Saya akui saja: Saya tidak alami dalam mengelola magang. Itu adalah laporan langsung pertama saya, dan saya membuat semua kesalahan pemula. Saya menugaskan terlalu banyak pekerjaan dan terlalu sedikit pekerjaan; Saya terlalu menjelaskan, saya kurang menjelaskan; dan seterusnya dan seterusnya.
Kabar baiknya adalah, mengelola magang - siapa pun, sungguh - adalah keterampilan yang bisa Anda tingkatkan dengan latihan. Tapi itu bukan alasan untuk memulai dari bawah. Belajar dari pengalaman saya, dan baca terus lima cara untuk menjadi manajer magang yang sukses.
1. Memiliki Orientasi
Terlepas dari apakah ada beberapa orientasi yang lebih besar, lebih formal di kantor Anda, urutan pertama bisnis Anda adalah untuk memblokir satu jam atau lebih untuk berbicara dengan magang Anda. Tergantung pada seberapa terlibat Anda dalam proses perekrutan, Anda mungkin ingin memulai dengan perkenalan. Selanjutnya, berjalanlah melalui pekerjaan yang Anda lakukan dan tujuan departemen selama beberapa bulan ke depan. Jawab setiap pertanyaan tentang bagaimana Anda dan tim Anda memengaruhi misi organisasi. Meluangkan waktu untuk menyusun tujuan mengingatkan magang bagaimana bahkan tugas-tugas kasar akan berkontribusi pada gambaran besar.
Selanjutnya, jelaskan harapan spesifik Anda - di samping tanggung jawab pekerjaan yang disebutkan. Apakah Anda ngotot untuk tata bahasa yang tepat dalam semua komunikasi? Bagaimana perasaan Anda tentang orang-orang yang muncul di meja Anda dengan pertanyaan? Apakah Anda ingin disalin pada semua email? Menyusun ekspektasi ini sejak dini akan mencegah kecelakaan dan membuat Anda berdua berhasil.
2. Tanyakan (dan Amati) Gaya Belajarnya
Sebelum menutup rapat orientasi, Anda harus memberi kesempatan kepada staf magang Anda. Apa tujuannya untuk magang? Apakah ada keterampilan unik yang dipegangnya, atau bidang-bidang di mana ia lebih tertarik untuk belajar atau bermain?
Mungkin informasi paling penting yang dapat Anda kumpulkan adalah bagaimana ia menerima informasi dengan paling baik. Tidak seperti dengan perekrutan jangka panjang, di mana seorang pengawas akan mengharapkan karyawan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan rapat-sentris atau rapat-fobia; dengan magang, fokus Anda harus memaksimalkan komunikasi.
Artinya, bahkan jika Anda ingin magang Anda cukup ikuti instruksi email, jika dia perlu membicarakannya dan mengajukan beberapa pertanyaan untuk memperbaikinya, lebih baik Anda tahu ini sekarang. Sebaiknya luangkan waktu untuk memastikan dia memahami apa yang Anda minta - bukan harus mengerjakan sendiri proyek begitu ia menyerahkannya (pengalaman yang membuat frustrasi di sekitar).
3. Berikan Daftar Tugas Tertulis
Oke, jadi dokter magang Anda mengatakan bahwa ia seorang pelajar auditori. Itu berarti Anda harus mendiskusikan setiap proyek dan kemudian berencana menyelesaikannya persis seperti yang Anda harapkan - kan? Ya tidak cukup.
Magang Anda baru mengenal organisasi dan bekerja untuk Anda, sehingga kemungkinan akan ada beberapa mendengarkan selektif, bahkan jika itu tidak dimaksudkan. Karena itu, setiap minggu, Anda harus mengirim (atau memperbarui) daftar proyek tertulis untuk magang Anda. Sertakan yang berikut ini: Tanggal jatuh tempo proyek; tingkat prioritasnya; kepada siapa proyek yang telah selesai harus dikirim ke (bagian penting jika Anda ingin meninjau proyek sebelum mereka pergi ke tempat lain!); dan payung apa yang jatuh di bawah. Kategori terakhir sangat penting karena mengontekstualisasikan tugas dan memberikan dorongan yang lebih kuat untuk menyelesaikannya dengan benar (yaitu, pengarsipan jauh lebih menarik ketika Anda tahu proyek apa yang Anda maju).
Bonus: Daftar tugas tertulis akan menyelamatkan Anda pada hari-hari ketika Anda dibanting. Jika magang Anda menyelesaikan satu proyek, Anda dapat mengarahkannya ke daftar tugas untuk yang berikutnya.
4. Pimpin dengan Memberi Contoh
Hanya karena ini jelas, tidak berarti itu tidak layak diulang. "Lakukan seperti yang saya katakan, bukan seperti yang saya lakukan, " tidak berhasil. Jika Anda berjalan pada waktu yang sama setiap hari, Anda tidak akan memiliki kredibilitas untuk memberi tahu magang Anda bahwa datang terlambat 15 menit tidaklah baik. Demikian pula, akan sulit untuk mendiskusikan pakaian yang tidak pantas dengan pekerja magang ketika Anda dengan serius menguji batas-batas bisnis musim panas dengan santai.
Bergerak melampaui apa yang sudah jelas, Anda harus secara teliti memberi contoh menjadi bos yang suportif dan pemain tim. Beberapa penyelia pemula keliru takut bahwa berbicara dengan magang akan menciptakan persaingan untuk pekerjaannya. Sebaliknya, membicarakan pekerjaan hebat magang Anda menunjukkan betapa kuatnya Anda sebagai manajer, yang akan membuka Anda untuk peluang kepemimpinan yang lebih banyak. Jadi, pastikan untuk memberi kredit di tempat yang seharusnya!
5. Minta Bantuan
Bahkan jika Anda mencoba melakukan segalanya dengan benar, Anda dapat menemukan diri Anda mengelola magang dengan sikap yang tidak bersemangat, bahkan ketidakmampuan yang jelas. Ketika tidak berfungsi, orang pertama yang Anda ajak bicara adalah magang Anda. Mungkin dia sedang kesulitan karena apa yang dia anggap sebagai kurangnya pekerjaan yang berarti. Mungkin yang Anda lihat kurang memperhatikan detail adalah pekerja magang Anda berjuang untuk menyelesaikan tugasnya tepat waktu.
Ingat, magang jarang memiliki dasar besar pengalaman sebelumnya. Jadi, mereka mungkin tidak memiliki alat (atau kepercayaan diri) untuk berkomunikasi dengan penyelia - Anda harus memimpin!
Masih mengalami masalah? Orang berikutnya yang harus Anda temui adalah seseorang yang Anda anggap sebagai manajer (idealnya, bos Anda). Orang ini dapat memberi Anda wawasan dari pengalaman, dan bos Anda perlu tahu apakah dia telah membebani Anda dengan magang mimpi buruk.
Ketika datang untuk menjadi supervisor magang pertama kali, Anda menggabungkan seseorang dengan sedikit pengalaman dalam manajemen bersama dengan seseorang dengan sedikit pengalaman yang dikelola. Namun, ini adalah pengalaman hebat bagi Anda berdua untuk belajar. Jadi gunakan langkah-langkah di atas untuk menjadikannya musim panas yang hebat dan membangun hubungan kerja yang kuat dengan magang Anda.
