ternyata, "cara yang benar" untuk mengelola email sangat tergantung pada gaya pribadi Anda. Saya telah mengumpulkan beberapa strategi yang paling populer dan sukses sehingga Anda dapat memutuskan mana yang terbaik untuk Anda:
1. LIFO: Last In First Out
Teknik ini didasarkan pada membiarkan hal-hal lama berurusan dengan dirinya sendiri. Ini adalah cara paling umum orang berurusan dengan inbox mereka, membaca email dari atas ke bawah (alias, dimulai dengan email terbaru yang diterima).
Ini sangat mudah dan intuitif, tetapi ada dua risiko utama dari strategi ini. Risiko pertama adalah kemungkinan Anda akan berakhir dengan responsif yang tidak konsisten. Pada hari-hari Anda memiliki banyak waktu untuk dihabiskan pada email, Anda akan membalas kontak secepat kilat. Pada hari-hari Anda sibuk dan dalam rapat, Anda akan memiliki pesan yang menumpuk dan terkubur di bawah email yang lebih baru.
Risiko kedua adalah bahwa Anda mungkin kehilangan peluang bagus karena Anda tidak menindaklanjuti tepat waktu. Jika Anda memilih untuk menggunakan strategi ini, tetapi ingin mengurangi risiko-risiko ini, saya akan merekomendasikan memblokir satu atau dua jam seminggu sekali selama Anda beralih ke pendekatan kronologis terbalik (mudah dijelaskan di bawah). Dengan cara ini, Anda akan menghapus apa pun yang lama yang mungkin penting.
2. Membalikkan Kronologis
Kebalikan dari LIFO, mengambil pendekatan kronologis terbalik berarti berurusan dengan email tertua terlebih dahulu. Jika Anda menggunakan Gmail, Anda dapat mengganti penyortiran kotak masuk Anda, dengan hanya mengklik penghitung email di sudut kanan atas.
Dengan strategi ini, Anda akan sering dihadapkan dengan email yang lebih keras yang Anda tunda, yang sangat bagus untuk penunda yang kronis. Namun, ada satu kelemahan dari strategi ini. Jika Anda bekerja di suatu tempat di mana Anda terus-menerus menerima email penting yang benar-benar perlu dijawab segera, mungkin berisiko mengambil pendekatan kronologis terbalik. Dengan itu, Anda pasti dapat menggabungkan strategi ini dengan LIFO selama hari kerja yang sebenarnya jika itu masalahnya.
3. Kotak Permen
Terkenal digunakan oleh CEO Zappos Tony Hsieh, teknik Yesterbox berfokus pada berurusan hari ini dengan semua email yang Anda terima kemarin. Hsieh menjelaskan:
“Daftar 'to do' Anda setiap hari hanyalah kotak masuk email kemarin (karenanya, 'Yesterbox'). Hal yang hebat tentang ini adalah ketika Anda bangun di pagi hari, Anda tahu persis berapa banyak email yang harus Anda lalui, ada rasa kemajuan saat Anda memproses setiap email dari kemarin dan menghapusnya dari kotak masuk Anda, dan sebenarnya ada benarnya ketika Anda memiliki nol email yang tersisa untuk diproses mulai kemarin. Sebenarnya ada rasa penyelesaian ketika Anda selesai, yang luar biasa. "
Ini adalah strategi hebat bagi siapa saja yang merasa seperti terus-menerus tenggelam dalam email. Meskipun saya sarankan membaca seluruh caranya, bagian terbaiknya adalah jumlah kontrol yang akan Anda dapatkan kembali di kotak masuk Anda. Tidak seperti metode lain, target Anda tetap sama dengan hari berjalan, dan Anda akan menemukan dari waktu ke waktu Anda mendapatkan pegangan yang lebih baik tentang berapa lama email akan membawa Anda untuk melewati. Apakah Anda menerima 25 email kemarin? Oke, mungkin butuh waktu lebih dari satu jam. Semoga hari Anda menyenangkan dengan 70 email masuk? Anda dapat merencanakan ke depan dan memblokir waktu tambahan untuk mengelola volume.
4. Kotak Masuk Nol
Istilah yang diciptakan oleh Merlin Mann, Inbox Zero adalah strategi email yang tujuannya adalah untuk selalu menjaga kotak masuk Anda 100% kosong. Ada beberapa manfaat besar untuk ini: Semuanya selalu ditangani, dan Anda tidak membuang waktu membaca ulang surel untuk ketiga kalinya sebelum benar-benar mengambil tindakan. Strategi ini baik untuk pembuat daftar Tipe A (seperti saya!) Yang suka memiliki kontrol penuh pada kotak masuk mereka. Tapi dari pengalaman saya, mudah untuk membiarkan kotak masuk Anda menentukan hidup Anda jika Anda terlalu jauh. Kiat pro: Pasangan Kotak Masuk Nol dengan Boomerang untuk Gmail, sebuah aplikasi yang memungkinkan Anda mengarsipkan pesan keluar dari kotak masuk hingga tanggal dan waktu yang Anda pilih, sehingga Anda dapat memutuskan antara benar-benar menjawab dan menunda untuk nanti, sebagaimana diperlukan.
Jika Anda mencobanya untuk pertama kalinya, saya sarankan untuk memeriksa tantangan selama seminggu Lily Herman untuk tinggal di Inbox Zero sebelum Anda mulai.
Setelah mencoba setiap metode, saya dapat mengatakan dengan pasti bahwa memilih strategi adalah tentang mencocokkan preferensi pribadi Anda dengan kebiasaan apa pun yang ingin Anda dorong (atau tidak disarankan). Anda mungkin menemukan bahwa mencampur dan mencocokkan paling cocok untuk Anda. Saya sudah lama bekerja di Inbox Zero dan memutuskan bahwa tekanan untuk menyelesaikan beberapa tugas terakhir tidak sepadan. Tetapi saya tetap menyimpan kotak masuk saya di bawah 20 email pada saat saya pergi tidur setiap malam - cukup singkat sehingga saya bisa melihat semuanya di layar saya untuk pemeriksaan cepat bahwa tidak ada yang masuk melalui celah. Selama Anda bukan budak kotak masuk Anda dan siapa pun yang perlu mendengar dari Anda mendapatkan jawaban tepat waktu, siapa yang akan menilai?
