Selamat! Anda telah melalui bagian yang sulit: menyewa laporan langsung baru untuk bergabung dengan peringkat Anda. Semoga mereka akan segera dimulai dan Anda dapat melanjutkan semua tujuan menarik yang telah Anda tetapkan untuk mereka dalam peran baru mereka.
Tetapi sebelum hari pertama mereka tiba, ada beberapa hal yang harus Anda lakukan sebagai manajer untuk bersiap menyambut karyawan baru dengan tangan terbuka. Beberapa lebih logistik - seperti mencari tahu di mana mereka akan duduk dan apa yang akan mereka kerjakan di minggu pertama mereka - sementara yang lain tentang memastikan bahwa orang itu merasa dihargai, termasuk, dan nyaman datang ke lingkungan kerja yang baru. Bahkan, banyak dari tips ini diambil dari hal-hal yang kami lakukan di sini di The Muse ketika karyawan baru bergabung dengan tim kami.
Inilah yang perlu Anda lakukan dalam seminggu sebelum mereka tiba.
1. Terhubung Dengan Mereka di LinkedIn
Anda akan bekerja sama dengan erat, jadi mengapa tidak membiarkan mereka masuk ke jaringan profesional Anda? Anda tentu tidak ingin harus dengan canggung meminta mereka setelah menghabiskan waktu berbulan-bulan duduk di sebelah mereka setiap hari.
Selain itu, ini adalah kesempatan bagus untuk menyambut mereka bahkan sebelum mereka memasuki kantor. Ketika Anda meminta untuk terhubung, sertakan catatan yang bagus di sepanjang baris:
Atau
2. Buat Dokumen Onboarding
Ini mungkin langkah paling penting yang harus diambil setiap kali Anda mempekerjakan seseorang yang baru. Dokumen ini akan menjadi rakit kehidupan seseorang ketika mereka ditempatkan dalam peran mereka. Ini harus mencakup:
- Tujuan Anda untuk 30, 60, dan 90 hari pertama orang tersebut
- Garis besar tugas yang Anda harapkan untuk mereka miliki atau ambil alih
- Dokumen, tautan, kalender, atau info masuk apa pun yang mereka perlukan
- Setiap pertemuan yang diharapkan akan mereka hadiri dalam beberapa minggu pertama atau secara teratur
- Nama, informasi kontak, dan latar belakang anggota tim dan kolega yang akan bekerja dengan mereka
Pada akhirnya, semakin banyak Anda mendokumentasikan, semakin baik - sehingga Anda secara proaktif menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.
Dalam banyak kasus, bahkan mungkin masuk akal untuk meminta teman satu tim langsung menyumbangkan informasi tentang proyek yang akan mereka kerjakan bersama atau harus ketahui. Hal ini memberi lowdown pada karyawan baru Anda, sekaligus memungkinkan laporan langsung lainnya merasa lebih terlibat dalam melatih rekan satu tim baru mereka.
Beruntung bagi Anda, kami memiliki template onboarding yang sempurna bagi Anda untuk bekerja. Dibuat oleh pendiri dan presiden kami Alex Cavoulacos, ini adalah templat yang sering kami gunakan untuk membantu anggota tim kami yang terbaru.
3. Catat Pertanyaan Awal Anda
Kepala Anda mungkin berenang dengan ide, pertanyaan, dan peluang untuk karyawan baru ini.
Daripada membiarkan pikiran-pikiran itu pergi, mulailah sebuah dokumen untuk menuliskan apa pun yang terlintas dalam pikiran. Anda mungkin menemukan Anda tidak perlu atau ingin mengatasinya ketika orang itu benar-benar mulai, tetapi dengan menuliskannya akan membuat Anda merasa yakin bahwa Anda telah membahas segalanya.
4. Tembak Mereka Email
Bos terbaik melakukan ini! Mengapa? Nah, seperti yang ditunjukkan penulis dan editor Muse Ziv, karyawan baru Anda mungkin baru saja melewati masa melelahkan dalam memberikan pemberitahuan dan beralih dari peran terakhir mereka. Dan, "sebagai manajer yang ingin orang ini berhasil, Anda tentu akan membenci karyawan baru Anda yang mengkilap untuk memulai dengan nada penuh tekanan."
Mengirim email sebelum mereka mulai menyampaikan betapa bahagianya Anda karena mereka bergabung dengan tim akan membuat mereka jauh lebih bersemangat untuk petualangan mereka berikutnya. Itu dapat mencakup beberapa hal penting juga. Jelas Anda ingin menyambut mereka ke tim, tetapi Anda juga dapat menggunakan catatan itu - jika HR belum melakukannya - untuk membahas tanggal dan waktu kedatangan resmi mereka, mendiskusikan kode pakaian atau budaya perusahaan, meminta dokumen terkait seperti paspor atau ID mereka, atau bahkan memberikan garis besar jadwal hari pertama mereka.
Tentu saja, Anda harus selalu mengakhiri dengan memberi tahu mereka bahwa Anda senang menjawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki sebelum mereka mulai. Sebagai seseorang yang berada di sisi lain, saya yakin Anda tahu betapa menakutkannya untuk memulai pekerjaan baru dengan konteks nol. Jadi membuatnya sangat mudah bagi mereka untuk merasa nyaman berjalan di pintu pada hari pertama.
tentang seperti apa email sambutan itu (dan gunakan templat berguna!).
5. Dapatkan Ruang Meja Secara Berurutan
Ini mungkin memerlukan bantuan TI, tetapi pastikan semuanya teknis dihilangkan. Menyelesaikan ini sekarang menyelamatkan Anda dari menghabiskan tiga jam pada hari pertama mencari tahu cara menyalakan laptop mereka.
Apakah mereka memiliki komputer yang siap untuk mereka, dan apakah itu dibebankan dan diperbarui? Apakah mereka sudah mengatur akun email? Bagaimana dengan mengatur sistem obrolan internal Anda atau program penting lainnya yang membutuhkan akses?
Apakah ruang meja mereka bersih dan kosong? Apakah Anda yakin telah memindahkan semua milik orang terakhir yang duduk di sana? Apakah ada peralatan lain - keyboard, mouse, USB, monitor tambahan, kabel ekstensi, atau lemari arsip - yang mungkin perlu Anda sediakan?
Ini kemungkinan besar pemberhentian pertama karyawan baru Anda ketika mereka tiba, jadi jadikan ini ruang sambutan. Melemparkan barang curian perusahaan, camilan favorit mereka, atau bahkan kartu yang ditandatangani oleh tim juga tidak ada salahnya!
6. Kirim Lebih Dari Setiap Dokumen yang Relevan
Ini mungkin dimasukkan dalam email Anda ke karyawan baru, tetapi juga masuk akal untuk membagikan dokumen yang Anda ingin mereka tinjau sebelumnya dalam email terpisah. Ini bisa berupa buku pegangan karyawan dan paket tunjangan atau dokumen sosialisasi tim Anda.
Apapun itu, berikan konteks kepada orang tersebut sehingga mereka tahu mengapa Anda membagikan dokumen-dokumen ini, apa artinya bagi peran mereka, ketika Anda mengharapkan mereka untuk memeriksa mereka, dan jika mereka perlu menyiapkan sesuatu.
(Oh, dan tentu saja, pastikan semua sumber daya ini mutakhir dan akurat sebelum karyawan baru Anda menggali mereka.)
7. Temukan Kantor "Mentor"
Mungkin perusahaan Anda memiliki program teman. Di The Muse, setiap karyawan baru diberi "Muse Buddy" dari tim lain yang mereka ambil kopi dengan minggu pertama mereka untuk berbicara tentang budaya perusahaan kami dan bergaul di luar kantor.
Jika tidak ada sistem formal yang ada, pertimbangkan untuk memasangkan karyawan baru Anda yang akan datang dengan seorang "mentor" di luar tim Anda - itu bisa saja seseorang yang mungkin tidak bekerja dengan mereka secara langsung atau seseorang di departemen yang sama sekali berbeda.
Ini membantu karyawan baru segera mengenal orang lain di dalam perusahaan, dan itu juga memberi mereka jalan keluar lain untuk mengajukan pertanyaan yang mungkin mereka rasa takut untuk dibicarakan dengan seorang manajer yang nyaris tidak mereka kenal. Memiliki kontak pihak ketiga dapat meredakan beberapa kekhawatiran mereka dan memungkinkan mereka untuk lebih terbuka dan ingin tahu tentang budaya dan alur kerja perusahaan Anda.
Pastikan siapa pun yang Anda pilih tersedia dan ingin menjadi seorang mentor - tidak ada yang lebih buruk daripada menghubungkan karyawan baru Anda dengan seseorang yang segera membuat hantu mereka.
8. Blokir Waktu di Kalender Anda Sendiri dan Tetapkan Setiap Pertemuan Penting
Sama seperti Anda perlu menyiapkan karyawan baru Anda untuk naik ke pesawat, Anda juga perlu mempersiapkan diri untuk melakukan penerbangan.
Melatih karyawan baru membutuhkan waktu - waktu yang biasanya Anda habiskan untuk tanggung jawab sehari-hari. Jadi, pintar untuk secara proaktif menyisihkan slot ketika Anda akan bekerja erat dengan orang ini sehingga Anda dapat mengukur bagaimana Anda akan menyelesaikan pekerjaan Anda.
Anda tidak hanya harus menjadwalkan setidaknya satu pertemuan satu-satu setiap hari pada minggu pertama mereka untuk memeriksa kemajuan mereka, tetapi juga menyediakan waktu untuk sesi pelatihan apa pun yang mereka harus hadiri yang akan Anda ikuti.
Melakukan hal ini memberi Anda kesempatan untuk memesan ruang konferensi atau sumber daya lain yang mungkin Anda butuhkan. Jika Anda menggunakan karyawan jarak jauh, misalnya, Anda ingin memastikan obrolan video Anda berfungsi dan Anda berdua memiliki ruang untuk berbicara secara pribadi. Atau, jika Anda perlu memasukkan anggota tim ketiga (atau beberapa), Anda harus memeriksa dan melihat apakah mereka dapat bertemu hari itu.
9. Jadwalkan Tim Makan Siang / Kopi / Minuman
Memukul jalan adalah prioritas, tetapi begitu juga mengenal karyawan Anda sebagai pribadi (dengan kehidupan di luar pekerjaan!) - dan membiarkan anggota tim Anda mengenal mereka juga.
Jadwalkan tamasya (atau dua) bagi tim Anda untuk makan siang, kopi, atau minuman bersama sehingga ada di kalender semua orang sebelumnya. Anda dapat tetap akrab dengan hanya tim langsung Anda, tetapi jika itu adalah perusahaan yang lebih kecil, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengundang departemen lain yang bekerja sama dengan Anda untuk bergabung.
Ini bukan tentang memamerkan bakat terbaru Anda, tetapi memberikan kesempatan kepada karyawan baru Anda untuk terikat dengan kolega mereka di luar kantor. Dan menjadi tipe bos yang menghargai persahabatan dan kesenangan sama seperti kerja keras. Tetap perbincangkan dengan topik yang tidak terkait pekerjaan (tapi tetap sesuai). Jika Anda membutuhkan permulaan percakapan, lihat pertanyaan-pertanyaan hebat untuk mengenal Anda ini.
Ketika saya pertama kali mulai, seluruh tim editorial pergi makan siang yang menyenangkan, dan kami telah melakukan hal yang sama untuk anggota tim baru lainnya sejak itu. Tidak hanya memperlakukan untuk berbelanja di kartu perusahaan, tetapi juga segera menghancurkan kecanggungan yang kami rasakan terhadap satu sama lain.
Periksa semua hal ini dari daftar Anda, dan karyawan baru Anda akan memulai dengan catatan terbaik - dan begitu juga Anda!
