Pernahkah Anda mengalami perasaan takut pada sore hari ketika Anda melihat pekerjaan yang telah Anda selesaikan sejauh ini, dan berpikir, "Mengapa ini membuat saya jauh lebih lama daripada seharusnya?" Lalu, ketika hari itu berakhir hanya satu atau dua jam kemudian, Anda bingung Anda tidak menghabiskannya lebih produktif. Aku pernah disana. Beberapa hari saya merasa seperti saya telah bekerja sangat keras, tetapi sangat sedikit yang dilakukan.
Lalu, suatu hari aku tersadar: Ada perbedaan besar antara sibuk dan menjadi produktif. Ya, ya, kita semua pernah mendengar ini sebelumnya. Tetapi apakah Anda benar-benar memikirkannya dan merenungkan saat-saat Anda duduk di depan komputer sepanjang hari, tetapi tidak berakhir dengan banyak hal untuk ditunjukkan?
Iya nih? Berikut adalah alasan paling umum hal ini terjadi pada Anda (berulang kali):
Masalah 1: Anda Menetapkan Prioritas Terlalu Banyak
Siapa yang belum menjawab "Bagaimana kabarmu?" Dengan "Sibuk!" Ini bukan prioritas yang kurang (yang lebih sering menyebabkan kemalasan), tetapi memiliki terlalu banyak dari mereka. Ketika Anda menekankan hal yang sama pada pekerjaan, kehidupan keluarga, makan siang, berolahraga, bergaul dengan teman, menjadi sukarelawan, memperbarui profil media sosial Anda, membaca tiga koran setiap pagi - Anda akhirnya memulai banyak proyek, dan menyelesaikan sangat sedikit.
Solusi: Potong Daftar Anda
Kata "prioritas" menyiratkan bahwa Anda telah memutuskan sesuatu lebih penting daripada yang lainnya. Terjemahan: Anda tidak dapat memiliki 20 “prioritas.” Memiliki hanya tiga atau empat item penting dalam daftar Anda akan membantu Anda mencapai lebih banyak. Anda akan mulai melihat bahwa produktivitas diukur dengan seberapa banyak pekerjaan nyata yang Anda lakukan pada beberapa proyek daripada seberapa banyak kemajuan dangkal yang dibuat pada banyak proyek. Kesulitan mengidentifikasi apa yang harus Anda prioritaskan? Artikel ini adalah titik awal yang bagus.
Masalah 2: Anda Mencoba Mencocokkan Semua Rapat
Apakah Anda selalu terlambat dan mengubah waktu rapat (atau membatalkan semuanya sama sekali!) Pada menit terakhir? Itu mungkin karena Anda terlalu berkomitmen dan berusaha menyeimbangkannya dengan memasukkan keterlibatan ke dalam slot waktu yang realistis. Anda tahu apa yang saya maksud: Pemesanan tiga pertemuan status back-to-back dengan hanya lima menit di antara masing-masing, meskipun percakapan dapat berjalan dan Anda pergi dari satu ujung kantor ke yang lain. Sepertinya Anda memanfaatkan waktu sebaik-baiknya, tetapi pada akhirnya, Anda begitu sibuk karena sibuk sehingga Anda kehilangan peluang berharga untuk benar-benar memajukan suatu proyek.
Solusi: Katakan “Tidak” Lebih Banyak
Langkah pertama di sini adalah mengenali bahwa "tidak" bukanlah hal terburuk yang bisa Anda katakan. Bahkan, "Ya, saya akan ke sana" diikuti oleh "Maaf, saya terlambat 20 menit!" Benar-benar membuat kesan yang lebih buruk. Jika Anda menghabiskan sepanjang hari berjalan terseok-seok dari satu pertemuan ke pertemuan berikutnya, dan kemudian membuang-buang waktu untuk meminta maaf dan menjelaskan, Anda akan mengakhiri sore itu dengan kelelahan dan merasa seperti Anda tidak menyelesaikan semua yang Anda inginkan.
Jujurlah dengan diri sendiri tentang tenggat waktu, komitmen waktu yang diperlukan, bagaimana keahlian Anda cocok, dan detail serupa untuk menentukan apa yang harus Anda curahkan. Anda akan belajar mengatakan ya secara strategis daripada mengatakan ya untuk segalanya.
Masalah 3: Anda Terus-menerus Terganggu oleh Internet
Sudah berapa lama sejak Anda memeriksa email atau Facebook? Jujurlah: Apakah situs-situs itu terbuka di tab lain saat ini juga? Bahkan, rata-rata orang memiliki lima akun media sosial dan menghabiskan hampir dua jam di jaringan ini setiap hari. Mengingat fakta bahwa kebanyakan orang bekerja delapan jam sehari, itu hampir seperempat dari hari Anda!
Solusi: Berlatih Kontrol Diri (atau, Lebih Realistis Instal Aplikasi untuk Mengekang Penggunaan)
Cara terbaik untuk melindungi diri dari gangguan online adalah mempraktikkan pengendalian diri. Jika pekerjaan Anda tidak mengharuskan Anda untuk selalu dapat diakses melalui email, tentukan waktu yang ditentukan untuk memeriksanya, lebih baik tidak selama "jam emas" Anda. Bagi saya, itu pada sore hari ketika saya mulai merasa bosan menulis dan berjuang untuk tetap termotivasi. Saat itulah saya menghabiskan sekitar 30 menit untuk menjawab email yang tidak penting yang saya abaikan sebelumnya, menyibak berita-berita sosial saya, dan membaca beberapa posting blog.
Tentu saja, beberapa hari saya hanya ingin duduk di email dan memeriksa Facebook dan tidak melakukan hal lain. Pada saat itu, saya akan menggunakan sistem pemblokiran yang mencegah saya mengakses situs web tertentu selama waktu yang ditentukan dalam sehari. Saya suka plugin browser Focus, tetapi ada banyak sistem pemblokiran lain, baik gratis dan berbayar, yang akan melakukan trik.
Masalah 4: Anda Multi-tasking
Melompat di antara tugas-tugas, menatap daftar panjang to-dos, dan mencoba menyelesaikan banyak tugas sekaligus menyebabkan kehidupan yang sibuk. Sulit untuk menyelesaikan apa pun saat Anda mencoba melakukan semuanya sekaligus. Ketika Anda memiliki begitu banyak hal yang terjadi di sekitar Anda, tidak mengherankan bahwa Anda merasa seperti sedang tenggelam.
Solusi: Coba Strategi Lain
Meskipun dibutuhkan beberapa menit ekstra di ujung depan, mendekati setiap tugas dengan fokus dan kejelasan akan menghasilkan produk akhir yang lebih baik. Setiap kali Anda merasa tergoda untuk beralih ke tugas lain, tanyakan pada diri sendiri: Apakah itu ide yang baik untuk beralih mode sekarang? Apakah saya perlu istirahat? Atau, apakah saya ada di zona saat ini dan membiarkan diri saya terganggu oleh daftar pekerjaan yang terus bertambah?
Mempertimbangkan apa yang kita ketahui tentang kehilangan waktu multi-tugas, mungkin lebih baik untuk menguji metode produktivitas seperti Teknik Pomodoro atau Metode Tindakan jika Anda merasa perlu menyelesaikan banyak hal berbeda hanya dalam beberapa jam.
Masalah 5: Anda Mengharapkan Produktivitas Hanya Terjadi
Maaf, tapi tidak sesederhana itu. Pergi bekerja dan menjadi produktif tampaknya diidentifikasi secara salah sebagai sinonim. Orang berasumsi bahwa ketika mereka berjalan melewati pintu, mereka akan merasa termotivasi secara ajaib untuk menyelesaikan sesuatu.
Solusi: Temukan Sistem yang Berfungsi Untuk Anda
Ada lebih dari satu cara untuk mengatur daftar tugas. Bahkan aplikasi penjadwalan yang berbeda memiliki tujuan yang berbeda (alias, tidak hanya menggunakan Wunderlist untuk menuliskan setiap hal dalam pikiran Anda bukanlah cara yang paling efisien untuk menangani semua proyek).
Untuk mengetahui apakah sistem baru berfungsi, simpan jurnal produktivitas tempat Anda melacak waktu terbaik Anda bekerja, apa yang membantu Anda menyelesaikan berbagai tugas, dan bagaimana perasaan Anda ketika meninggalkan kantor. Seiring berjalannya waktu, Anda dapat melihat ke belakang, menemukan pola, dan mengidentifikasi di mana perbaikan diperlukan. Ada begitu banyak sistem dan aplikasi di luar sana, yang harus ada satu untuk Anda. Entah itu sama mendasarnya dengan memainkan kebisingan sekitar pada headphone yang menghalangi kebisingan, atau serumit beberapa add-on browser.
Produktivitas hanya sebagus upaya yang ingin Anda lakukan. Tetapi seperti yang dikatakan pelatih bola basket John Wooden, “Jangan salah mengartikan aktivitas untuk pencapaian.” Ketika Anda berupaya menjadi individu yang lebih produktif, ingatlah tujuan akhirnya: Anda harus meluangkan waktu dan upaya untuk membuat semua tips dan trik yang Anda dengar berfungsi untuk Anda.
