Bahkan jika Anda tidak bekerja di TI, Anda hampir pasti bekerja dengan teknologi dengan satu atau lain cara - membuat spreadsheet, memperbarui halaman web, memeriksa informasi pelanggan dari basis data, atau hanya membaca email. Dan, seperti yang mungkin Anda perhatikan, teknologi tidak selalu bekerja seperti yang Anda inginkan, atau lebih buruk, seperti seharusnya. Itu berarti kadang-kadang Anda perlu bekerja dengan tim teknologi Anda untuk menyelesaikan masalah.
Namun, seperti yang diketahui oleh siapa pun yang berada di salah satu dari interaksi ini, itu tidak selalu berjalan lancar. Untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan dan bahwa para pakar teknis selalu senang membantu Anda, berikut adalah tips praktis untuk berkomunikasi dengan tim dengan cara yang akan bekerja dengan baik untuk kedua belah pihak.
1. Darurat
Contoh: "Situsnya mati!"
Dunia digital Anda hancur, atau mungkin hanya server perusahaan Anda yang mogok. Apa pun krisisnya, Anda harus segera menghubungi tim teknologi Anda - tetapi tanpa panik, panik, dan membalik meja. Tidak, Anda perlu melakukan ini dengan cara yang benar karena itu sangat kritis. Itu berarti Anda harus membawa fakta kepada tim teknologi secepat dan sejelas mungkin.
Tapi, kata peringatan sebelum Anda mengirim email itu dalam segala hal atau hubungi pengembang pada hari Minggu pagi: Pastikan bahwa situasinya benar-benar "hidup atau mati." Bagi sebagian besar perusahaan, "hidup dan mati" melibatkan garis bawah . Dengan kata lain, apakah itu masalah yang berhenti atau secara serius menghambat Anda, kolega Anda, atau perusahaan Anda untuk dapat melayani pelanggan dengan baik? Iya nih? Lanjutkan. Tidak? Ambil napas dalam-dalam.
Tidak yakin apa yang dianggap darurat? Tanyakan kepada atasan Anda apakah ada kebijakan yang berlaku, dan jika demikian, prosedur yang ditetapkan untuk diikuti seandainya yang terburuk terjadi. Jika tidak satu pun dari hal-hal itu ada, jadwalkan obrolan cepat dengan manajer teknis Anda atau pengembang utama tentang kemungkinan pengaturan sistem. Kemungkinan tim IT tidak hanya akan menghargai minat Anda, tetapi mereka juga akan senang bahwa itu akan menyebabkan lebih sedikit alarm palsu di masa depan. (Bahkan penggemar teknologi takut server 11 PM darurat.)
2. Bug Internal
Contoh: "Ketika saya mengklik tombol 'Berikutnya', saya tidak dibawa ke halaman berikutnya."
Kali ini, masalahnya bukan ancaman bagi bisnis, tetapi itu adalah kesalahan menjengkelkan yang membuat menyelesaikan tugas menjadi menantang. Anda mungkin dapat melanjutkan hari Anda dengan mengatasi bug, tetapi Anda tidak boleh mengabaikannya begitu saja.
Sekali lagi, Anda harus mengikuti protokol yang ditetapkan untuk pelaporan. (Dan, kembali ke nomor satu, Anda dapat membantu mengatur sistem pelaporan jika saat ini tidak ada.) Ketika Anda mengajukan laporan, ingatlah untuk memasukkan sebanyak mungkin informasi yang relevan.
Laporan mimpi mencakup hal-hal berikut:
- Apa yang Anda coba lakukan
- Apa yang terjadi ketika Anda melakukannya
- Perangkat dan sistem operasi yang Anda gunakan
- Perangkat lunak apa pun yang terlibat
- Tangkapan layar masalah ini
Walaupun informasi ini mungkin membosankan untuk dituliskan, ini akan membantu tim teknologi mendiagnosis masalah lebih cepat. Ingin poin bonus (dan masalah Anda ditangani lebih cepat)? Memoles istilah teknologi Anda untuk berbicara tentang bug. Ini akan menyelamatkan semua orang yang terlibat banyak tebakan.
3. Pembaruan yang Mendesak
Contoh: "Klien perlu beranda diperbarui EOD-nya."
Kembali ke pusat krisis. Tapi kali ini, kaulah yang memulai terburu-buru. Itu berarti Anda harus sangat sensitif terhadap staf TI Anda. Sangat jelas tentang apa yang perlu dilakukan. Dan, jika Anda membutuhkan bantuan dengan beberapa item, beri tahu tim prioritas masing-masing, untuk berjaga-jaga kalau-kalau semuanya tidak dapat dilakukan pada waktu yang sama.
Selain itu, alih-alih meminta tim teknologi menyerahkan segalanya untuk melayani Anda, tanyakan berapa banyak waktu yang mereka pikir diperlukan untuk melakukan perubahan. Jika itu tidak dapat dilakukan secepat yang Anda inginkan, Anda harus memperkuat mengapa tugas ini begitu mendesak (ingat garis bawahnya?), Dan jelaskan Anda di sini untuk membantu menyelesaikannya ASAP.
Juga penting untuk diingat bahwa hanya karena Anda memerlukan sesuatu, itu tidak selalu memungkinkan. Selalu berasumsi bahwa sebelum Anda tiba dengan tugas mendesak Anda, tim teknologi sedang mengerjakan proyek lain (atau dua atau tiga) dengan tenggat waktu.
Ya, Anda mungkin secara sah memerlukan sesuatu untuk dilakukan segera, tetapi apakah ada perbaikan sementara atau cepat (seperti hanya memperbaiki kesalahan ketik dan tautan rusak) yang akan berfungsi untuk saat ini? Jika demikian, lakukan itu. Kemudian, buat garis waktu untuk sisa proyek yang bekerja untuk semua orang yang terlibat.
4. Saran (Kecil)
Contoh: "Kita harus membuat cara bagi pembaca untuk berkomentar di blog kita menggunakan profil Facebook mereka."
Punya ide cerdas yang menurut Anda akan meningkatkan aplikasi atau situs web perusahaan Anda? Kamu pasti sedang mengerjakan sesuatu. Tapi, itu tidak berarti Anda harus bergegas ke tim teknologi dan mengharapkan pujian untuk ide Anda. Alih-alih, Anda harus pintar dan hormat dengan cara Anda mendekatinya.
Biarkan pengembang atau desainer tahu mengapa Anda berpikir ide Anda layak untuk diterapkan ("Tim pemasaran kami baru saja membagikan beberapa statistik tentang seberapa aktif pelanggan kami di Facebook, dan saya pikir itu dapat membantu kami meningkatkan keterlibatan di situs"). Namun, pada saat yang sama, ingatlah batasan waktu dan uang yang dihadapi semua orang. Dan ingat untuk menghormati pengetahuan dan pendapat profesional TI Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan "bisa" daripada "harus" agar tidak terdengar seperti Anda sudah tahu semua jawaban yang benar.
Juga, jika memunculkan ide-ide semacam ini adalah bagian rutin dari pekerjaan Anda, cobalah belajar tentang pengembangan atau desain. Bahkan beberapa pengetahuan dasar akan membantu Anda membuat saran yang lebih berguna dan realistis.
5. Ide Besar
Contoh: "Bagaimana kalau mendesain ulang seluruh beranda?"
Terkadang Anda ingin mengguncang segalanya. Dan wawasan Anda sebagai orang luar dapat (kadang-kadang) menjadi apa yang diperlukan untuk menyegarkan kembali strategi atau merek perusahaan Anda.
Tapi, jangan terhanyut oleh dorongan revolusioner Anda. Sekali lagi, Anda perlu memberi tahu tim desain atau pengembangan Anda mengapa Anda yakin perubahan itu perlu. Dan, karena ini adalah perombakan besar yang sedang Anda bicarakan, Anda harus siap untuk membenarkan biaya dan waktu yang diperlukan untuk mewujudkannya.
Anda dapat membuat ide tersebut terdengar lebih menarik jika Anda dapat menemukan cara untuk membantu. Mungkin Anda bisa menjadi beta tester. Atau, Anda dapat menulis salinan. Atau, mungkin, Anda dapat meminjamkan tim teknologi magang Anda untuk membantu meneliti beberapa aspek (lebih sederhana) dari proses tersebut. Cara apa pun yang Anda bisa lakukan akan meringankan beban, yang berarti ide besar Anda bisa menjadi kenyataan lebih cepat.
Apakah yang Anda butuhkan adalah tugas yang sensitif terhadap waktu atau hanya saran kreatif untuk perbaikan, mengetahui cara mendekati tim teknologi Anda saat Anda membutuhkan bantuan mereka akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan membantu semua orang bekerja bersama lebih baik - idealnya mengarah ke lebih sedikit email yang membingungkan yang stres semua orang.
