Saya bukan ahli matematika, tetapi saya memperkirakan bahwa saya mendapatkan antara 100 hingga empat miliar email sehari. Dan sebanyak yang saya inginkan untuk menanggapi setiap pertanyaan, itu tidak mungkin. Tidak jika saya ingin melakukan hal-hal lain dalam hidup saya, seperti melewati daftar tugas yang harus saya lakukan dan melakukan kontak mata dengan sesama manusia.
Jadi, bagaimana saya memutuskan siapa yang mendapat respons dan siapa yang hilang di kotak masuk saya selamanya? Ya, saya mengenakan kostum Tuhan, menutup mata, dan melihat apa yang terjadi.
Bercanda, peretasan produktivitas itu ternyata gagal total. Sebagai gantinya, saya mengerjakan pesan-pesan saya dengan niat terbaik. Penekanan pada niat terbaik karena barang lolos dari keretakan. Dan jika mereka melakukannya, biasanya karena alasan berikut:
1. Anda Tidak Mempertimbangkan Ketersediaan Saya
Saya melihat ini muncul dan berpikir "Tentu!" Namun, saya membuka lampiran dan melihat bahwa itu 65 halaman. Dan itu kira-kira 64 halaman lebih banyak daripada yang bisa saya baca dalam 10 menit cadangan yang saya miliki hari ini.
Di dunia yang ideal, saya akan membersihkan jadwal saya, mengembangkan keterampilan untuk menggandakan kecepatan membaca saya, dan memberi Anda umpan balik yang paling cemerlang. Tetapi jauh lebih mungkin bahwa saya akan menganggap saya akan dapat "menemukan waktu" di beberapa titik, kemudian tidak dapat melakukan itu, dan kemudian tidak ingat menerima catatan Anda sampai pertemuan Anda selesai.
Segera setelah Anda tahu Anda akan menginginkan "pemikiran" seseorang, kirimkan ini: Saya ingin mendapatkan tanggapan Anda pada presentasi 65 halaman saya sebelum Jumat depan. Saya tahu itu banyak untuk dibaca, jadi beri tahu saya kapan saat yang tepat bagi saya untuk mengirimkannya.
2. Anda sama sekali tidak bertanya apa-apa
Anda mengatakan presentasi Anda untuk minggu depan ada di sini. Dan memang, itu ada di sini, terlampir pada pesan ini seperti yang dijanjikan.
Tetapi saya tidak begitu yakin apa yang Anda butuhkan dari saya sekarang. Apakah Anda ingin umpan balik umum? Konfirmasi bahwa saya melihatnya? Mungkin emoji wajah yang winky?
Setiap email harus menyertakan langkah berikutnya (bahkan jika itu "tidak perlu dibalas"). Anda tidak pernah ingin meninggalkan penerima berpikir, "Um, oke, terima kasih?"
Coba ini untuk ukuran: Ini presentasi saya untuk Jumat depan. Saya menyukai keahlian Anda dalam memilih meme SFW yang tepat. Beri tahu saya jika Anda memiliki ide!
3. Anda tidak menjelaskan mengapa saya diundang ke pesta CC
Halo, hai, mengapa saya di sini? Meskipun selalu merupakan suatu kehormatan untuk dimasukkan pada apa yang mungkin akan berubah menjadi rantai email yang tidak pernah berakhir yang menghantui impian saya, saya melihat ini dan saya segera bingung. Ini adalah pertama kalinya saya mendengar tentang proyek ini, dan tanpa konteks apa pun saya dapat menyimpulkan hampir tidak ada tentang mengapa saya sedang dilingkupi.
Alih-alih “melibatkan orang” dan berharap mereka mengetahuinya, jelaskan apa yang Anda inginkan dari semua orang: Jenni: Apakah timeline di bawah ini berfungsi untuk tim Anda untuk membuat meme SFW? Tom: Bisakah Anda mengecek apakah benar-benar aman untuk bekerja?
4. Anda Tidak Menggunakan Tanggal Jatuh Tempo
Meskipun saya memiliki niat untuk menanggapi ini, saya mungkin tidak akan. Dan itu bukan karena Anda meminta untuk meminjam kucing tanpa konteks sama sekali. Tetapi karena sebelum saya dapat berpikir untuk merespons, saya harus kembali ke semua orang yang masuk ke kotak masuk saya dengan tenggat waktu yang jelas. Jadi yang ini akan terus dihantam daftar saya sampai saya lupa apa artinya "kirim rincian Dave cat".
Bantulah diri Anda sendiri dan berikan waktu atau tanggal yang Anda butuhkan untuk menanggapi. Semudah bisakah Anda memberi tahu saya pada Kamis sore jika Anda memiliki kucing, saya dapat meminjam untuk presentasi saya pada hari Jumat?
5. Anda Tidak Menggunakan Kata-Kata yang Cukup Saya Tahu
Saya tidak akan menanggapi ini karena saya tidak bisa menanggapi ini.
Sebagian karena saya bahkan tidak tahu harus mulai dari mana dalam tanggapan saya dan sebagian karena saya tidak yakin apakah melakukan itu akan menghasilkan virus dari robot apa pun yang meretas kotak masuk Anda.
Berikan email Anda sekali lagi dan pastikan setiap kata memiliki setidaknya satu vokal. Oke, baiklah, Anda sibuk - pastikan sebagian besar kata tepat.
Dengan pengecualian yang sangat jarang, rekan kerja Anda bukan pembaca pikiran. Mereka juga tidak sempurna. Mereka hanya orang-orang seperti Anda yang mencoba untuk tetap di atas kotak masuk mereka, saat melakukan pekerjaan mereka, sambil berdebat apa yang akan mereka makan untuk makan malam karena makan siang satu jam yang lalu dan mereka sudah lapar lagi (oh, hanya aku?).
Meskipun saya tidak dapat menjamin bahwa mengambil semua rekomendasi saya akan memberi Anda tingkat respons 100%, itu memberi Anda kesempatan yang jauh lebih baik. Dan jika Anda bisa mendapatkannya dengan mengetikkan beberapa kata tambahan, mengapa tidak menerimanya?
Apakah saya meninggalkan sesuatu? Ceritakan di Twitter!
