Orang-orang bertanya kepada saya sepanjang waktu bagaimana melakukan sesuatu dengan lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien dan alat apa yang saya rekomendasikan untuk membantu mereka melakukannya. Tetapi ada satu pertanyaan yang saya dapatkan jauh lebih sedikit, yang sama pentingnya: Bagaimana saya bisa menghemat waktu - dengan melakukan lebih sedikit?
Memang, mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan, dan apa yang harus berhenti dilakukan, dapat membuat perbedaan besar dalam kebahagiaan dan produktivitas Anda.
Uji diri Anda dengan daftar tujuh pertanyaan ini untuk memastikan Anda menginvestasikan waktu Anda dengan baik.
1. Apakah Anda Mengatakan Tidak?
Kebanyakan orang memiliki kebutuhan yang mendalam untuk disukai. Sebagai hasilnya, kami menjawab ya untuk hampir semua yang diminta dari kami, yang membuatnya tidak mungkin untuk melakukan semuanya dengan baik, dan menghabiskan waktu dan produktivitas kami. Lihatlah 10 permintaan terakhir yang Anda terima (mengabaikan tugas dari atasan Anda, yang mungkin tidak Anda kendalikan). Jika Anda menjawab ya lebih dari setengahnya, mungkin sudah waktunya untuk mendorong diri Anda untuk mulai mengatakan tidak (berikut adalah beberapa cara untuk melakukannya dengan baik).
2. Apakah Anda Mendelegasikan Cukup?
Apakah Anda seorang manajer atau tidak, ada peluang untuk mendelegasikan kepada kolega. Jika Anda melakukan semuanya sendiri, dan berpikir "lebih cepat bagi saya untuk melakukannya, " Anda mungkin seorang delegatophobe. Perhatikan baik-baik tugas Anda selama seminggu terakhir - apakah semua itu benar-benar deskripsi pekerjaan Anda? Jika tidak, lihat tips saya untuk delegasi yang sukses untuk mulai mendorong beberapa hal dari piring Anda.
3. Apakah Semua yang Ada dalam Daftar Agenda Anda Diperlukan?
Jangan menganggap daftar tugas yang tak ada habisnya sebagai tantangan untuk menyelesaikan semuanya, padahal sebenarnya itu adalah tantangan untuk memprioritaskan. Jika Anda belum melakukan tugas dalam beberapa minggu, atau itu selalu yang didorong ke tanggal kemudian, itu mungkin pertanda bahwa itu sebenarnya tidak perlu. Gunakan manajer dan kolega Anda sebagai papan suara untuk mencoba dan menghapus item yang tidak perlu dari daftar tugas Anda, sehingga Anda dapat mendedikasikan lebih banyak waktu untuk item prioritas tinggi yang akan memajukan tujuan Anda. Kiat pro: Mengalami kesulitan menghapus to-dos di kantor? Telusuri masing-masing dan catat dampak yang akan dimilikinya (mis. "Peluang pendapatan" atau "pertumbuhan pengguna"). Anda akan terkejut betapa banyak item yang tidak selaras dengan tujuan perusahaan atau pribadi Anda.
4. Apakah Semua Rapat Berulang di Kalender Anda Diperlukan?
Batalkan yang tidak berdampak atau yang bisa diganti dengan pembaruan email. Untuk rapat yang Anda pertahankan, periksa kembali apakah format, panjang, dan peserta berkontribusi pada keefektifannya. Seperti yang dijelaskan pengusaha Jim Belosic, ini menghemat waktu dan uang - pertemuan satu jam dengan 17 karyawan yang menghasilkan rata-rata $ 40.000 per tahun menghabiskan biaya $ 232, 88. Astaga.
5. Untuk Rapat Sekali Kali, Apakah Panjang Default Anda Terlalu Panjang?
Sebagian besar orang default untuk pertemuan 60 menit, ketika percakapan awal jarang membutuhkan banyak waktu. Coba atur kalender Anda ke default 30 atau 20 menit. Anda akan mendapatkan waktu itu kembali, dan kemungkinan besar Anda akan memiliki pertemuan yang jauh lebih produktif.
6. Apakah Anda Bahkan Membutuhkan Rapat?
Kabar Berita: Anda tidak perlu menyetujui setiap pertemuan yang diminta untuk Anda hadiri. Ini berlaku ganda untuk orang-orang yang menambahkan rapat ke kalender Anda tanpa meminta - Anda memiliki izin untuk menolak apa pun yang tidak penting bagi pekerjaan Anda. Tetapkan batas yang tinggi untuk memberi waktu kepada orang lain, dan Anda akan menemukan bahwa lebih banyak pertanyaan disortir melalui email atau, seringkali lebih efektif, dengan mengangkat telepon.
7. Apakah Anda Seorang Budak ke Kotak Masuk Anda?
Berbicara tentang hal-hal yang tidak perlu Anda lakukan: Anda tidak perlu menjawab setiap email yang masuk. Beri diri Anda untuk mengarsipkan email dingin yang tidak relevan dan email FYI yang Anda cc: ed atau bcc: ed on. Dan saat Anda melakukannya, berhenti berlangganan dari apa pun yang tidak Anda baca (tidak, Anda tidak perlu membaca setiap buletin e-niaga yang Anda daftarkan). Mengatakan tidak pada email adalah kunci untuk menyediakan waktu untuk pekerjaan nyata.
Terkadang, produktivitas bukan tentang sistem yang Anda tempatkan atau aplikasi yang Anda unduh - ini tentang melihat dengan cermat bagaimana Anda menghabiskan waktu dan membebaskan jadwal Anda dari yang tidak perlu. Lebih banyak jam dalam sehari? Saya pikir kita semua bisa setuju itu hal yang baik.
