Saya terobsesi untuk menjadi seproduktif mungkin secara manusiawi, apakah itu menetapkan tenggat waktu yang lebih baik atau menemukan cara paling efektif untuk menjadwalkan hari-hari saya.
Tapi kotak masuk saya masih sangat menyita waktu. Kickernya adalah: Saya mengirim banyak email yang sama berulang kali.
Saat itulah saya mulai menggunakan respons kalengan. Jika Anda tidak terbiasa dengan mereka, Anda dapat menyimpan respons yang Anda buat dan kemudian, alih-alih mengetik ulang terus-menerus, Anda dapat mengklik dan memasukkannya ke email Anda, menghemat waktu dan tenaga Anda.
Belum terjual? Saya telah menulis lima templat umum yang hemat waktu untuk membantu Anda memulai dan meyakinkan Anda bahwa ini masuk akal. (Tapi pertama-tama, Anda perlu mengatur. Jika Anda adalah pengguna Gmail, Anda akan menemukan instruksi di sini. Dan jika Anda adalah pengguna Outlook, mereka disebut "Bagian Cepat, " dan Anda dapat melihatnya sini.)
1. Untuk Menunda Menjawab
Terkadang, Anda dapat membalas dengan cepat. Tetapi di lain waktu, respons Anda akan membutuhkan pemikiran atau kerja keras ekstra. Karena saat ini Anda tidak ingin mengabaikan orang itu, kirim ini untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan membalas ketika Anda bisa. Ini terlihat seperti ini:
2. Meredakan Situasi
Anda tahu bahwa salah satu hal terburuk yang dapat Anda lakukan ketika ketegangan memuncak adalah memberi tahu seseorang bagaimana perasaan Anda melalui email. Alih-alih mengambil risiko ketika emosi kuat, gunakan templat yang telah dibuat sebelumnya untuk memastikan Anda menggunakan nada yang sesuai di tempat kerja. Ini terlihat seperti ini:
3. Untuk Berbagi Instruksi
Apakah Anda terus-menerus memberi tahu orang-orang cara menavigasi situs web Anda atau menggunakan database Anda? Alih-alih mengetik ulang instruksi berulang kali, Ketikkan sekali dan Anda tidak perlu khawatir tentang langkah-langkah yang hilang ketika Anda menjadi stres atau super sibuk (atau mereplikasi pekerjaan sepanjang minggu). Ini terlihat seperti ini:
4. Untuk Melakukan Pekerjaan Prioritas Rendah
Punya terlalu banyak di piring Anda? Jaga agar email Anda singkat dan jujur, sambil menawarkan alternatif. Coba ini:
5. Untuk Mengirimkan Lampiran
"Silakan temukan terlampir …" harus menjadi salah satu balasan email paling umum, yang menjadikannya kandidat yang sempurna untuk templat respons terekam. (Pastikan untuk benar-benar melampirkan file sebelum Anda mengklik "Kirim!"). Coba ini:
Menyimpan respons email akan membantu Anda mengelola kotak masuk - dan waktu Anda. Dengan cara ini, Anda dapat menulisnya ketika Anda merasa berkepala dingin dan berpikir jernih, dan membuatnya berguna untuk hari yang penuh tekanan dan penuh waktu.
Akhirnya, jangan lupa bahwa hanya karena mereka diselamatkan bukan berarti mereka sudah mati. Jangan ragu untuk mengubahnya jika perlu, jadi mereka akan benar-benar bekerja untuk Anda bergerak maju.
