Anda teliti ketika datang ke email. Bahkan, Anda selalu berusaha membalas dalam 24 jam. Gores itu - di saat-saat saat pesan masuk.
Dan lebih sering tidak, itu hebat. Tetapi kadang-kadang, mengirim email pertama yang muncul di pikiran bisa menjadi bumerang - waktu yang tepat. Berikut adalah beberapa tanda bahwa Anda harus menjauh dari komputer dan kembali ke pesan di lain waktu.
1. Tanggapan Anda Sangat Panjang
Sayangnya, secara diplomatis tidak mungkin memberi tahu seseorang bahwa Anda idiot. Jadi, jika Anda menulis email yang dengan cerdas menari-nari di sekitar fakta bahwa Anda membenci rekan kerja Anda, saya bisa menjanjikan kepada Anda bahwa email itu secara kasar diterjemahkan menjadi: “Berikut adalah beberapa kalimat yang lembut. PS Saya pikir ide Anda payah. ”
Jika Anda dapat menulis apa yang Anda pikirkan dalam satu kalimat (misalnya, "Saya tidak akan pernah mengambil pendekatan ini") dan email Anda masih panjang tiga paragraf, Anda dalam kesulitan. Anda mungkin berpikir sebaiknya mendedikasikan satu bagian tentang bagaimana Anda memahami mengapa orang lain mungkin bingung, dan yang lain tentang bagaimana Anda tahu apa yang Anda bicarakan, dan yang ketiga tentang bagaimana rencana Anda lebih baik. Namun, itu sebenarnya hanya lebih banyak baris yang mungkin salah dibaca oleh orang lain (atau, lihat sampai selesai).
Sebaliknya, cobalah untuk sesingkat mungkin. Jika Anda tidak setuju dengan seseorang, brief "Saya tidak yakin kita ada di halaman yang sama, " atau "Saya punya bacaan berbeda tentang itu" sebenarnya jauh lebih baik - dan lebih efisien.
2. Tanggapan Anda dipenuhi dengan tanda baca
Kecuali jika Anda memberi tahu seseorang bahwa ada sesuatu yang merupakan berita terbaik yang pernah Anda dengar - dan memang benar - Anda harus waspada terhadap email yang penuh tekanan. Jika setiap kata lain dicetak tebal atau miring atau dalam huruf kapital semua, dan tanda baca dalam rangkap tiga; orang lain akan menganggap makna Anda ekstrem. (Dalam pekerjaan sebelumnya, saya punya klien yang menulis semua emailnya, bahkan yang biasa-biasa saja, dengan huruf besar semua. Staf dengan penuh kasih menyebut korespondensinya sebagai catatan tebusan.)
Tapi tidak semua permainan dan kesenangan. Jika sentimen Anda tidak positif, orang lain bisa dengan mudah berpikir Anda mencoba menyampaikan kemarahan - sebagai kebalikan dari itu, kebingungan sederhana. Misalnya, “Saya tidak yakin apa artinya ??? !!!!” tampaknya benar-benar bermusuhan. Untungnya, perbaikannya di sini cukup mudah. Membatasi diri Anda pada satu tanda baca dan tanpa huruf miring (“Saya tidak yakin apa artinya itu.”) Masih menyatakan bahwa Anda tidak jelas tentang sesuatu, tetapi itu dengan cara yang jauh lebih terukur.
3. Respons Anda Tidak Jelas (Bahkan Terhadap Anda)
Anda menghitung mundur menit sampai hari kerja selesai. Atau Anda sibuk dengan pekerjaan dan hanya berusaha menjaga kepala Anda di atas air. Apa pun alasannya, Anda tidak fokus, dan Anda telah membaca email yang Anda buat enam kali.
Dan tentu saja, Anda bisa memeriksanya untuk ketujuh kalinya dan kemudian tekan kirim. Tetapi jika Anda masih bertanya pada diri sendiri apakah kalimat itu masuk akal, itu pertanda tidak, mungkin itu tidak.
Jika Anda dapat kembali ke email, katakanlah, setelah makan siang atau setelah pertemuan mendatang yang membahayakan seluruh energi Anda, tunggu. Jika Anda perlu merespons secepatnya, kirimkan respons singkat yang menjanjikan untuk mengirim detail lebih lanjut nanti. Seringkali, catatan cepat yang mengonfirmasi tanda terima dan memberi tahu seseorang bahwa Anda akan berhubungan dengan lebih banyak informasi membuat jalur komunikasi tetap terbuka - dan memberi Anda ruang bernapas untuk menyusun respons Anda ketika Anda memiliki lebih banyak bandwidth.
4. Respons Anda Melibatkan Anda Melangkah Ke Atas dan Melampaui Tugas Anda
Anda tahu jenis pesan apa yang biasanya ada di kotak masuk Anda. Tetapi kadang-kadang, ada sesuatu yang menghadang Anda dan Anda berpikir mulai dari, "Hmm, itu aneh …" hingga "Tunggu, apakah ini pekerjaan saya?"
Anda mungkin ingin membalas balasan dengan cepat karena beberapa alasan. Mungkin Anda tidak berpikir masalah ini sepadan dengan waktu atasan Anda. Mungkin tanggapan yang cemerlang datang ke pikiran dan Anda hanya pergi untuk itu, mengira itu akan dilihat sebagai mengambil inisiatif.
Misalnya, katakan klien mengirimi Anda email tentang proyek di luar beban kerja Anda. Jadi, Anda pikir Anda akan melihat apakah Anda dapat menemukan jawabannya, dan jika tidak, kirim email kepadanya kembali dengan nama orang yang menangani itu. Itu membantu, bukan? Ya, tidak jika ada latar belakang yang tidak Anda sadari. Meskipun Anda memiliki niat baik, Anda bisa menempatkan rekan kerja atau bos Anda di tempat yang sulit.
Pilihan yang baik adalah meneruskan email ke orang yang tepat di rumah dengan tawaran untuk membantu. Kelihatannya seperti ini “Arthur dari ABC Corporation bertanya apakah saya bisa meneruskan informasi kontak Anda. Apakah itu baik-baik saja? "Atau, " Mark bertanya tentang perincian tentang proyek XYZ. Apakah akan membantu bagi saya untuk menghubungkannya dengan Anda atau membagikan garis waktu kami? ”Ini mungkin menunda respons Anda, tetapi Anda tahu Anda akan mengirimkan yang benar.
Tidak yakin apakah email tersebut mengenai nada yang benar? Beristirahatlah dan kembali ke sana.
