Alamat Gettysburg panjangnya 271 kata.
Kemarin, saya menerima email tentang perubahan kebijakan perusahaan mengenai pilihan kopi dan teh yang berusia 350.
Saya tahu - kopi itu penting. Tetapi jika Lincoln dapat dengan fasih memberi tahu bangsa yang terpecah tentang pentingnya kemanusiaan dan kesetaraan dalam 271 kata, saya pikir kita harus dapat mengirim email yang berhubungan dengan pekerjaan yang hanya sedikit lebih pendek.
Sering kali, kami takut untuk memberikan penjelasan singkat dalam email karena kami tidak ingin terdengar kejam, atau karena kami pikir kami perlu memberikan banyak informasi atau arahan untuk menyampaikan maksud kami. Dan itu adil. Tapi saya pikir kita semua setuju bahwa lebih sedikit email akan membuat kehidupan kerja kita jauh lebih mudah. Dan itu dimulai dengan membuat masing-masing hanya sedikit lebih pendek.
Berikut ini adalah panduan cepat dan mudah untuk menjaga email Anda pendek dan manis (tanpa terdengar seperti orang brengsek).
Potong Fluff
Saya mendapatkan banyak email yang diawali dengan fluff. Dan sementara, tentu saja, itu menyenangkan, itu juga bisa membuang-buang waktu, terutama jika saya tidak benar-benar mengenal Anda, atau jika saya akan melihat Anda dalam rapat pada jam 4 sore.
Dengan kata lain, Anda tidak perlu memulai setiap email yang memberi tahu orang-orang bahwa Anda berharap mereka memiliki akhir pekan yang baik. Kecuali jika Anda benar-benar menjangkau seseorang untuk mengejar ketinggalan, mari kita asumsikan bahwa kita semua berharap setiap orang memiliki akhir pekan yang baik, menantikan yang akan datang, dan umumnya baik-baik saja. Dan kemudian turun ke bisnis.
Potong Kata Tambahan
Kita semua menambahkan kata-kata tambahan pada tulisan kita dari waktu ke waktu karena berbagai alasan. Itu membuat transisi lebih halus. Ini melembutkan bahasa yang sulit. Terkadang, itu membuat kita terdengar lebih pintar.
Namun, dalam email, tugas Anda bukanlah membuat surat yang paling sempurna di dunia, tetapi berkomunikasi dengan cepat dan mudah. Bahkan, saya menantang Anda untuk menghapus kata atau frasa yang tidak mutlak diperlukan.
Ambil kalimat berikut dari pesan yang saya terima baru-baru ini:
Pada titik waktu ini, saya pikir akan sangat masuk akal bagi kita semua untuk berkumpul kembali dalam masalah ini dan menghasilkan beberapa poin kunci untuk diskusi pada pertemuan kami dalam dua minggu yang akan membantu kita lebih dekat untuk menemukan solusi yang bekerja untuk semua pihak.
Apa gunanya di sini? Sulit dikatakan dengan begitu banyak kata tambahan. Ungkapan seperti, "pada saat ini" tidak menambahkan apa-apa, dan dengan demikian tidak perlu dimasukkan. Mengapa tidak menulis ulang seperti ini?
"Mari kita semua membuat 2-3 poin diskusi tentang masalah ini sebelum pertemuan kita berikutnya."
Semua orang di utas tahu apa yang Anda bicarakan, ada poin yang jelas untuk kalimat itu, dan Anda baru saja mengurangi jumlah kata Anda sekitar 70%.
Jadilah Ringkas, Tidak Membingungkan
Saya pernah punya bos yang akan mengirimi saya email pendek dan samar yang tidak masuk akal. Saya akan menerima email pada jam 8 pagi hanya dengan mengatakan yang berikut:
“Tangani hal pertama Facebook hari ini. -MJ ”
Apa yang dia maksud dengan pegangan? Bagaimana dengan Facebook yang perlu ditangani? Emailnya membuat saya bertanya beberapa pertanyaan kembali, yang kemudian harus dia jawab. Meskipun email awalnya singkat, kami akhirnya bertukar lebih banyak email dan menghabiskan lebih banyak waktu daripada jika ia hanya memasukkan sedikit informasi lebih banyak untuk pertama kalinya. Jika dia menambahkan beberapa kata lagi, katakan, "Tangani tanggapan pengguna Facebook hal pertama hari ini karena kami memiliki banyak keluhan semalam, " kami bisa menghindari bolak-balik yang tidak perlu.
Menjadi pintar dengan kata-kata Anda dan singkat dalam eksekusi Anda tidak hanya berarti pendek. Pastikan Anda masih jelas dengan pesan Anda.
Untuk Rekap
Sebelum Anda mematikan email, luangkan 30 detik tambahan dan bacalah. Tanyakan kepada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah ada poin yang jelas dan mudah dipahami untuk email ini?
- Adakah yang bisa saya ambil yang tidak menambah poin utama?
- Adakah yang bisa disederhanakan?
Semakin banyak Anda melatih diri untuk meninjau tulisan Anda, semakin Anda akan melihat bahwa ada area untuk ditingkatkan. Dan, yang lebih penting, semakin Anda akan mulai membuat perubahan ini secara otomatis di email mendatang.
Kiat terakhir: Letakkan email Anda di penghitung kata untuk melihat berapa banyak kata yang Anda rata-rata per email - mungkin mengejutkan Anda. Pantau kemajuan Anda dan lihat seberapa rendah Anda bisa maju.
